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O home office na advocacia vem se tornando cada vez mais popular. Seja porque o advogado ama a flexibilidade da rotina ou por necessidade de viagens constantes, o trabalho remoto é cada vez mais um sonho e uma realidade. E a cada dia as empresas que não oferecem essa possibilidade aos colaboradores, se vêem perdendo talentos.

Home Office na Advocacia e o nascimento da ADVBOX

A ADVBOX nasceu muito da vontade de advogar da beira da praia – em Florianópolis ou em Ibiza, quem sabe?

A gente sabe que não da pra trabalhar da beira da praia, mas essa é uma forma de resumir o que nós almejamos para nós, para nossos clientes e para os clientes deles: qualidade de vida, crescimento profissional-financeiro, realização de sonhos, desbravar o mundo e não abrir mão de buscar direitos, concretizando aquilo que a sociedade precisa.

Além disso, o trabalho remoto traz vantagens sociais concretas, como a possibilidade de continuar trabalhando enquanto se cuida dos filhos após o fim da licença maternidade e da licença paternidade.

Diante das novas exigências dos talentos no mercado de trabalho, de novas filosofias de vida e da legislação começando a abrir os olhos para tal realidade, elencamos 9 princípios fundamentais para a implantação do home office na advocacia. Esperamos que inspire você a aplicar essa transformação no seu negócio e colher todas as vantagens que ele trará.

1. A Remuneração é por Tarefa

Remunerar por tarefas é a maneira de remuneração prevista na nova lei trabalhista. Apesar dos diversos pontos polêmicos e que deixam margem para gerar problemas trabalhistas, a lei avança ao propor a regulamentação do trabalho remoto. O benefício da remuneração por tarefa do home office na advocacia para o escritório é a relação entre produção x remuneração, gerando uma sustentabilidade financeira. Para o funcionário os benefícios envolvem flexibilidade de horário e autogestão. Mas vale lembrar: os demais direitos trabalhistas não são perdidos.

2. A Informação é Compartilhada

Uma das maiores dificuldades do home office na advocacia (teletrabalho ou trabalho remoto) é fazer com que toda a equipe trabalhe na mesma direção. À distância se torna muito mais fácil dispersar objetivos e alguém perder alguma informação.

Por isso, reuniões uma vez por semana, a cada quinze dias ou a cada mês são essenciais. Elas podem alternar entre reuniões por vídeo conferência, usadas no appear.in gratuitamente para até 4 pessoas, por exemplo, ou o Zoom, e reuniões presenciais para assuntos mais extensos e densos (para conhecer mais apps que auxiliam a advocacia em home office, clique aqui).

Publicamos dicas essenciais para reuniões aumentarem a produtividade no seu escritório.

3. O Horário de Trabalho é Delimitado

Para quem trabalha em home office na advocacia, ou qualquer formato de trabalho remoto, pode ser extremamente complicado organizar o dia. A consequência pode ser tanto a falta de produtividade, que gera cobrança dos gestores e ansiedade no colaborador, quanto a falta de tempo por sobrecarga. Estar disponível o dia inteiro tira o tempo disponível para cuidar da saúde, família, vida social, qualificação e outras atividades que se tenha desejo de realizar.

Por essa razão é importante delimitar qual é o horário de trabalho. Alguns mecanismos auxiliam a se manter fiel ao horário delimitado. Alguns deles são:

  • Ter um espaço reservado para o trabalho em casa
  • Usar roupas profissionais no horário delimitado
  • Avisar a equipe com a qual você trabalha qual é o seu horário
  • Avisar seus clientes qual o horário disponível para atendimento
  • Notificar por e-mail os seus contatos, informando qual horário do dia irá usar para respondê-los.

Cursos para aprender tudo sobre a liberdade profissional da advocacia digital. Descontos especiais no Black November e na Black Friday ADVBOX.

4. O Fluxo de Trabalho é Gerenciado por Plataforma Especializada

Conciliar diferentes horários de expediente, ritmos, fusos e outras divergências de disponibilidade entre equipe que existem no home office ou teletrabalho pode ser complexo. Por isso, ter uma plataforma de gestão de tarefas, equipes e/ou projetos é importante. Através dela, você centraliza as atividades necessárias e encaminha para o próximo responsável, sem atrasar entregas e sem perder o andamento do trabalho no meio do caminho.

É através dela que será possível delegar tarefas, confiar no trabalho do outro, verificar onde estão acontecendo sobrecargas, verificar onde está “trancando” o fluxo de trabalho, mensurar produtividade e compartilhar todas as informações sobre as tarefas. Assim, se torna viável a passagem de processos de um para o outro advogado sem que se percam informações relevantes para o deferimento, procedência,  ganho ou sucesso do caso que está atendendo.

Uma plataforma especializada em gestão de projetos e aliada à mentalidade de trabalho remoto pode ser a chave do sucesso da implantação do home office na advocacia.

5. As Responsabilidades são Delegadas

Cada vez mais os “funcionários” são chamados de colaboradores. Há uma razão para isso, e essa palavra não pode ser apenas um eufemismo para chefes autoritários aliviarem o sentimento de impotência da equipe. Precisa ser verdade: a equipe colabora com trabalho, com ideias, com produtividade, com seu tempo, sua qualificação. Se o líder não confia na equipe, ou se a equipe não confia nela mesma, será impossível delegar tarefas e responsabilidades. Nossa principal dica é mapear bem o fluxo de trabalho para compreender onde existem problemas.

Consideramos muito importante, também, evitar a sobrecarga. A tendência é que algumas pessoas assumam muito mais responsabilidades do que podem, especialmente por dificuldade de confiar na capacidade do restante do time, o que atrasa todo o fluxo de trabalho. Por isso, delegar e manter as responsabilidades atribuídas a cada um é tão importante.

6. O FOMO é Combatido

O comportamento FOMO (fear of missing out) vem sendo cada vez mais estudado na psicologia, na comunicação, no audiovisual e em diversas outras áreas. O comportamento pode ser resumido em um medo de perder acontecimentos, geralmente relacionado ao uso de tecnologias e ambientes digitais. Em diferentes contextos o FOMO acarreta ansiedade nas pessoas.

No home office ele pode acontecer quando os colaboradores sentem que não estão recebendo as informações sobre o trabalho e até mesmo quando se sentem excluídos das equipes. Para remediar o FOMO ligado ao trabalho de Home Office, é fundamental compartilhar informações sobre a empresa com o máximo de detalhes possíveis e incentivar a interação entre colaboradores, algo muito relacionado ao princípio de informação compartilhada.

Porém, precisamos ir além: a sensação pode se manifestar também em um sentimento de exclusão dentro da equipe. Então reuniões por videoconferência, conversas sobre interesses diversos e a participação de todos nos grupos de comunicação rápida (WhatsApp, Messenger, Slack, etc) deve ser um norte para a interação. Dessa forma, se evitam atitudes anti-sociais, conflitos entre os colaboradores e eventuais problemas comportamentais na equipe.

7. Os Colaboradores têm Fit Cultural

Colaboradores com fit cultural são aqueles que se adequam às crenças, às práticas e aos valores da empresa. Eles “se encaixam” culturalmente na empresa. A forma mais eficiente de garantir que eles tenham fit cultural é através da clareza, por parte de quem faz a seleção de equipes, sobre qual é a cultura empresarial. Para isso, o código de cultura pode ajudar.

Definir o código de cultura da empresa é indispensável em uma organização que conta com home office e teletrabalho. É através desse código que você se posiciona diante de clientes, colaboradores, fornecedores, parceiros e outros públicos com os quais você irá se relacionar no futuro. Já publicamos aqui no blog dicas para começar a produzir o seu código de cultura.

É através dele, também, que você consegue atrair e repelir pessoas para as seleções de talentos para o seu time. Aquelas pessoas que realmente se identificam com a proposta cultural da sua empresa, demonstrarão um interesse muito maior em compô-la. Por isso, é indispensável que seja um código de cultura verdadeiro.

8. O Home Office é Qualidade de Vida

Home Office e trabalho remoto são uma forma de melhorar a qualidade de vida sem prejudicar a produtividade (menos estresse no deslocamento, menos gastos para empresa e colaboradores, mais possibilidades de investir em cuidados da família, mais energia e disposição para começar o dia, etc).

Esse é um dos nossos principais compromissos aqui na ADVBOX: Melhorar a qualidade de vida dos advogados (e consequentemente de toda sua equipe e seus clientes). É por isso que aderimos ao home office e incentivamos ele entre nossos clientes após começarmos a colher os resultados. A equipe está mais feliz e mais motivada a alcançar as metas. Consegue aliar o trabalho com a família, os amigos, o lazer, cuidar da saúde e se divertir. É a partir de evidências que passamos a acreditar nessa tendência: o home office não é uma forma de estar 100% do tempo disponível. É uma forma de viver e realizar o trabalho da melhor maneira possível, beneficiando todos os envolvidos.

9. O Escritório é Acessível em Qualquer Lugar.

Parece óbvio, e é. Não faria sentido propor o home office e o trabalho remoto de qualquer lugar do mundo se o não priorizássemos, também, a acessibilidade ao escritório de onde quer que o colaborador esteja. Nesse sentido, a advocacia é privilegiada: lidando essencialmente com gestão de informação, ela só precisa utilizar ferramentas que auxiliem em seus procedimentos técnicos das mais diversas localizações. E aqui estamos: no século XXI, temos disponíveis todas as ferramentas que proporcionam esse contexto.

Já listamos algumas ferramentas que você pode utilizar para a implantação de um home office na advocacia, como a plataforma de gestão especializada, comunicação interna e videoconferência. Porém, queremos destacar aqui o GED, gerenciador eletrônico de documentos.

É através do GED que você conseguirá carregar seu escritório para qualquer lugar que for. Podemos resumir, hoje, que um bom GED oferece hospedagem segura na nuvem, organização de acordo com cliente e processo, além do uso de hashtags para encontro dos documentos mais facilitado.

Explicamos aqui no blog como realizar um bom gerenciamento de documentos na nuvem, confira.

BÔNUS: Home Office como benefício sócio-ambiental.

Além de todos os princípios que nos norteiam para implantação do home office, percebemos também algumas benefícios sociais e ambientais que esse formato de trabalho proporcionou para a equipe. Em primeiro lugar, a possibilidade de mães e pais ficarem mais tempo com seus filhos após o encerramento da licença maternidade e da licença paternidade. É claro, sem abrir mão da produtividade, conciliando ambos.

Além disso, percebemos também o quanto diminuímos os impactos de emissão de poluentes, afastando a necessidade de deslocamento diário até a empresa.

São pequenas mudanças em um cenário gigante, que uma equipe do tamanho da nossa representa apenas um exemplo e uma possibilidade, mas já é suficiente para acreditarmos nessa opção e estimularmos a cultura do home office na advocacia.

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Alan Vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.

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