Você sabe como fazer a organização dos processos no seu escritório de forma eficiente? A desorganização é um problema recorrente em vários negócios do meio, o que acaba prejudicando o funcionamento do estabelecimento em si.
Porém, com algumas estratégias básicas, e a ferramenta certa ao seu lado, pode-se resolver isso sem grandes dificuldades. E por isso, no artigo abaixo, você vai aprender a organizar seus processos de um jeito simples, contudo, eficaz. Venha conferir!
Qual a importância da organização de processos no escritório?
A organização dos processos é indispensável para um funcionamento eficiente do escritório de advocacia. Ter todos os documentos acessíveis de maneira prática ajuda a melhorar o seu fluxo de trabalho e facilita a realização do serviço dos colaboradores.
Um escritório desorganizado acaba tirando tempo útil de serviço da equipe, que perde tempo apenas procurando documentos. Isso também causa estresse e aumenta as chances de se prestar um serviço sem qualidade.
A curto prazo, conflitos com os clientes podem acontecer por causa disso, desgastando a relação. Já a longo prazo, isso pode acabar acarretando em danos financeiros consideráveis, o que pode até mesmo fazer o escritório chegar à falência.
Em todo caso, evitar a desorganização do espaço de trabalho é essencial para quem trabalha com muitos documentos. Como essa é a rotina dos advogados, é sempre interessante estar atento a métodos que ajudam na organização, como a feita por meio de marcações.
Como funciona a organização por meio das marcações?
A organização por meio de marcações funciona de maneira muito parecida com o Instagram, rede social amplamente utilizada. Isso porque, fazemos uso de hashtags para categorizar os documentos de maneira mais clara para todos.
Dentro do software jurídico ADVBOX, os advogados têm a opção de registrar uma palavra para categorizar o documento. Esse termo chama-se de TAG, que pode se buscar depois, facilitando a busca pelos documentos certos.
Dessa forma, é possível que se promova uma maior organização dos processos, afinal, a própria equipe define os termos. Com isso, se faz a busca por contratos e documentos essenciais para os casos em instantes, sem tomar tempo do advogado.
A marcação por hashtags pode se fazer em qualquer documento e pode servir para categorizar seus arquivos em pastas. Sendo assim, o software ADVBOX ajuda de maneira considerável na organização do seu escritório como um todo.
Quais são os benefícios da organização por hashtags?
Ao adotar a marcação por hashtags para organizar os seus documentos, é possível usufruir de uma série de benefícios. São eles:
- A sua própria equipe pode escolher as palavras que se utilizarão como tags para categorizar o documento;
- Pode se usar as palavras escolhidas como base para criar pastas, facilitando na organização dos processos;
- Utiliza-se as hashtags em vários canais digitais, logo, os membros da sua equipe não devem encontrar dificuldades em fazer uso da ferramenta;
- O sistema é simples e de fácil entendimento, o que torna a visualização de dados mais eficiente.
Em todo caso, com apenas um clique e uma busca, o advogado pode ter acesso ao documento que precisa para exercer seu trabalho. Além disso, afeta-se positivamente a organização do escritório, garantindo um fluxo muito mais veloz de serviço.
De toda maneira, tudo isso é possível graças ao uso da tecnologia em escritórios atuais, transformando o método de trabalho. Trazer a modernidade ao seu escritório é extremamente positivo, e por isso, não demore em adotar metodologias modernas.
Como contar com uma organização de processos eficiente?
É possível ter uma organização de processos eficiente quando seguimos algumas dicas básicas. Porém, é preciso ter as ferramentas certas ao seu lado para permitir que isso aconteça e que o seu fluxo de trabalho não seja prejudicado no processo.
Em todo caso, nos tópicos abaixo, você vai conhecer algumas dicas para ajudar na organização dos processos e do escritório como um todo. Confira!
1. Tenha um software jurídico ao seu lado
Essencial para tornar qualquer escritório algo eficiente, um software jurídico também ajuda na organização dos processos. É por meio deles que você pode ter os documentos disponíveis de maneira mais prática, tornando mais rápido o seu fluxo de trabalho.
Além disso, um bom software jurídico também torna possível acompanhar de perto a produtividade da equipe. O taskscore ADVBOX, por exemplo, mede a pontuação de toda a equipe por meio de um sistema de pontuação por tarefas.
Cada vez que um colaborador realiza uma tarefa, ele recebe pontos por isso, que são definidos de acordo com o grau de complexidade e tempo necessário. Sendo assim, cada membro da equipe tem o seu desempenho medido por quanto trabalhou de fato.
De toda forma, um software jurídico ajuda o seu escritório a se manter produtivo e organizado. Além disso, torna possível trabalhar de maneira remota, logo, acaba sendo indispensável para os escritórios no cenário atual.
2. Defina as prioridades do seu escritório
Para garantir o cumprimento dos prazos, é necessário definir bem aquilo que é prioridade do que não é. É indispensável que o seu time consiga organizar a sua produção de acordo com o que está mais próximo de acontecer para o cliente.
O sistema de pontuação por tarefas ADVBOX, o taskscore, ajuda a equipe a acompanhar os prazos de maneira simples. Dentro da plataforma, é possível visualizar as informações referentes ao momento em que os prazos expiraram, por exemplo.
Em todo caso, ter um processo organizado para garantir que não irá perder prazos é essencial para qualquer escritório. Programar-se de acordo com o que está mais próximo ajuda o advogado a ter aquilo que é preciso para prestar um serviço de maior qualidade.
3. Estabeleça métodos a serem seguidos pela equipe
É essencial que o seu time siga os métodos que são estabelecidos para a realização de determinadas tarefas. Por exemplo, se já existe uma forma determinada de fazer certo serviço, então ele deve ser seguido por toda a equipe.
Porém, é claro, para que isso aconteça, pode ser necessário implementar treinamentos que visam garantir a sua aplicação. Além disso, sempre reforçar a forma como deve ser feito, para todos, é algo que ajuda a manter a padronização do serviço.
Essa prática ajuda a manter a qualidade em alta independente do colaborador que estiver prestando o serviço. Além disso, torna mais simples rastrear onde erros foram cometidos, ajudando a enxergar possíveis melhorias futuras.
Em relação à organização do escritório, isso ajuda a definir onde determinados arquivos ou pastas vão estar disponíveis. Para garantir fluidez ao seu funcionamento, essa política de organização dos processos acaba favorecendo bastante os colaboradores.
4. Mantenha o espaço do escritório organizado
A organização dos processos também torna necessário aplicar o mesmo ao espaço físico do escritório. Sabemos que nem todos funcionam de maneira presencial e digital, porém, se esse é o seu caso, é bom estar atento ao espaço físico da empresa.
E aqui, não estamos nos referindo apenas ao arquivo, onde os seus documentos estão presentes. Um local higienizado, com mesas bem dispostas, e espaço para os funcionários trabalharem de maneira confortável é o básico.
Em todo caso, um espaço organizado ajuda a extrair o melhor de cada colaborador, que não se perde em distrações. Tudo isso é importante para garantir um melhor rendimento da sua equipe, que, junto do sistema ADVBOX, pode render muito mais.
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