Evite a falência do escritório: invista em planejamento
A falência do escritório é uma das situações que os advogados mais temem a partir do momento que se tornam empresários e responsáveis por conduzir o negócio.
E esse medo é justificado com dados: segundo o Sebrae, mais de 24% das micro e pequenas empresas fecham antes de completar 2 anos.
Mas você consegue imaginar quais os motivos que levam à falência do escritório de advocacia?
Na realidade são vários fatores que podem contribuir para que um negócio feche. Mas, de forma geral, podemos afirmar que tomar decisões erradas e não ter planejamento financeiro são decisivos para a falência do escritório.
Pensando nisso, é muito provável que você já tenha falado ou mesmo ouvido que alguém “cursou direito porque, no período da escola, tinha pouca familiaridade com números”.
Essa é uma expressão muito comum e certamente você já ouviu de algum colega advogado. E na realidade, nem todas as pessoas têm facilidade com temas relacionados à matemática.
Porém, quando pensamos em abrir um negócio e evitar a falência do escritório, os números não podem ser deixados totalmente de lado.
Afinal de contas, estamos falando diretamente das questões financeiras do seu escritório de advocacia.
Por isso, esse post tem como objetivo que você entenda como a atenção às finanças podem impedir a falência do escritório.
A maioria dos profissionais que dizem que não tem recursos para alguma coisa podem estar sendo vítimas de uma má administração do próprio dinheiro.
Não saber ao certo quanto se tem de lucro, despesas e receitas é um enorme problema.
Afinal, o advogado não consegue avançar e não enxerga a necessidade de melhorias como investimentos, mas sim como dores de cabeça.
Isso deixa os profissionais da advocacia fadados a permanecerem na mesma realidade que, na maioria das vezes, é insuficiente e deveria ser mudada.
Por isso, se você estiver nessa situação, está na hora de mudar. E esse post blog vai te ajudar a compreender isso.
Para começar, listamos algumas perguntas que você pode já estar se fazendo (ou talvez podemos te incentivar a pensar sobre o assunto). Tome nota!
- O que você tem vontade de melhorar e acredita que não tem recursos?
- O local do seu escritório atende suas necessidades?
- Móveis ou computadores novos poderiam tornar o seu dia a dia melhor?
- Melhorar ou começar um plano de marketing para atrair mais clientes é importante para esse momento?
- Contratar um sistema de gestão para seu escritório pode melhorar seu rendimento e qualidade de vida?
Para todas essas perguntas que listamos acima a resposta está em: tenha um planejamento financeiro adequado.
Ou seja, foque no que você deseja e confira as dicas deste texto para organizar suas finanças e alcançar seus objetivos.
Evite a falência do escritório: tome decisões assertivas
Desde o dia 1 da sua empresa você deve se preocupar em tomar decisões assertivas para evitar ao máximo problemas futuros que podem levar à falência do escritório.
E essas decisões estão muito conectadas ao planejamento que você conduzirá para o negócio.
Qual o público que você quer alcançar, qual a meta de clientes, como será feita a divulgação do escritório, quais os objetivos financeiros.
Todas essas questões devem estar muito claras desde o início. Afinal, são elas as responsáveis por guiar suas decisões.
Mas, você pode imaginar que, para conseguir respostas para todas as questões e tornar o seu planejamento factível, você precisa de dados precisos.
Por isso, entenda que desde o início da sua empresa você precisa contar com recursos de inteligência que vão te auxiliar a tomar decisões com base em informações corretas.
É nesse ponto que precisamos falar sobre o conceito de business intelligence ou, como você já deve ter ouvido por aí: o BI.
A partir dos recursos de inteligência de negócios o seu escritório consegue fazer análises adequadas para avaliar se o que foi planejado está no caminho previsto.
De forma prática, um sistema de BI é uma ferramenta que vai ser responsável por coletar e organizar os dados da sua empresa.
Cada área do seu escritório pode ser analisada separadamente e você vai encontrar as informações que precisa para tomar decisões assertivas.
Acredite! Um olhar apurado para os dados pode evitar a falência do escritório.
Agora que você já compreendeu como funciona o conceito de business intelligence, talvez você esteja se perguntando como ele acontece na prática, certo? E a resposta para isso é simples: com a ajuda da tecnologia.
A área do Direito tem recebido cada dia mais investimentos e recursos tecnológicos que permitem a automação de muitos processos dos escritórios. Entre eles está a possibilidade de coleta e organização dos dados.
Um software jurídico pensado exclusivamente no dia a dia de advogados e donos de escritórios de advocacia é a ferramenta ideal.
Clientes ADVBOX, por exemplo, contam com a ferramenta de BI e podem aproveitar os recursos da tecnologia para entender como está o alcance de cada uma das metas do escritório.
Com inteligência de negócios é possível conseguir informações como:
- Perfil dos clientes do escritório;
- Quais processos são mais rentáveis;
- Identificar áreas do escritório que não estão performando conforme o esperado;
- Produtividade da sua equipe de advogados.
Você pode imaginar que coletar todas essas informações que listamos acima de forma manual é uma tarefa desgastante e que vai levar muito tempo.
Com uma ferramenta de BI você tem acesso a esses dados de forma imediata e com precisão. Você e a sua equipe não precisam perder tempo coletando os dados.
A gestão só precisa se preocupar em fazer a análise, encontrar os caminhos e aplicar tudo isso no planejamento que falamos no início desse conteúdo.
Todos esses pontos, quando conectados vão auxiliar as lideranças a evitar a falência do escritório e prevenir períodos de crise.
Quais os desafios de um escritório de advocacia?
Na primeira etapa desse conteúdo nós falamos sobre a importância de ter dados para análises seguras sobre o andamento do escritório.
Agora vamos falar de um dos grandes desafios de uma empresa (e aqui entram também os escritórios de advocacia): o gerenciamento das finanças.
Você sabe que a melhor forma de fazer sua empresa progredir é ter uma eficiente gestão dos seus lucros, o que pode evitar a falência do escritório.
Esse olhar atento pode impedir que seu negócio entre em crise e aconteça a falência do escritório.
E para que esse gerenciamento seja viável é imprescindível que você consiga ter um controle do que é recebido e do que é gasto.
Outra questão importante é conseguir distinguir os custos básicos dos investimentos. Afinal, mais do que olhar apenas para os valores que devem cobrir as despesas da empresa, você deve planejar como ela vai crescer a partir de novos investimentos.
Tudo isso só é possível com um sistema de controle financeiro.
Com esse controle preciso você consegue diferenciar receitas de despesas e entender a quais categorias estes lançamentos pertencem.
Ter esta análise segura é o primeiro passo para melhorar seu fluxo de caixa.
Mas se você quiser ir além disso e almejar aumentar seus lucros, pode adotar estratégias como:
- Conquistar mais clientes para aumentar a fonte de proventos do seu escritório;
- Planejar e estabelecer valores táticos pelos seus honorários advocatícios;
- Reduzir os custos não estratégicos.
Ao saber que há dinheiro no caixa, sem comprometimento com despesas, lhe dará tranquilidade para fazer os investimentos que entender necessários.
Com essa visão de segurança financeira fica mais fácil identificar a evolução do seu escritório e do trabalho desenvolvido.
A consequência disso é que você e seus sócios poderão observar com ainda mais atenção possíveis problemas, evitá-los e, acima de tudo, deixar longe a possibilidade de uma falência do escritório.
Como gerenciar um escritório de advocacia?
Você sabe que a principal fonte de renda de escritórios de advocacia é a cobrança dos honorários advocatícios.
Porém, planejar e definir valores para este serviço não é uma tarefa fácil, visto que muitos clientes tentam negociar e pagar o menor valor possível pelo trabalho.
No entanto, existem técnicas que você pode adotar para buscar atingir a arrecadação do valor que você planeja.
Uma delas é buscar implantar a cobrança de honorários iniciais de seus clientes. Esta será uma receita certa e independente do tempo que o processo levará para ser concluído.
Ao aplicar essa estratégia para o seu negócio, você terá uma maior segurança financeira que pode representar um menor risco de falência do escritório.
Outra ação que pode ser tomada é buscar uma média de valores entre o que é cobrado por outros escritórios e/ou na tabela da OAB e compreender a percepção de valor do próprio cliente.
Dessa forma, você consegue visualizar se ele acha do valor cobrado razoável e não pedirá tanta redução.
Independentemente da forma que você escolher para esta finalidade, é importante sempre lembrar que os honorários devem remunerar plenamente os serviços prestados.
Isso vai desde as horas de estudo do caso e ações do processo até possíveis desdobramentos no futuro.
Ao levar isso em consideração, torna-se mais fácil estabelecer honorários adequados.
E não esqueça de informar no seu sistema de controle financeiro os valores já recebidos a título de honorários e os a receber.
Lembre-se do que falamos no início deste conteúdo: você precisa ter dados para tomar as decisões certas e evitar a falência do escritório.
Ao fazer um controle eficiente das finanças, o seu sistema de business intelligence saberá exatamente quais os valores que o escritório já dispõe e fará um ótimo acompanhamento de receitas futuras.
Gerencie suas despesas
O principal para evitar a falência do escritório é gerenciar bem suas despesas.
Conforme já foi dito antes, uma das formas de aumentar seu lucro é reduzir gastos que não sejam estratégicos.
Gastos não estratégicos são aqueles que, embora indispensáveis, não geram desenvolvimento para o escritório. Aqui podemos citar, por exemplo, água, energia elétrica e aluguel.
Você pode tentar encontrar formas de reduzi-los ao máximo, de forma que aumentem os fundos para investimento em gastos estratégicos.
Ou seja, aqueles que têm o poder de potencializar novos negócios e de atrair e fidelizar clientes.
Se você tem dúvidas sobre quais são os gastos estratégicos para o seu escritório de advocacia, vamos listar alguns exemplos:
- Contar com um bom software jurídico;
- Contratar uma equipe para realizar o marketing digital da empresa;
- Produzir brindes para clientes que já estão com você e aqueles em prospecção;
- Adquirir novas tecnologias que vão facilitar o trabalho da equipe.
Mas lembre-se que você só vai conseguir fazer esses investimentos quando for possível identificar quais são as suas despesas e seus respectivos valores.
A partir disso será muito mais fácil você discriminar sobre o que é possível fazer economia e em quais áreas pode ou deve investir mais.
Como organizar a rotina na advocacia?
Agora que já falamos sobre business intelligence e a importância de acompanhar em detalhes os lucros, despesas e investimentos do escritório chegou o momento de falar sobre rotina e relatórios.
É a partir de documentos gerenciais que você e sua equipe de gestores podem acompanhar com precisão como está cada área da empresa.
Os relatórios gerenciais são indispensáveis e devem ser feitos com objetivos específicos.
Você pode definir que precisa visualizar toda a área financeira para acompanhar o fluxo de caixa, controlar a inadimplência e compreender onde estão os pontos de melhoria.
Mas é importante salientar aqui que, como gestor do escritório, você deve definir periodicidade para os relatórios e não torná-los documentos extremamente complexos.
O relatório gerencial precisa ser objetivo para que a análise seja ágil. Você precisa das informações essenciais para tomar decisão e documentos longos podem tornar essa ação complexa demais.
Para isso, lembre-se que a tecnologia, mais uma vez, pode ser aliada. Softwares jurídicos estão no mercado para facilitar a entrega de relatórios gerenciais.
Clientes da ADVBOX podem exportar gráficos completos sobre a situação financeira da empresa. Tudo com uma visualização prática e de fácil entendimento.
Todos esses fatores vão te ajudar a evitar a falência do escritório e não ficar estagnado em um mercado tão concorrido como é o da advocacia.
Com estas dicas e um sistema adequado que lhe permita ter um controle e planejamento do seu financeiro, você verá que atingir seus objetivos é mais fácil do que você imagina.
Se você está esperando o que para fazer uma advocacia melhor, comece hoje essa mudança.
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Equipe ADVBOX
