Na atualidade sabemos que todos os profissionais vivem cada vez mais sem tempo para incorporar novas atividades à sua vida pessoal e profissional, e muitas vezes a dificuldade de utilização de ferramentas para organização do trabalho produzido é empecilho e dificultador na evolução da produtividade. Nos escritórios de advocacia isso é muito mais latente, tendo em vista que tanto os escritórios quanto os softwares de gestão de processos são antiquados e com poucas soluções rápidas.
Implantar o sistema de organização por # é muito rápido!
A propósito, o que passou 5 anos atrás a levar 1 minuto para realizar virou algo “rápido”, mas atualmente a mesma tarefa que leva 1 minuto é algo “muuuito demorado”. E nós da ADVBOX somos todos viciados em pensar e criar metodologias cada vez mais práticas para a sua organização profissional.
Depois de pensar dezenas de possibilidades para organizar as petições modelo, a jurisprudência, as sentenças, os modelos de provas, os casos mais importantes ou ainda, separar processos por algum tipo de organização interna ou marcar por alguma necessidade própria do escritório que talvez nós nem imaginássemos decidimos implantar o sistema de Hashtags na ADVBOX.
Para inserir as hashtags é fácil, basta colocar a marcação na Aba de Cadastro do Processo (Aba Processo), fazendo a marcação, por exemplo, com a tag #aposentadoriaprofessor, veja:
Assim, quando for preciso procurar referencias sobre este tipo de ação, será simples, pois o usuário poderá consultar no botão <<Hashtags H>> no canto superior direito da tela a lista de tags que o escritório tem cadastrada, por ordem alfabética.
Algumas dicas importantes:
1. Padronize a forma de marcação
É importante padronizar os detalhes das marcações, pois facilitará a encontrabilidade dos seus processos, facilitando a memorização pela equipe. Por exemplo:
*evite fazer marcações com abreviação, já que isso confunde e pode criar dificuldade de memorização
*é desnecessário usar conjuntores como E, DE, DA, DO, NA, EM, etc.
*descarte o uso de acentos, Ç e ~
2. Padronize em reunião ou por avisos o que deverá ser marcado
* É importante que a equipe decida conjuntamente o que deverá ser marcado, para que não surja marcações irrelevantes e desnecessárias, pois nada adianta ter 250 tipos de hashtag diferentes para tornar difícil a busca novamente;
* sugerimos a marcação de: Tipos de Ação mais relevantes, acórdãos vitoriosos, e jurisprudência favorável, responsável do processo (caso o escritório use essa forma de organização artesanal), pasta ou caso, ou ainda processos com alta expectativa de honorários ou importantes para a banca.
Faça seu trabalho render, escolha os sistemas e as metodologias mais eficientes para a gestão da sua produção jurídica, escolha ADVBOX!
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
