Vídeo descritivo do episódio sobre o Engajamento da Equipe no Escritório Digital, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

O que significa engajamento?

Engajamento é a motivação para se empenhar em um propósito e se dedicar a uma escolha que você fez na vida. Por exemplo: Ser advogado para se envolver com uma área do Direito.

Jean Paul Sartre afirma que todos nós somos condenados a nascer livres. No entanto, ficamos presos à cada uma de nossas decisões até o fim da vida.

Se a pessoa é irresponsável com as suas decisões, irá anular a sua vida, tornando ela sem sentido, como se estivesse esperando pelo final. É o que Sartre chama de má-fé.

É neste ponto que o autor chama atenção para importância do engajamento.

Se engajar na advocacia, fazendo o que acredita e se importando com o resultado, ter um propósito de vida que ao final faça você e sua equipe relembrarem décadas de militância jurídica e se sentir satisfeito e orgulhoso… Isso é ser um advogado engajado.

Para as gerações Y e Z nada engaja mais do que jogos de vídeo game. São mais do que uma diversão, fazem parte da essência dessas gerações.

Até os 21 anos, um jovem joga em torno de 10 mil horas de vídeo game. E acredite: as mulheres já são mais de 50% dos gamers atualmente.

O que significa engajamento no trabalho?

Por isso, não existe nada mais eficiente para engajar no trabalho do que a gameficação.

A gameficação no trabalho deve servir para que ao final do dia os colaboradores e advogados se sintam bem, com sensação de dever cumprido, de ter progredido em algo que consideram importante.

Sendo assim, o escritório deve medir essa progressão e reconhecer os seus membros da equipe por ela. Todavia, nunca deve explorá-los.

Como funciona a gamificação?

O Sistema de Pontuação por Tarefas é um método de gameficação para a advocacia.

Desta maneira, apresentamos os 6 passos para introduzir a gameficação no seu escritório, começando pelo controle de intimações.

O Controller Jurídico, ou a pessoa responsável pela leitura de intimações judiciais, possui um papel fundamental nessa fase. Este colaborador deve acompanhar as intimações que caem no sistema, assim como faz com seu email 3 vezes por dia.

Além disso, deve adotar o sistema RI-DT (Recebe Intimação – Distribui as Tarefas).

Posto isso, cada intimação pode gerar de 1 até 10 ou mais tarefas e todas devem ser atribuídas quando a intimação é recebida, não posteriormente. Isso garante tempo para cumprimento e preza a qualidade.

Na sequência, é necessário estabelecer o Sistema de Prazo Fatal como regra sagrada do escritório, a qual ninguém jamais pode desrespeitar.

Com isso, teremos a equipe jurídica engajada no escritório digital.

O que não pode faltar em um software jurídico?

O advogado que fecha contratos, junto com a secretária, deve passar todas as reuniões com clientes e as oportunidades geradas pelo marketing para o software jurídico que o escritório contratou.

A entrevista para levantar os fatos já deve ser cadastrada no sistema para ser aproveitada depois.

Por isso é importante que o software jurídico tenha um CRM e que o Setor Comercial use esse módulo para se organizar. Sendo assim, teremos a equipe comercial engajada no escritório digital.

O advogado fechador de contratos não faz a cobrança, se preocupando exclusivamente com o contrato assinado e de preferência usando a OAB Assinaturas Digitais para passar mais credibilidade.

Deste modo, ele passa a cobrança para o colaborador responsável pelo financeiro, o qual realiza o lançamento dos honorários advocatícios no sistema e gera o boleto ou a cobrança no cartão de crédito.

Ao cobrar os honorários via sistema já temos o financeiro e o gestor engajados também.

Lembre-se: todo esse fluxo é comunicado através de tarefas na ADVBOX, a qual deve ser o principal meio de comunicação de toda a equipe.

Como gerenciar tarefas no trabalho?

Além disso, a gameficação da gestão por tarefas é altamente eficaz.

Para garantir que todo fluxo de trabalho e a comunicação aconteça no sistema, a criação da lista de tarefas com pontuação e estabelecimento do mínimo esperado de pontos por toda equipe gera engajamento geral.

Entretanto, a adesão completa acontece somente com a criação de gratificação por produtividade. Mesmo que seja um valor baixo, ou ao menos algumas recompensas não financeiras, é comum que no primeiro mês os sócios tenham uma visão melhor da realidade.

Aquele colaborador quieto, que passa despercebido, muitas vezes se destaca por sua alta produtividade. Por outro lado, outros que cercam os gestores e falam muito sobre si mesmos e o próprio trabalho ficam resistentes e até indignados com a gestão por tarefas, pois se descobre que não produzem tanto quanto falam.

Qual a importância da gratificação no trabalho?

Crie uma gratificação além do salário fixo, mesmo que com um valor razoável, e implemente a Pontuação por Tarefas.

Use a escala de pontos que propomos e pague a gratificação para todos que ficarem acima de 4 mil pontos, por exemplo. Isso exclui a competitividade entre o time, seja por quem faz mais pontos ou menos.

Ao final do mês, dê um elogio para os colaboradores mais produtivos perante todos, demonstrando que reconhece o trabalho e esforço destes.

Qual é o objeto de estudo do Behaviorismo?

Isso se chama Behaviorismo, uma técnica de reforço psicológico positiva, muito eficaz e motivadora, pois elimina críticas ao trabalho, castigos, discussões e ações negativas e melhora muito o clima organizacional, motivando todos a trabalharem em alta produtividade.

O papel do gestor é fundamental nessa fase. Não adianta apenas falar, é preciso agir com coerência. O gestor deve estar presente no software, atribuindo tarefas e respondendo dentro do sistema, reforçando a decisão de aderir à advocacia digital.

Vale salientar que toda mudança gera resistência. Em geral, as equipes se dividem em 4 grupos nesse momento:

1. Os que tem influência e são favoráveis: Patrocinadores;
2. Os que não tem influência e são favoráveis: Apoiadores;
3. Os que tem influência e são contrários: Bloqueadores;
4. Os que não tem influência e são contrários: Desaceleradores.

Identifique como cada membro do seu time se comporta e tenha estratégias de convencimento individual para cada um. Além disso, reforce os favoráveis e faça uma escuta ativa com os contrários.

Tente atender as suas necessidades que seu escritório irá decolar com certeza!

Engajamento da Equipe no Escritório Digital

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as segundas-feiras, às 17h.

Para assistir o episódio 33 basta clicar aqui.

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