A gestão de prazos judiciais e a controladoria jurídica desempenham papéis cruciais no mundo exigente do Direito.
Afinal, a precisão e a pontualidade dessa área garantem que cada ação seja conduzida com eficiência e excelência, durante o andamento processual.
Confira dicas para criar um ambiente organizado que possibilita aos advogados focarem nas complexidades de cada caso, dentro dos prazos estipulados pela legislação.
O que é gestão de processos judiciais?
A gestão de prazos judiciais e a controladoria jurídica são duas áreas que se complementam para garantir a administração eficiente dos processos e prazos.
Desse modo, criam um sistema organizado e permitem que os advogados concentrem seus esforços nas atividades mais complexas de cada caso no tempo determinado.
Além disso, servem para garantir uma representação legal de qualidade para todos os clientes do escritório, inclusive, melhorando a produtividade da equipe, através de:
- Organização: garantem que todos os documentos e informações relacionados aos casos estejam bem organizados, facilitando a identificação dos prazos e das ações necessárias;
- Monitoramento: através de sistemas e processos de monitoramento, a controladoria jurídica ajuda a acompanhar os prazos, assegurando que nenhum prazo seja esquecido ou perdido;
- Comunicação: o advogado controller mantém uma comunicação eficaz com o resto da equipe, clientes e outras partes envolvidas para alinhar prazos e ações necessárias;
- Alertas e lembretes: a controladoria jurídica pode usar sistemas de alerta para notificar a equipe sobre prazos iminentes, evitando atrasos;
- Conformidade: todos os procedimentos internos ficam em conformidade com as práticas legais, contribuindo para evitar erros que podem resultar em atrasos processuais.
Portanto, nesse contexto, a controladoria jurídica desempenha um papel vital, ajudando a melhorar a eficiência operacional e cumprimento das obrigações legais do escritório.
Como funcionam os prazos judiciais?
Os prazos judiciais são definidos por leis e regulamentos para garantir a eficiência do sistema judiciário e a equidade entre as partes envolvidas.
Dessa maneira, cada ação tem uma data limite, que deve ser rigorosamente seguida, desde a apresentação de petições iniciais até a resposta a intimações.
Geralmente, os prazos começam a contar a partir do momento em que ocorre um evento específico, como a data de protocolo de um documento, por exemplo.
A partir desse marco, um determinado número de dias é estabelecido para que a parte tome a ação necessária e por isso, a gestão de prazos judiciais é importante.
1. Qual a importância do cumprimento dos prazos processuais?
Cada tipo de processo pode ter prazos diferentes, dependendo da natureza e do tribunal em que ele está sendo julgado, por isso, é fundamental ter clareza sobre isso.
Por isso, para advogados e escritórios de advocacia, o controle de prazos é uma questão de credibilidade e responsabilidade profissional.
Confira os principais pontos que ressaltam a importância do cumprimento e gestão de prazos processuais:
- Equidade e justiça: garante que todas as partes envolvidas tenham igual oportunidade de apresentar seus argumentos e provas, promovendo um processo imparcial;
- Eficiência do sistema: mantém o funcionamento do sistema judicial em dia, evitando atrasos desnecessários que poderiam sobrecarregar os tribunais;
- Economia de recursos: previne o desperdício de recursos financeiros, de tempo e de esforço ao evitar extensões desnecessárias de processos;
- Confiança e reputação: demonstra profissionalismo e responsabilidade aos olhos dos clientes, fortalecendo a confiança na representação legal;
- Cumprimento legal: evita penalizações legais resultantes da não observância de prazos, como perda de direitos ou multas;
- Previsibilidade: permite que todas as partes possam se programar para as próximas etapas do processo, como audiências e decisões;
- Imagem profissional: constrói uma imagem positiva para advogados e escritórios, gerando diferenciais que podem ajudar a aumentar a quantidade de clientes.
2. Qual artigo do CPC fala dos prazos processuais?
O Código de Processo Civil, conhecido como Novo CPC, abrange a Lei 13.105/15, que atualmente regulamenta o processo judicial civil no Brasil.
No CPC é possível encontrar disposições sobre a contagem dos prazos processuais, como atrasos podem ser justificados ou penalizados e outras regras pertinentes.
Portanto, essas informações são cruciais para fazer a gestão de prazos judiciais. Então, verifique regularmente os artigos 218 a 235 do Novo CPC e/ou demais leis vigentes.
Além disso, tenha um bom software jurídico como aliado do seu escritório de advocacia para fazer o controle de todos os processos de modo automatizado.
Como controlar prazos de processos?
A gestão de prazos judiciais é essencial para os profissionais da advocacia, pois evita contratempos e também contribui para a construção de uma reputação sólida.
Sendo assim, o controle adequado garante a eficiência e o sucesso das suas atividades jurídicas.
Confira algumas dicas práticas para garantir o cumprimento dos processos de maneira confiável e eficiente:
1. Utilize ferramentas de gestão de prazos judiciais
Atualmente, o uso de softwares específicos para automatizar o acompanhamento processual é bastante recomendado, pois emitem alertas automáticos, mantendo a equipe ciente de prazos importantes.
Por exemplo, a Controladoria Jurídica do ADVBOX software reúne todas as funcionalidades para o cumprimento perfeito de prazos tempestivos, com alertas automatizados para prazos fatais.
2. Centralize as informações
Mantenha todas as informações relevantes sobre os processos em um único local, afinal, isso facilita o acesso rápido e evita confusões.
Sendo assim, a ADVBOX é o melhor software jurídico, pois é completo e além da Controladoria Jurídica, tem funcionalidades extremamente úteis para escritórios de advocacia:
- Marketing Jurídico Digital;
- Negociação de Contratos;
- Business Intelligence e Analytics;
- Tecnologia e Advocacia Digital.
3. Tenha calendários e lembretes
Mantenha um calendário central que reúna todos os prazos de processos em um único local, para ter uma visão clara e se livrar de esforços desnecessários.
Dessa forma, use calendários digitais ou físicos para registrar e acompanhar os prazos importantes e eliminar surpresas de última hora. Você também pode usar:
- Coloração por urgência: utilize cores diferentes para destacar a urgência dos prazos, por exemplo, tons vivos para prazos curtos e mais suaves para prazos longos;
- Pastas e etiquetas digitais: organize os documentos e informações relacionadas a cada processo para facilitar a busca e o acesso aos detalhes dos prazos;
- Mapas de processos: crie mapas de processos para visualizar as etapas e manter o controle sobre os prazos.
4. Adote fluxos de trabalho ágeis
Você já conhece o Sistema Taskscore – Pontuação por Tarefas? É uma metodologia inovadora que garante alta produtividade na advocacia.
Por ser tão relevante, também está inclusa no melhor software jurídico: o ADVBOX, garantindo o registro de tudo e gerando alertas de prazos para os responsáveis.
Desse modo, o gestor jurídico tem segurança na delegação de tarefas e consegue implementar fluxos de trabalho que detalham os passos necessários para cumprir um prazo.
5. Faça revisões regulares nos prazos
Reserve um tempo para revisar todos os prazos pendentes e futuros, porque isso ajuda a evitar que dados importantes passem despercebidos.
Portanto, esteja atualizado sobre as leis e regulamentos que regem os prazos processuais, para se adaptar às eventuais alterações que causem problemas.
Afinal, mesmo com um planejamento sólido, imprevistos podem acontecer, então esteja preparado para ajustar seus planos quando necessário.
Sendo assim, mantenha um canal de comunicação aberto com clientes, colegas e outras partes envolvidas para evitar ruídos e mal-entendidos.
Ao adotar essas práticas, você estará no controle sobre os prazos processuais, evitando a pressão do último minuto e garantindo que seus clientes recebam a representação de qualidade que merecem.
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