Um escritório de advocacia que tem como objetivo ser mais competitivo no mercado precisa se atentar para questões muito específicas. Entre elas, elaborar um planejamento contínuo de controle de qualidade.
Identificar falhas, melhorar processos e padronizar questões relacionadas ao atendimento de clientes e gestão interna do negócio estão entre as demandas que precisam ser revistas constantemente.
Somente com uma visão completa a respeito do que acontece no escritório é que se pode melhorar. E, como consequência, tornar o negócio mais estratégico em relação aos concorrentes.
É por isso que, neste conteúdo, vamos abordar diretamente as questões relacionadas ao controle de qualidade. Vamos discutir como realizar essas ações no seu escritório de advocacia.
Entenda mais sobre:
- Quem deve fazer o controle de qualidade no escritório;
- Como começar a elaborar um planejamento para melhorar os processos;
- A foram como deve se acompanhar o controle de qualidade;
- A tecnologia para dar o suporte para um planejamento completo.
Vamos entender mais sobre o assunto juntos? Continue a leitura!
O que faz o controle de qualidade?
Como mencionamos no início do texto, o controle de qualidade tem como objetivo identificar pontos de melhoria de maneira global em todo o escritório de advocacia.
É por essa razão que a implantação destes projetos precisa ser vista de maneira cíclica pelas lideranças do escritório. O entendimento que o controle de qualidade é uma demanda com começo, meio e fim está equivocada.
Por isso, para começar esse trabalho, uma metodologia interessante para ser utilizada é a do ciclo PDCA, uma sigla que significa, em inglês:
- P (Plan) – planejar;
- D (Do) – fazer;
- C (Check) – conferir, checar;
- A (Act) – agir.
A ferramenta está muito conectada à visão da administração, mas também pode ser aplicada diretamente no dia a dia dos escritórios de advocacia.
Vamos entender como atuar em cada uma dessas etapas?
Planejamento
Esse é o momento em que as lideranças e sócios do escritório devem levantar fatos e dados sobre o negócio. O objetivo é encontrar possíveis gargalos que estejam impedindo o crescimento do negócio.
Por exemplo, é possível que seja identificado que muitos processos estão sendo perdidos por falta de revisão básica. Aliás, esse é um dos casos mais comuns na realidade dos escritórios brasileiros.
Há dados que comprovam que cerca de 35% dos processos perdidos têm causa na falta de provas simples. Ou seja, quando estão ao alcance do cliente, mas que por falta de revisão não são identificados e não entram no processo.
Ao determinar que esse é um problema para o seu escritório de advocacia, o projeto para zerar essas questões deve ser documentado, reunindo as etapas que devem ser alcançadas para estabelecer o sucesso do plano de ação dessa demanda.
Somente assim é que se passa para a próxima fase, a de “fazer”.
“Do”. Ou seja, colocar o plano em prática
Nessa etapa também entra em cena uma parte muito importante do escritório de advocacia: a equipe da controladoria jurídica. Nós vamos falar sobre ela mais a frente.
Na etapa de colocar em prática o plano relacionado ao controle de qualidade do escritório é imprescindível que todos os colaboradores recebam treinamentos e sejam envolvidos nos projetos.
Com os problemas identificados, chega a hora de fazer. O popular “colocar a mão na massa”. Aliás, é nesse momento que todo o time precisa ser comunicado a respeito dos problemas identificados e entender qual o plano para combatê-los.
Dessa maneira é que o plano de ação ganha ainda mais força e é entendido como prioritário por todas as áreas.
Checar
A terceira etapa consiste em entender os resultados que já foram alcançados até o momento. Verificar se há oportunidades de melhoria nos projetos e entender se a metodologia aplicada vai levar o escritório a alcançar os objetivos.
Qualquer brecha de falha que for identificada nesta etapa precisa ser corrigida de maneira imediata.
Agir
A última etapa do ciclo PDCA consiste em colocar todos os aprendizados nas três primeiras fases e torná-las um procedimento dentro do escritório de advocacia.
Porém, apesar de ser a etapa final da metodologia, o momento de agir também se conecta novamente ao planejamento.
Isso porque, assim como falamos no início do texto, os trabalhos relacionados ao controle de qualidade de um escritório não podem ser vistos como começo, meio e fim.
É determinante para o sucesso do negócio que a visão de inovação e melhoria contínua seja constante e cíclico. Ou seja, assim que se chega à etapa de ação do plano, imediatamente se retorna para a fase de planejamento.
Quem realiza o controle de qualidade?
Entendidas as etapas para conquistar um controle de qualidade eficiente, chegou a hora de compreender quem deve ser responsável por acompanhar cada uma das etapas e estabelecer os marcos e resultados.
Aliás, como mencionamos, todo esse processo deve ser contínuo. E, para que um escritório tenha um crescimento constante, as propostas de ajustes e inovações também devem seguir a mesma lógica.
É por isso que os negócios da área de advocacia precisam contar com uma área específica que terá essa visão focada nas melhorias e no controle de qualidade.
Esse setor é o de controladoria. É o controller o profissional que fica responsável, junto com a sua equipe, de determinar se os resultados estão correspondendo às expectativas planejadas inicialmente.
Aliás, se o escritório já conta com o setor de controladoria, é muito importante que esses profissionais participem desde a etapa inicial dos projetos de controle de qualidade.
Isso acontece porque a controladoria tem conexão com todas as áreas do negócio e pode auxiliar a identificar os problemas de forma ainda mais estratégica e eficiente.
Além disso, é a controladoria o setor responsável por criar os relatórios para a alta liderança do escritório. Esse cruzamento de dados relevantes vai ajudar no momento de identificar quais os setores que estão apresentando mais problemas ou oportunidades de melhoria.
Qual é o objetivo da garantia da qualidade?
Esse ciclo contínuo de controle de qualidade em um escritório de advocacia precisa ter como objetivo central o de garantir o melhor atendimento aos clientes.
É por isso que contar com o setor de controladoria é tão importante. Isso porque, além de atuar nos projetos específicos que vão permitir o crescimento sustentável do negócio, os profissionais que estão vinculados à área também participam de análises de rotina que fazem a diferença para os clientes.
Por exemplo, o profissional que faz o controle de qualidade é essencial para a revisão das peças processuais.
É essa a pessoa que tem a responsabilidade de manter padrões e garantir que erros que já aconteceram em processos anteriores não se repitam.
É por isso que o revisor de peças precisa estudar de maneira integral – ou por amostragem, dependendo do volume de processos do escritório – quais foram as razões para os processos terem sido perdidos.
Por meio dessa análise, esse profissional identifica padrões de erros e estabelece um controle de qualidade para que sejam corrigidos.
É por isso que, escritórios que contam com um setor de controladoria conseguem zerar casos de processos perdidos por falhas relacionadas a prazos, por exemplo.
Como elaborar um plano de controle de qualidade?
Para que todas essas etapas de controle de qualidade aconteçam da melhor forma no seu escritório de advocacia, um elemento é essencial: o suporte da tecnologia.
É inegável o quanto os negócios jurídicos evoluíram nos últimos anos com o auxílio de ferramentas que automatizam e trazem os dados relevantes para que advogados e técnicos possam trabalhar de maneira mais eficiente.
A qualidade dos serviços jurídicos está diretamente relacionada à maneira como o negócio se organiza e entende a necessidade de ter processos internos que têm suporte de ferramentas que utilizam inteligência artificial.
Aliás, um setor de controladoria não consegue acompanhar, por exemplo, questões relacionadas a prazos e produtividade dos times sem essa automação.
Afinal, um escritório de advocacia lida com centenas de dados novos todos os dias. Por isso, fazer esse acompanhamento manual seria praticamente impossível, além de ser contraproducente e aumentar e muito as chances de erros de informação.
Um software jurídico mostra para o controller quais as atividades que cada advogado está realizando e se há riscos de se perder prazos importantes por falhas nos processos internos.
Essas informações, quando concentradas em um único ambiente, permitem uma visão completa sobre o que está acontecendo no escritório.
O controller consegue, por exemplo, conectar a área financeira, avaliar se o pagamento de honorários está em dia, estabelecer a melhor forma de fazer a comunicação com os clientes e, ainda, reportar tudo isso às lideranças.
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Agora que você já compreende como cada etapa do controle de qualidade se conecta e o quanto a tecnologia é decisiva para que seu escritório possa ir ainda mais longe no mercado, chegou a hora de colocar em prática todos esses processos.
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