Aumentar a capacidade de atendimento sem perder a qualidade é um sonho e tanto para quem possui negócio próprio. E para escritórios de advocacia não é diferente. O problema nessa área é que o atendimento possui três etapas: Consulta inicial, acompanhamento processual e cobrança. Cada uma das etapas apresenta particularidades complexas.
Como seria possível atender mais clientes, em menos tempo, sem perder a qualidade? Confira neste Post!
Divisão de tarefas nos escritórios de advocacia
O primeiro passo nos escritórios de advocacia é dividir o trabalho. Em geral a pessoa mais capacitada para realizar a consulta inicial é o próprio advogado. Nela ele poderá fazer o levantamento das informações sobre o processo. Essas informações são a base para desenvolvimento da estratégia que será utilizada no processo do cliente.
Esse atendimento pode ser acelerado utilizando um roteiro pré-definido, constituído por algumas perguntas em formulário digital integrado à emissão de procuração e contrato com os dados prontos do cliente.
Automatização dos processos
A etapa seguinte de atendimento seria o acompanhamento processual. Nela os clientes costumam telefonar ou ir até os escritórios de advocacia para “saber como está o processo”. Essa etapa é a que mais pode ser acelerada, pois pode contar com uma automação. O que isso significa?
Significa que é possível, através de softwares adequados, enviar mensagens automáticas sempre que o processo for movimentado, sem que ninguém precise configurar ou lembrar de fazer isso. Estas mensagens podem ser enviadas através de SMS através do AdvBox ou e-mail, por exemplo.
Assim, o cliente é atualizado com frequência sobre o andamento do processo. Ele recebe informações antes mesmo de pensar em pedi-las. O relacionamento melhora sem qualquer esforço adicional, enquanto as ligações e consultas presenciais de acompanhamento diminuem.
Organização dos pagamentos
Finalmente, a última etapa de atendimento referente à cobrança. A melhor maneira de acelerar essa etapa é criando um controle com previsão de pagamentos a cada mês e agenda de cobrança.
Com uma estimativa de honorários mensal, também disponível no AdvBox, é possível ter controle de quais são as entradas e quem deverá ser cobrado naquele período. Isso encerra as ligações erradas e organiza os contatos a serem feitos.
Você pode obter mais informações sobre o assunto no nosso post Dicas para se tornar um advogado mais eficiente. E não se esqueça de assinar a nossa newsletter para receber as nossas novidades em primeira mão!
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.
