É inevitável: qualquer negócio, independente do seu ramo de atuação, precisa ter um planejamento financeiro bem estruturado para conseguir alcançar os seus objetivos. Essa não é uma realidade diferente quando falamos de escritórios de advocacia.
O melhor caminho para garantir que seu escritório tenha uma saúde financeira adequada é ter um bom planejamento financeiro para guiar o fluxo de caixa da empresa. Sem isso, sua gestão financeira terá a mesma efetividade que dirigir com os olhos fechados.
Um bom planejamento financeiro deve ser a base do seu escritório. Mas é importante que fique claro que planejar financeiramente não é sinônimo de gastar pouco, pelo contrário, fazer os investimentos corretos é o que vai garantir a estabilidade da receita.
Por que não se deve gastar pouco na advocacia?
Você provavelmente já deve ter ouvido falar alguém dizer que não ter dinheiro para suprir uma demanda pode ser muito prejudicial para você e seu negócio. Não ter a receita necessária na hora certa pode travar o progresso do seu escritório ou até mesmo acarretar na sua falência.
Porém, estabelecer um planejamento financeiro coerente pode ser uma atividade complexa para muitos advogados e que pode levar a diversas dúvidas.
Pensando nisso, a ADVBOX produziu esse post para que cumpra a função de guia, ajudando gestores de escritórios a produzirem o seu planejamento financeiro de maneira descomplicada, sanando suas principais dúvidas.
Qual o momento certo para fazer o planejamento financeiro?
Não importa o momento em que o ano se encontra, ou a situação pela qual sua empresa está passando, ou quando você está lendo esse conteúdo, sempre é o momento certo para realizar o planejamento financeiro do seu escritório.
As questões relacionadas às finanças devem estar sempre presentes no dia a dia do escritório, da mesma forma que a revisão do que já foi planejado em outros momentos. O planejamento financeiro não deve ser nunca relegado a um segundo plano.
No decorrer desse post vamos abordar diversos temas relacionados ao planejamento financeiro de escritórios de advocacia, entre eles:
- Custos fixos e variáveis do escritório;
- Custos de processos;
- Como o Business Intelligence (BI) pode auxiliar no planejamento financeiro;
- Maneiras de administrar fluxo de caixa;
- Separar o dinheiro da empresa do seu dinheiro pessoal.
1. Como fazer o planejamento financeiro?
Se o seu escritório de advocacia ainda não tem um planejamento financeiro documentado e efetivo, vamos começar com a etapa de organização.
Organizar as despesas e receitas do escritório precisa ser o primeiro passo para um bom planejamento financeiro e uma gestão eficiente. Sem um plano bem organizado, os gestores do escritório não conseguem visualizar para onde está indo o dinheiro que entra e sai da empresa.
Essa é a principal razão pela qual seu escritório deve começar a organização das suas finanças hoje mesmo. Como dito antes, o planejamento financeiro é quem vai determinar os rumos que seu escritório irá tomar.
Como organizar o financeiro de um escritório de advocacia?
São vários os pontos que devem ser levados em conta no planejamento financeiro da empresa. Mas a primeira coisa a ser feita é buscar meios para se ter uma visão clara de como está a situação das finanças do escritório.
Reúna todos os documentos que você tem, desde o relatório de fluxo de caixa, até os demonstrativos financeiros e qualquer outra informação que seja relevante para essa etapa.
Com essa organização o gestor será capaz de ter uma visão completa sobre a situação da saúde financeira do escritório. É chegado então o momento de entender quais os gastos da empresa, aqui entram todos os gastos do escritório, como:
- Aluguel;
- Manutenção do escritório;
- Gastos com folha de pagamento;
- Contas de luz, internet e água;
- Transporte;
- Entre outros gastos relacionados ao escritório.
De onde vem a receita do escritório?
Depois de mapear todos os gastos do escritório, é hora de entender de onde vem a receita do escritório. Aqui vale anotar as datas previstas para recebimento de honorários e quais os valores que devem entrar no caixa da empresa.
São muitos detalhes, não é mesmo? Mas para facilitar você pode contar com a ajuda da tecnologia.
Na ADVBOX você consegue fazer lançamentos desses dois tipos tanto no menu Financeiro principal, quanto fazer o acompanhamento a partir dos processos dos seus clientes. Isso permite que você consiga ter uma gerência mais abrangente ao mesmo tempo em que tem uma mais específica.
Qual a importância dos relatórios financeiros?
Ter relatórios financeiros de cada processo permite uma visão bem mais detalhada de cada caso, o que facilita a prestação de contas para o seu cliente e, até mesmo, no momento de realizar as cobranças de forma mais correta.
Lembrando que todos os lançamentos feitos nos processos terão comunicação com o menu Financeiro principal. Afinal, você precisa saber quais receitas e despesas vêm acontecendo nas suas causas.
Além disso, no menu Financeiro principal você pode emitir relatórios gerais. Isso é uma grande facilidade pois eles podem ser enviados para o seu contador para fins de declaração do Imposto de Renda.
Dessa forma, com uma visão micro e macro das finanças do seu escritório, organizada em relatórios, ficará muito mais fácil saber quais são seus custos fixos e quanto seu escritório está tendo de lucro.
2. O que deve constar no planejamento financeiro?
No segundo tópico da nossa lista sobre planejamento financeiro vamos falar sobre um ponto que precisa constar obrigatoriamente na sua organização: os custos dos processos do seu escritório de advocacia.
É decisivo que você, como advogado, tenha em mente quais os custos dos processos judiciais para conseguir fazer a cobrança correta deles. De maneira geral, você deve incluir na lista do seu planejamento financeiro custos como:
- Custas para citação da parte contrária;
- Impressão da contrafé (alguns estados imprimem e enviam ao réu);
- Mandato: há cobrança de uma taxa para a Carteira de Previdência dos Advogados;
- Custas iniciais: corresponde a 1% sobre o valor da causa. Cada estado pode ter um piso diferente. Os valores respeitam as regras de fixação do valor da causa;
- Juros: a condenação é corrigida mensalmente.
Lembre-se que esses são apenas alguns dos pontos. Reveja essa lista de acordo com a sua realidade e apresente isso já no momento do fechamento do contrato com o cliente.
Preveja também, por exemplo, gastos com impressões e com deslocamentos que podem acontecer.
Os honorários também devem ser considerados a parte dos custos do processo, afinal, eles são o valor que você cobra para prestar o serviço.
Como fazer as cobranças?
Por fim, cabe lembrar que, dentro do seu planejamento financeiro, você deve considerar um aspecto muito importante: como o seu escritório vai cobrar os valores dos processos dos clientes?
Contar com a tecnologia para realizar as cobranças da empresa é decisivo para manter a organização necessária.
Clientes ADVBOX, por exemplo, geram os boletos de cobrança dentro do sistema e fazem o envio de maneira prática para os clientes, seja por e-mail ou fazendo a impressão.
Esse modelo facilita muito para todos os lados: para o cliente, que já recebe o documento para o pagamento da forma que ele escolher, e também para o advogado, que pode solicitar que um assistente fique responsável por essa etapa.
3. Planejamento financeiro: gerir os lucros e fazer investimentos
Falar de lucros é uma etapa muito importante do seu planejamento financeiro. Até porque não é só de pagar contas que vive o homem (ou o escritório). É com base na gestão eficiente que você vai conseguir saber quanto você tem de dinheiro comprometido com contas a pagar e quanto tem de lucro.
Mas você também precisa saber o que fará com esse lucro, não é mesmo? Uma parte, por óbvio, poderá ser dividida entre os sócios. E com essa divisão registrada de forma visível e organizada, deixará todos tranquilos e cientes de que a distribuição foi feita da forma correta.
O que fazer com o restante?
Outra parte deverá ser reservada para investimentos. Sim! É fundamental ter dinheiro disponível para investir em melhorias, marketing e contratações para o escritório. Isso contribuirá e muito para o crescimento da equipe e do escritório.
Investir é o gatilho necessário para que seu negócio saia da inércia, ganhe destaque no mercado, gere novos clientes e, é claro, mais lucro. Mas como alcançar tudo isso? De uma maneira muito simples! Na ADVBOX, você poderá criar categorias financeiras e utilizá-las para fazer os lançamentos.
Dentro dessas categorias, você poderá inserir tanto a “divisão do lucro” entre os sócios, quanto a destinação do lucro nos investimentos (como “compra de móveis novos”, “mídias sociais” ou “novas contratações”).
Essa diferenciação permitirá um amplo planejamento financeiro e de gestão e deixará mais visível o que está sendo feito com estes valores.
4. Controlar os honorários e saber os recebimentos futuros
A principal fonte de renda dos escritórios é o recebimento de honorários. Mas muitos não têm controle de qual valor de honorários já foi recebido, quanto de honorários ainda não foram pagos e quanto têm a receber no futuro.
Saber os honorários que tem a receber futuramente permite à gestão do escritório uma organização eficiente para sua própria manutenção, possibilidade de investimentos, necessidade de retenção de custos.
Com a utilização do software da ADVBOX você pode realizar a cobrança por boleto bancário, facilitando muito o processo de cobrança. Controlar seus honorários é o mesmo que controlar o seu negócio e a sua vida, e pode trazer muito mais tranquilidade para você.
Como definir quanto vai para os sócios?
Ainda sobre esse assunto, lembre-se que um dos erros mais graves – e também mais comuns – de advogados que estão iniciando o planejamento financeiro da empresa é não saber separar o que são valores do negócio e quais são pessoais.
Realizar essa divisão é imprescindível para que os sócios tenham o controle exato das finanças da empresa e consigam visualizar se, no final do mês, o negócio teve lucro, prejuízo, se as metas foram batidas, por exemplo.
Ao colocar valores pessoais misturados aos da empresa, o planejamento financeiro fica comprometido. É por isso que, o mais recomendado, é que os sócios retirem um valor fixo determinado a partir do que é saudável para a empresa.
5. Utilize os dados a seu favor: planejamento financeiro e BI
Você já pensou em como a tecnologia pode ser uma importante aliada para o planejamento financeiro do seu escritório de advocacia?
Além do que já comentamos nos pontos anteriores, como gerar boletos de forma facilitada e organizar as informações sobre os painéis de finanças, um software pensado para o mercado jurídico pode te ajudar a tomar decisões com inteligência.
O recurso de business intelligence da ADVBOX, por exemplo, auxilia gestores e profissionais que trabalham na controladoria dos escritórios a transformar dados brutos em informação inteligente.
Com uma ferramenta de BI o seu escritório identifica de forma muito mais fácil inconsistências de caixa e outros erros que podem prejudicar a saúde financeira como um todo.
Qual a importância dos indicadores de performance?
Para que o serviço de BI seja efetivo para o seu planejamento financeiro é indispensável considerar os KPIs (indicadores de performance) que deverão ser acompanhados pela equipe.
Lucratividade, rentabilidade, custos e liquidez são alguns indicadores que podem ser estratégicos para a sua empresa.
Depois dessa definição e contando com um software adequado, basta organizar os dados e envolver a equipe para que todas as pessoas tenham acesso e possam verificar se o planejamento financeiro está caminhando para o atingimento das metas.
6. Possuir um livro caixa online adaptado à realidade do universo jurídico
Você ainda usa um livro caixa físico ou um software financeiro não especializado? Com a ADVBOX, é possível ter toda a organização financeira já citada acima em uma plataforma digital.
Sabe o que isso significa?
- Que seus registros de recebimento por clientes estarão corretamente justificados;
- Que não haverá o perigo de você perder o livro com as anotações;
- Que você pode editar os lançamentos (sem precisar rasurar papéis);
- Que você pode acessar as suas informações financeiras ou fazer lançamentos de onde quiser;
- Que você pode ter uma gestão financeira mesmo se fizer home office integral, entre outros benefícios.
A advocacia digital deve vir acompanhada de uma gestão financeira também digital, eficiente, prática e de fácil utilização.
Você pode ter todas essas vantagens usando a ADVBOX. Comece a usar agora e descubra tudo que você pode alcançar com este planejamento financeiro. Faça o teste gratuito durante 7 dias.
