Em primeiro lugar, todos aqueles que desejam ter um empreendimento de sucesso, devem obrigatoriamente realizar o planejamento financeiro para o seu escritório de advocacia.
Todavia, montar este planejamento não é uma tarefa fácil, uma vez que fatores internos, como despesas, e externos, como o próprio mercado, podem influenciar e mudar tudo.
Por isso, devemos utilizar ferramentas, tecnologias e metodologias que ajudem e tornem este processo mais fluido. Neste sentido, o Business Intelligence surge como uma estratégia imprescindível.
Em resumo, com a utilização de Business Intelligence é possível poupar tempo, otimizar processos, agilizar decisões e tornar todo o planejamento financeiro ainda mais eficaz.
Quer saber como podemos unir Business Intelligence e Planejamento Financeiro? Continue a leitura!
O que é um sistema de Business Intelligence?
O Business Intelligence, ou simplesmente BI, pode ser traduzido como Inteligência Empresarial ou ainda Inteligência de Negócios.
Mas, o que significa isto?
Todos sabemos que os dados são o futuro e, quem tem dados, tem também conhecimento.
Neste sentido, o Business Intelligence vem como uma maneira mais eficaz de coletar, analisar e transformar dados em informações claras que possam ser utilizadas para a gestão e/ou, como falaremos à frente, no planejamento financeiro.
Outrossim, é importante ressaltar que o Business Intelligence por si só não é uma tecnologia, mas um conceito, uma forma de tratar os dados.
Todavia, há no mercado diversas ferramentas presentes que já oferecem a análise de Business Intelligence, como o próprio software jurídico da ADVBOX.
Nessas ferramentas é possível gerar relatórios completos e personalizar a dashboard com dados como indicadores de sucesso e iniciativas. Ainda é possível acompanhar o desenvolvimento de cada uma, verificando se estão em dia ou atrasadas.
Logo, a partir das informações fornecidas pelo business intelligence, CEOs e gestores de escritórios de advocacia podem tomar decisões mais rápidas e assertivas.
Qual a importância do planejamento financeiro?
Se você deseja que o seu escritório tenha um futuro sem se afogar em dívidas, fazer um planejamento financeiro é obrigatório.
Por isso, é importante acompanhar todas as movimentações financeiras, tanto de ganhos como de despesas, como também traçar metas possíveis e acompanhar as mesmas.
O planejamento financeiro permite não apenas traçar com maior precisão uma projeção de crescimento através de dados reais, como também ajuda a saber as áreas que dão mais retorno e onde se deve aplicar dinheiro para melhorias.
Logo, se você quer que seu escritório tenha um crescimento saudável ou ainda sonha em expandir no futuro, tenha um planejamento financeiro.
Qual o papel do Business Intelligence?
Como dito acima, ferramentas de análise de Business Intelligence podem ser adaptadas de acordo com as necessidades de cada usuário. Desta forma, podemos utilizá-la para ajudar no planejamento financeiro.
Mas, se você está pensando que é apenas uma planilha de excel, está muito enganado. Pois, na planilha não é possível automatizar e monitorar os dados, por exemplo.
Ao unir Business Intelligence e planejamento financeiro é possível criar uma dashboard totalmente personalizada através dos dados que foram coletados.
Ver em gráfico todas as despesas do escritório divididas por categorias, como: administrativas, insumos e salários, e ainda quais foram as oportunidades ganhas e perdidas, e muito mais. Tudo isso de maneira fácil de ler, através de gráficos, porcentagem e outros.
Quais são as principais características do Business Intelligence?
Além de poupar um tempo considerável na hora de analisar dados, os benefícios de utilizar a estratégia de Business Intelligence incluem:
- Otimização de processos de gestão;
- Agilidade na tomada de decisões;
- Identificação de erros que estão sendo cometidos;
- Aumento da eficiência.
Ou seja, através do uso de Business Intelligence é possível otimizar e facilitar processos, além de aumentar a eficiência da equipe em suas operações com informações claras e precisas.
Onde aplicar o Business Intelligence?
Agora que você já entendeu o que significa Business Intelligence e como ele pode ser útil no seu planejamento financeiro, vamos entender na prática como aplicá-lo.
Abaixo citamos 3 formas de aplicação que unem Business Intelligence e planejamento financeiro, mas ainda é possível utilizar a ferramenta de diversas outras maneiras.
1. Produção de relatórios
Esqueça a ideia de perder horas analisando planilhas de Excel e criando documentos de Word ou Power Points com dados que, por vezes, não são úteis para melhorar ou otimizar processos.
Ao utilizar Business Intelligence, você tem relatórios completos que permitem ter uma análise de dados muito mais aprofundada.
Por exemplo, é possível comparar os dados com o ano anterior para saber se seu escritório cresceu ou não e, feito isto, entender quais foram os indicadores que caíram e os que subiram.
Desta forma, as reuniões se tornam mais produtivas e a análise de dados e métricas muito mais simples. Ainda, esses relatórios são atualizados em tempo real, logo é possível tê-los em mão a qualquer momento.
2. Projeção financeira
Em segundo ponto, a utilização de business intelligence e planejamento financeiro pode ser muito útil para realizar uma projeção financeira.
Assim como na realização de orçamentos, é preciso considerar diferentes cenários para a realização de uma projeção financeira, uma vez que imprevistos acontecem. Todavia, com a análise de dados do Business Intelligence, você consegue ter dados mais precisos.
Desta forma, é possível prever não apenas o fluxo de caixa, como também, por exemplo, honorários e casos ganhos.
Com isso, o gerente tem um controle maior sobre todo o planejamento financeiro e consegue tomar decisões assertivas de onde alocar recursos e sabe o momento certo para investir em melhorias ou conter despesas.
Com a projeção financeira também é possível manter o time motivado e estipular metas e pontuação por tarefas, por exemplo, Desta forma, todos os colaboradores ficam engajados com um objetivo e conseguem acompanhar o resultado do seu esforço.
3. Controle de movimentações
Por fim, uma outra forma de aplicar a estratégia de business intelligence no planejamento financeiro é para controlar todas as movimentações que ocorrem no escritório.
Desta forma, o setor financeiro consegue coletar e analisar todas as transações bancárias, processos recebidos, entre outros, em único lugar, facilitando a gestão e controle.
Outrossim, esta ferramenta ajuda a detectar atividades suspeitas, ou seja, movimentações incomuns na operação. Com isso, é possível detectar riscos e até mesmo evitar fraudes.
Ainda podemos utilizar a tecnologia de análise de business intelligence para outras funções no setor financeiro, como comparativos com a concorrência, desempenho diário do escritório e outros.
Como implementar Bussiness Intelligence em um escritório?
Como você viu, utilizar o conceito de Business Intelligence pode ser muito útil não apenas para o setor financeiro, como para toda a gestão do seu escritório, uma vez que essa ferramenta é útil para otimizar processos e agilizar a tomada de decisões.
E, além das funcionalidades que citamos neste artigo, a análise de Business Intelligence também oferece diversos outros benefícios no que tange o planejamento financeiro do seu negócio.
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