Já imaginou um mundo em que todo o trabalho rotineiro, que é feito praticamente no modo “piloto-automático”, pudesse ser feito em um tempo quase insignificante ou mesmo tirado da sua rotina?
Aqui na AdvBox, nós trabalhamos para construir um mundo assim. Tarefas mecânicas ficam para nosso software. Tarefas que exigem pensamento, reflexão e conhecimento humano, para pessoas. Para que você entenda como isso é possível e por onde pode começar, listamos alguns exemplos de tarefa rotineiras que podem tomar menos tempo no seu dia-a-dia.
A primeira delas é o delegar tarefas. A maior parte do dia do gestor de equipes é explicar estratégias, distribuir tarefas entre o time, acompanhar o andamento dessas tarefas e remediar aquelas que não estão funcionando, seja com explicações ou remanejamentos. É fácil perceber que a elaboração estratégica e o solucionamento de problemas não previstos são as etapas que mais exigem articulação humana. As demais são pouco complexas, mas demandam muito tempo.
A solução para diminuir o tempo gasto com esse tipo de tarefas é ter um sistema pré-programado, o qual gerasse um “fluxo” automático de trabalho. Por exemplo, a secretária ou o advogado realizam o atendimento inicial, geram a procuração no sistema e essa ação abre uma série de outras tarefas pré-programadas, as quais podem ser atribuídas a seus responsáveis.
Assim, ao invés de passar duas ou três horas avisando cada um dos membros do time sobre o novo processo e o que eles devem fazer, o próprio sistema gera essas tarefas e notifica a equipe. Isso pode ser feito de diversas formas, desde um acordo offline, organizado em reunião e anotado em um painel que todos vejam, até através de um software.
Outro ponto essencial para focar o trabalho em ações impactantes está ligada ao relacionamento com o cliente. Já explicamos aqui no blog algumas práticas que podem melhorar o relacionamento entre escritórios de advocacia e seus clientes, e uma delas auxilia muito no aumento da agilidade do advogado: a automação de relacionamento para comunicações simples e padronizadas.
Os melhores exemplos para ilustrar esse tipo de automação são as notificações de movimentação processual. Cada vez que um processo é movimentado, o cliente é notificado por e-mail ou SMS de forma automática e, de preferência, com uma linguagem acessível ao leigo.
Com esse tipo de relacionamento, você antecipa a ansiedade do cliente, encerra as ligações desesperadas diante de movimentações como “ciência com renúncia de prazo” que, normalmente, desesperam o cliente, e fortalece o relacionamento, pois faz com que ele se sinta lembrado, não apenas na hora de assinar contrato e receber honorários.
Quer exercitar a mudança de hábitos e descobrir novas formas de dedicar ao seu tempo em tarefas que exigem qualidades humanas?
Confira o texto que publicamos aqui no blog para atender mais demandas em menos tempo, como um guia inicial de como se tornar um advogado ágil ou potencializar a agilidade que você já tem.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
