Inovar consiste essencialmente em achar soluções diferentes que irão transformar a vida das pessoas para a melhor. Acreditamos nisso! Por isso, a falta de tempo e o investimento inteligente são pontos-chave que pretendemos trabalhar. Abaixo, você pode entender um pouco mais sobre como a AdvBox reduz custos e ajuda a organizar seu escritório de advocacia.
AdvBox reduz custos na Koetz Advocacia
A preocupação com os custos do escritório de advocacia se reflete em todas as funcionalidades dispostas na AdvBox. É por isso que o software trouxe aos nossos clientes ganhos consideráveis de tempo e dinheiro.
Esse processo se iniciou na Koetz Advocacia, que foi o escritório cobaia para a equipe de desenvolvimento da AdvBox. Seu gestor, Eduardo Koetz, relata as experiências que teve ao longo de 6 anos tentando adotar diferentes sistemas de gestão:
“Experimentei mais de 14 sistemas de gestão de processos e nenhum foi capaz de se adequar às nossas necessidades. O pior é que a maioria ainda atrapalhava, criando desde os mais simples empecilhos para cadastramento de clientes e processos com campos obrigatórios até dificuldades para gerir modelos ou configurar procedimentos. Era tudo muito confuso e programado com uma mentalidade dos anos 90.
Chegamos a gastar com 3 implantações diferentes, sendo mais de R$ 500,00 em cada uma. Investimos tempo em cadastro manual de clientes, transferimos dados por semanas. Os consultores que nos atendiam tomavam tempo, enchiam-nos de questionamentos e não resolviam nada. Um sistema propôs nos cobrar R$ 2.400,00 para fazer sua instalação. Foram 6 tentativas até abraçarmos a ideia da equipe AdvBox de criar uma plataforma completa para advogados.”
Quer entender com mais detalhes as evoluções que a AdvBox trouxe? Confira 3 processos da Koetz Advocacia antes e depois da implementação do software:
1. Envio de informações para os clientes
Contatar clientes era algo muito trabalhoso e envolvia gasto de tempo de todas as pessoas da equipe. Secretária, advogados, equipe financeira e área de Relacionamento Digital dispunham de horas diárias para manter os clientes informados sobre seus processos. Disso não abríamos mão, pois acreditamos ser tão fundamental quanto ganhar uma ação. É possível dizer que 50% do nosso tempo era dedicado a essa comunicação.
Com o uso da AdvBox no escritório, o relacionamento foi facilitado porque informações padronizadas começaram a ser enviadas de forma automática. Sempre que damos andamento a um processo, os clientes recebem a atualização em seus celulares.
Também usamos uma linguagem acessível, que fosse fácil de ser entendida por quem é leigo. Isso diminuiu significativamente o número de ligações e consultas presenciais. Foi facilmente solucionado o problema.
Os atendimentos agora são para questões mais complexas, que exijam explicações detalhadas e personalizadas. Dessa forma, ocupa-se bem menos tempo da equipe, que pode se concentrar na execução um trabalho de maior qualidade.
2. Geração de procurações e contratos
Essa foi uma das primeiras funcionalidades que instalamos no escritório e foi essencial para o nosso crescimento. Isso porque nós tínhamos vários modelos de cadastro de clientes salvos nos computadores e a secretária os atualizava manualmente.
O trabalho era grande: achar o arquivo certo, deletar os dados do cliente anterior, adicionar os dados novos, corrigir valores e ajustar outras informações. Além disso, o escritório não mantinha um cadastro de clientes correto, então muitas vezes era preciso olhar a pasta física do cliente, o que consumia ainda mais tempo.
Com a implementação da AdvBox e da geração automática de documentos, nós conseguimos diminuir drasticamente a quantidade de erros nos arquivos. Consequentemente, diminuíram também os problemas com o andamento dos processos.
Agora, a pessoa responsável pelo atendimento só precisa preencher os campos pessoais do cliente e gerar a documentação pré-formatada. Se temos que imprimir novamente algum arquivo ou alterar algum dado, é possível fazer essa tarefa em menos de 40 segundos. Temos o cadastro e as informações do cliente e de seus processos ao nosso alcance, em qualquer lugar.
3. Compactação de documentos
A compactação de documentos é obrigatória porque vários tribunais limitam o tamanho dos arquivos. Em geral, eles devem ter no máximo 1 MB; em algumas exceções, podem ser usados arquivos de 5 MB. O problema é que, quando digitalizamos documentos de várias folhas, o tamanho do arquivo fica bem maior e pode chegar a até 50 MB.
Nesse processo, perdíamos pelo menos 10 minutos por arquivo ou até mais, dependendo da velocidade da conexão e do tamanho do PDF. Precisávamos de uma pessoa dedicada exclusivamente a trabalhar com scanner, xerox e compactação de arquivos. Essa pessoa infelizmente não conseguia crescer e desenvolver seu talento, pois precisava focar nisso.
Com o software de gestão da AdvBox, conseguimos fazer o upload de arquivos em poucos segundos. Ao finalizar o upload, o arquivo é salvo automaticamente na nuvem. Para fazer o download, geramos um backup seguro e baixamos o arquivo já no tamanho adequado, sem perda de qualidade.
Agora, todos que precisam de documentos conseguem fazer essa tarefa rapidamente. A equipe como um todo pode se dedicar a tarefas mais complexas e que necessitam de raciocínio. Isso fez com que nós pudéssemos diluir as atividades complexas no escritório, ajudando a acabar com sobrecarga e estresse no trabalho.
Outras vantagens da AdvBox
Além dessas ferramentas, a Koetz também mencionou para a equipe da AdvBox a importância de não pagar um custo a mais por usuário cadastrado ou por número de processos, gerando ainda mais economia. Não há custos de migração ou instalação básica de dados e informações, o que facilita bastante a incorporação do sistema à vida do escritório.
O mais importante para a Koetz, no entanto, é que as funcionalidades do plano básico da AdvBox são comparáveis aos planos avançados dos concorrentes. Tudo isso só confirma que a AdvBox reduz custos de fato e ainda poupa o tempo da equipe no escritório de advocacia.
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Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.
