Existem inúmeros desafios no exercício da profissão de Direito, dentre eles podemos citar a prática de gestão de escritório de advocacia.

Desde a formação na graduação até experientes advogados, muitos sonham com a vida de empreendedor, abrindo o seu próprio negócio. Todavia, existem técnicas e metodologias que podem fazer com que esses profissionais tenham dificuldades de gestão.

Isso porque o mercado jurídico é bastante conservador, resistindo às inovações tecnológicas com a mesma intensidade e rapidez em que elas surgem.

Além disso, outra dificuldade se deve ao fato de que as leis brasileiras são as últimas a serem alteradas. Afinal, primeiro as mudanças acontecem e depois surge a necessidade de regulamentar as normas.

No entanto, os profissionais inovadores se dedicam diariamente para se manterem atualizados, concedendo um serviço jurídico cada vez melhor, bem como melhorando a gestão de escritório de advocacia e conquistando uma qualidade de vida alta, independente, sem sobrecarga e estresse.

Sendo assim, devemos compreender que ter um escritório vai além de conquistar clientes e causas, mas é também realizar uma gestão estratégica para se singularizar no mercado e se tornar uma referência.

Para essas pessoas que buscam uma nova forma de praticar a sua profissão com cada vez mais qualidade e menos tensão, preparamos para você algumas dicas que a Koetz Advocacia aboliu de seu cotidiano e também quais aspectos receberam atenção especial e investimento.

Essas e outras práticas levaram o escritório a um crescimento e reconhecimento significativo no meio previdenciário nos últimos três anos. Acompanhe o post e entenda mais!

Processo de mudanças na gestão de escritório de advocacia

Durante o processo de mudanças e experimentos de metodologias, algumas falhas podem surgir. Isso é algo natural, já que o negócio está passando por um momento diferente do qual estava habituado. 

Posto isso, é fundamental entender que aprender com os erros também é um passo importante para a melhoria profissional do negócio.

Além do mais, o mercado jurídico está passando por uma profunda e relevante transformação, modificando a forma como os profissionais realizaram a gestão de escritório de advocacia durante anos.

Por que se preocupar com gestão de escritório de advocacia?

Ignorar técnicas, metodologias e boas práticas de gestão de escritório de advocacia pode causar dificuldades relacionadas a imagem positiva no mercado jurídico.

Isso porque mesmo que seja viável realizar os serviços com agilidade e qualidade, o crescimento do escritório tende a aumentar o volume de tarefas, motivo que pode comprometer a produtividade da equipe. 

Por esse motivo, é imprescindível buscar medidas para o escritório crescer de forma eficaz, sem comprometer a qualidade de vida dos colaboradores e o valor dos serviços jurídicos.

Gestão de escritório de advocacia no modelo horizontal

A maioria dos escritórios ainda possui um modelo hierárquico, de gestão vertical, que concentra todas as decisões do negócio nos sócios e gestores. Contudo, esse modelo caracteriza inúmeras desvantagens para a advocacia nos dias de hoje.

Isso porque além de ser um modelo rígido, fazendo com que os colaboradores tenham receio de acesso aos sócios e gestores, estes também desenvolvem uma certa preocupação em delegar tarefas a equipe, tendo um dia-a-dia extremamente pesado.

Além do mais, nesse modelo de negócio a equipe não possui autonomia e não participa de decisões importantes, ficando desmotivada e menos engajada por tais aspectos.

Atualmente muitos escritórios já adotaram a gestão horizontal, não possuindo hierarquia e relação de poder, mas sim uma estrutura distribuída em círculos que são autogeridos e colaboradores com mais autonomia e responsabilidade.

As decisões são tomadas não por consenso, como em algumas empresas, mas por consentimento. Isto é: se não há uma objeção fundamentada para uma decisão, ela é aprovada.

Atualmente, escritórios que estão ligados à importância de uma boa gestão já estão migrando para este modelo horizontal, buscando favorecer o crescimento e o desenvolvimento do negócio, e por conseguinte evitando a saída de colaboradores valiosos.

Introdução à gestão de escritório de advocacia

Um escritório de advocacia deve ser considerado uma empresa que executa diferentes tipos de tarefas, dentre elas podemos citar o atendimento ao cliente, a elaboração de peças processuais, participação em audiências, questões administrativas e financeiras, entre outras. 

Dessa maneira, um escritório é um sistema que engloba diversas funções, sejam elas conectadas ou independentes. Assim, quanto maior o escritório, mais complicado fica esse sistema.

Como fazer uma boa gestão de escritório de advocacia

O seu escritório é uma empresa completa e, por isso, deve contar com ações e estratégias de melhoria contínua com o objetivo de permanecer de forma saudável no mercado. Esse olhar é determinante para que seus clientes se mantenham, voltem sempre que precisarem e indiquem aos amigos.

Além do mais, as ações ajudam a refletir sobre a gestão da equipe que está ao seu lado. 

Existem várias técnicas que podem ser aplicados na prática para que uma gestão de qualidade aconteça, entre elas:

Entenda seu negócio

O primeiro passo para uma boa gestão de escritório de advocacia é planejar decisões de ações estratégicas dentro do negócio. Por esse motivo, prepare suas ideias, metas, orçamento disponível no caixa e digitalize todos os documentos, de forma que possa acessá-los de qualquer lugar e a qualquer momento.

Além disso, é importante definir áreas de trabalho para que o seu escritório atraia o público adequado de acordo com as especialidades.

Definir uma especialidade

Uma falha cometida por advogados é querer atuar em todas as áreas do Direito, como a famosa frase “querer abraçar o mundo”.

Optando por essa técnica, se torna difícil oferecer um serviço jurídico de qualidade, tendo em vista que as áreas são amplas e exigem especialidades para melhor resolução de litígios.

Posto isso, a partir do momento que o escritório foca em poucas especialidades, aprimorando o conhecimento dos advogados, esse terá um controle melhor sobre a gestão das tarefas jurídicas decorrentes de cada processo judicial.

Com o decorrer do tempo, os clientes irão procurar o escritório para resolver conflitos, sabendo que é o nome mais indicado na área para essa resolução.

Utilize Business Intelligence

Os dados podem abrir possibilidades para os advogados. Todavia, como trabalhar com eles? Diante de tantas informações que um escritório produz, quais realmente são importantes?

Em suma, tudo na advocacia são dados. A matéria-prima da advocacia são os problemas das pessoas físicas e jurídicas transferidos em dados.

Isso transforma o Direito e a advocacia em um oceano de informações.

À vista disso, você pode evitar problemas e frustrações na sua advocacia através de dados.

O Business Intelligence faz os advogados terem uma visão clara e nítida, possibilitando projeções para as causas do escritório e avaliando aquelas que realmente podem ser bem sucedidas, minimizando as chances de perda.

Os advogados tem a tomada de decisão baseada totalmente em dados, com um gerenciamento seguro para o crescimento do escritório.

Além disso, o Business Intelligence apresenta dashboards detalhadas sobre os custos e honorários dos tipos de ação em relação ao tempo, bem como mede a produtividade da equipe com detalhes e traz informações sobre as safras anuais de processos.

Sendo assim, é perfeito para visualizar onde está a maior lucratividade do negócio e onde é preciso remodelar, além de permitir uma precificação com máxima precisão.

Gerencie processos e não perca tempo com atividades repetitivas

Muitas tarefas acontecem ao mesmo tempo nos escritórios de advocacia, proporcionando atividades repetitivas diariamente. Por isso, para que nenhuma informação ou dado seja prejudicado, é preciso ter o controle das tarefas e processos.

Quando feitas manualmente, tarefas repetitivas requerem tempo dos colaboradores, impedindo que estes dediquem seu tempo a tarefas exclusivamente técnicas. 

Desta maneira, automatizar tarefas é um enorme auxílio dentro da gestão de escritório de advocacia.

Investir na automatização do back office, como por exemplo o controle de intimações, é um ótima forma de ganhar em tempo e produtividade.

Com automatização de tarefas repetitivas, ganha-se em produtividade, tempo, organização e controle de ações realizadas dentro do negócio. A tecnologia e softwares jurídicos, como ADVBOX, são grandes aliados dos escritórios e não podem ser deixados de lados para controle geral da banca.

Além disso, a ADVBOX auxilia no controle de prazos, movimentações processuais atualizadas, conta com modelos de petições e recursos e outras tarefas importantes.

Ainda, é necessário compreender que a padronização de informações é essencial para que todos da equipe possam acessar e armazenar dados, processos e clientes de forma correta de acordo com suas necessidades.

Por exemplo, a busca de processos e casos não precisa tomar tanto tempo do colaborador. Com ADVBOX, basta digitar o nome do cliente ou o o número do litígio e o processo logo aparece para o advogado analisar.

Ademais, a rotina de consultar intimações em todos os tribunais é feita pela ADVBOX, disponibilizando mais tempo para os advogados do escritório.

Controle o que acontece no escritório

Imagine uma forma de gestão de equipes que permita você gerenciar sua equipe com total controle e supervisão.

Imagine também que este mesmo sistema permita você e seu pessoal terem mais autonomia, liberdade, aumento de rendimentos e flexibilidade de horários.

Simultaneamente, imagine também que tudo isso aconteça sem ser invasivo, aumentando o controle sem que a equipe ache que você exagerou na supervisão.

Em suma, isso existe! E se chama Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Vantagens do Sistema de Pontuação por Tarefas

Com o Sistema Taskscore (pontuação por tarefas) é possível ver com clareza o aumento na produtividade geral do escritório, apresentando ao gestor e todos os membros da equipe jurídica um resultado em tempo real sobre as tarefas desenvolvidas por todos.

Simultaneamente, o sistema mostra qual a meta de produtividade que o escritório espera do colaborador e o que ele produziu até o momento, através de uma pontuação.

Quando esses comportamentos são recorrentes e você já não consegue distinguir o que é falha e o que é o processo de trabalho do seu escritório, existe um motivo real para preocupação.

Podemos listar como vantagens do Sistema de Pontuação por Tarefas:

• Aumento da produtividade;
• Maior autonomia e autogestão dos colaboradores;
• Aumento da motivação e desempenho;
• Flexibilidade de horários;
• Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
• Aumento da receita do escritório;
• Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais resultados;
• Controle e supervisão sem invasão do gestor;
• União com o home office;
• Dispensa do controle de horários;
• Redução do estresse dos colaboradores.

Business Intelligence e a produtividade da equipe

Em média, entre 50% e 60% dos custos dos processos jurídicos são despesas com colaboradores e seus encargos sociais.

Portanto, do ponto de vista dos custos, o elemento mais importante a ser medido é a produtividade individual de cada colaborador e da equipe como um todo.

Por exemplo, se duas equipes jurídicas com o mesmo custo de R$ 50.000,00, sendo uma com 500 processos e a outra com 1000 do mesmo nível de complexidade, a segunda equipe terá metade do custo do que a primeira equipe.

É incrível como poucas pessoas trabalhando em baixa produtividade impactam negativamente no resultado final do escritório.

Com o Business Intelligence e a Pontuação por Tarefas, o gestor identifica quem está em baixa produtividade rapidamente e consegue apoiar o colaborador de diversas formas. Além disso, é possível também incentivar a produtividade em alto nível, gerando uma cultura de alta performance, com pouco investimento.

Não deixe a gestão financeira de lado

Com a complexidade e competitividade do mercado atual, todos os setores de uma empresa precisam receber o devido cuidado, principalmente as questões financeiras, que são as que manterão a saúde do funcionamento do seu escritório.

Traçar uma estratégia financeira eficiente é fundamental para o sucesso dos negócios e, na hora de fazer esse planejamento, é importante ter alguns cuidados.

O ideal é, como em qualquer setor de trabalho, que a equipe envolvida tenha domínio da contabilidade e demonstrações financeiras, inclusive conseguindo visualizar possibilidades de futuros investimentos que tragam retorno positivo para as finanças do negócio.

Além disso, faça todos os lançamentos, mantenha as informações organizadas e alinhadas com alvarás, RPVs e Precatórios, analise os relatórios importantes e planeje com base no dinheiro que tem e evite dívidas constantes.

A gestão financeira pode contar com o apoio de um software jurídico, de forma que as finanças estejam sempre controladas e organizadas.

Os dados ficam organizados no sistema para que o gestor possa acessá-los rapidamente e verificar os números.

Além de ter informações importantes sobre a situação financeira com rapidez, é possível ter insights sobre a saúde do negócio. Assim, o escritório pode ter noção do que fazer caso as contas não estejam bem. 

Mantenha a qualidade do serviço com o crescimento do escritório

Conforme o crescimento do escritório, maior será o número de clientes e de colaboradores. Sendo assim, se torna mais complexa a padronização no atendimento de clientes e nas tarefas.

Cada profissional profissional tem a sua personalidade e a sua maneira de exercer tarefas, mas você já pensou como isso reflete no seu cliente?

Portanto, estabelecer padrões de excelência na gestão de escritório de advocacia, fluxos de trabalho, padronização de informações, são caminhos essenciais para o gestor que deseja crescer de forma escalável e organizada, sem perder em qualidade.

Invista em relacionamento com cliente

Para qualquer negócio se manter saudável no mercado é necessário acompanhar como está o número de pessoas que utilizam o serviço oferecido. No universo dos escritórios de advocacia não é diferente: fidelizar clientes e atrair novos para a empresa faz parte de uma preocupação importante em um plano focado na gestão de qualidade.

Com a concorrência aumentando, advogados de todas as áreas precisam pensar como manter clientes fiéis aos seus serviços. Afinal, clientes satisfeitos com o atendimento, além de retornarem ao escritório sempre que precisarem, também costumam ser os melhores “porta-vozes” do seu trabalho. 

O CRM e a Automação de Relacionamento

Uma das estratégias de marketing digital de fidelização e indicações mais eficazes é a integração do CRM com a automação de relacionamento ao cliente.

A automação de relacionamento consiste no envio de mensagens programadas para os clientes do escritório.

Entendendo perfis, ações e contato do cliente com CRM, a automação de relacionamento pode oferecer resultados ainda melhores. Isso porque o CRM fornece os dados necessários para entendermos melhor quem são os clientes, suas preocupações, seus canais de comunicação (email, SMS, redes sociais), etc.

Com esse detalhamento e a automação, consegue-se uma série de vantagens de usar CRM: a fidelização de clientes, o reconhecimento do escritório e, consequentemente, um maior número indicações. Além disso, diminuem bastante os custos e quantidade de trabalho com atendimento.

Assim, a aquisição de novos e mais rentáveis clientes fica mais simples.

É possível automatizar envio de mensagens por etapas de processos, reduzindo custos de comunicação com clientes, aumentando sua satisfação e diminuindo a carga de tarefas da equipe.

O que são metodologias ágeis para a gestão de escritório de advocacia?

As metodologias ágeis correspondem a um conjunto de sistemas interconectados e interdependentes que tornam a realização de tarefas mais flexíveis e sem hierarquia com o desenho organizacional horizontal, como já dito anteriormente.

A estrutura horizontal proporciona diálogo entre o gestor e colaborador, capacitando o escritório a responder mudanças de forma mais rápida.

Ademais, a equipe sabe suas funções e tarefas. O resultado dessa metodologia corresponde a uma equipe autogerida, motivada e multidisciplinar.

Tratar a gestão de escritório de advocacia com otimização e agilidade é fundamental no contexto atual, considerando que vivemos em um mundo globalizado e tecnológico, com alterações recorrentes. Deste modo, a metodologia ágil possibilita que uma empresa seja gerenciada com fluidez.

Como transformar a sua equipe jurídica em uma organização ágil?

Existem dezenas de metodologias de produtividade e cada uma adequada para cada tipo de trabalho.

Ao adotar uma metodologia em uma equipe que não utilizada nenhuma, sempre haverá melhora. Contudo, nem sempre a primeira metodologia que se aprende é mais adequada para o negócio, o que pode fazer você perder um tempo precioso.

Evoluir do trabalho solitário, individualizado e lento para um um trabalho em equipe eficiente tem 2 requisitos:

• A equipe esteja baseada no mesmo sistema de produtividade e distribuição de tarefas;
• A comunicação seja padronizada e eficaz.

Adotar um método coletivo de distribuição de tarefas associado à comunicação padronizada é o segredo do sucesso do negócio. Nós da ADVBOX acreditamos muito no Sistema de Pontuação por Tarefas, pois reúne a eficiência do checklist, a precisão da comunicação padronizada, o sistema processualizado.

Kanban para Advogados

O conhecido Método Kanban, usado no Trello, é inadequado para advocacia.

O Kanban serve muito bem para projetos ou fluxos de trabalho curtos de menos 30 dias, como na fase de vendas, por exemplo.

Por isso o impacto inicial na advocacia é grande, mas a tendência é ser deixado de lado, exceto se alguém investir muito tempo reorganizando o Kanban todos os meses.

Mas afinal, para que serve um sistema de produtividade que demanda muito tempo para funcionar? Para nada. Afinal, sua vantagem é a visualização das tarefas em um painel organizado. Todavia, mesmo assim precisamos de algo melhor.

Práticas que devem ser eliminadas na gestão de escritório de advocacia

1. Não ter registro dos clientes e processos

Possuir o cadastro dos seus clientes atualizados é essencial. Todavia, apenas nome, telefone, endereço e email não são informações satisfatórias.

Preservar um banco de dados dentro de um software jurídico com informações completas, como os dados do processo, observações, análises, entre outros, assegura um melhor acompanhamento dos processos judiciais.

2. Não medir a produtividade da equipe

Trabalhar sem dados, às cegas, não conhecendo onde se encontram os problemas do negócio é uma prática incorreta.

Atualmente, é necessário ter e observar dados na advocacia, não utilizando o “achismo” e somente tendo dados concretos.

O gestor necessita enxergar quem são os colaboradores que estão tendo melhor ou pior rendimento, podendo agir no tempo certo e evitando prejuízos aos resultados do escritório.

Com o sistema de Business Intelligence e Pontuação por Tarefas, tudo isso é possível.

3. Falta de investimento em Marketing Jurídico

O marketing jurídico é a alma do negócio. Sendo assim, ele deve receber a devida importância e investimento, bem como ser realizado de forma interna dentro do escritório, possibilitando alcance de personas estipuladas, fazendo com que o nome do escritório chegue a qualquer lugar do mundo e, consequentemente, traga mais clientes.

Por que inovar a gestão de escritório de advocacia é importante?

Nas transformações das relações de trabalho e da economia como um todo no século XXI, se percebe uma forte necessidade de adaptação por parte da sociedade civil, das empresas e das instituições públicas a um contexto muito diferente do que antigamente.

Isso se evidencia principalmente no que diz respeito ao empreendedorismo na advocacia, da gestão de pessoas, modo de fazer negócios e inovações tecnológicas, elementos que confluem entre si para a geração de um novo ambiente de trabalho, muito mais gratificante e produtivo para todos.

Com um foco maior no relacionamento com o cliente, tais empresas procuram fornecer experiências de consumo gratificantes e inusitadas para as pessoas, sem pensar unicamente na venda de produtos e serviços a preços altos, sendo tecnologia um elemento muito presente na implementação de tais ideias.

No âmbito do empreendedorismo na advocacia, esses conceitos e mudanças estão cada vez mais presentes.

O mercado de advocacia não é uma exceção nesse contexto. A advocacia digital tem sido cada vez mais considerada por advogados e donos de escritórios nos mais variados segmentos, não só grandes escritórios.

Escritórios de pequeno porte também tem participado dessa mudança, pois a implementação de tais estratégias não precisa ser feita necessariamente com altos investimentos, sendo possível obter resultados impressionantes a médio prazo e com alto custo benefício.

Nós da ADVBOX, por exemplo, buscamos proporcionar justamente isso aos nossos clientes oferecendo um software de gestão de altíssima qualidade, com recursos exclusivos no mercado e com o melhor custo benefício.

Gestão de escritório de advocacia na Era Digital

O avanço da tecnologia ocasionou mudanças significativas no mundo jurídico.

A adoção de um software jurídico de qualidade para auxiliar a gestão de escritório de advocacia é um exemplo de como a tecnologia e otimização estão ganhando cada vez mais espaço na rotina dos profissionais do Direito.

Escritórios de advocacia que utilizam a tecnologia a favor estão reduzindo de forma considerável os processos físicos, aumentando a eficiência na gestão por meio do uso de software.

Sendo assim, processo eletrônico já é uma realidade e, por isso, adequar-se à atualidade da prestação de serviços jurídicos é o principal.

Como gerir uma equipe jurídica remota?

A modalidade home office deixou de ser uma tendência, se transformando em uma necessidade nas profissões. Com a advocacia não foi diferente.

Ela já avançava de forma eficaz, contudo, com a pandemia do Covid-19 migrar para a modalidade remota foi inevitável, trazendo desafios para gestores acostumados à advocacia artesanal, onde só a presença física faz a equipe ser produtiva.

No entanto, existem ferramentas que permitem que você leve o seu escritório literalmente “no bolso”. A advocacia é uma profissão, em sua maior parte, de produção intelectual. Ou seja, o advogado precisa produzir.

E é exatamente nesse ponto que a ADVBOX pode auxiliar estes profissionais através do Sistema de Pontuação por Tarefas, sendo perfeitamente possível levar o escritório para qualquer lugar.

Prazos, históricos processuais, documentos digitalizados, informações dos clientes, entre outros, são acessíveis de qualquer lugar e de modo que o gestor possa acompanhar relatórios de produtividade de todos os colaboradores com apenas alguns cliques.

Dessa maneira, as rotinas do escritório são previamente planejadas no sistema, possibilitando que os colaboradores saibam exatamente o que fazer e não fiquem dependendo de ordens ou e-mails para realizarem suas tarefas.

Usando a ferramenta certa e com qualidade, fica mais simples organizar as atividades e monitorar a execução por cada um da equipe, mesmo à distância.

Modernizando a gestão de escritório de advocacia com um software jurídico

No caminho das inovações, temos acompanhado o surgimento dos escritórios digitais e softwares para advogados como ferramentas indispensáveis para se destacar.

Sendo assim, um software jurídico corresponde a um sistema desenvolvido para atender e auxiliar um escritório de advocacia.

O sistema pode oferecer isso de diversas maneiras, como:

• Controladoria Jurídica Digital;
• Financeiro Automatizado;
• Integração de todos os Tribunais do Brasil;
• Pontuação por Tarefas (Sistema Taskscore);
• Business Intelligence;
• Automatizações em 5 diferentes subsistemas de gestão;
• Gestão de Parcerias (Network);
• CRM com automações do atendimento;
• Otimizações para o dia-a-dia.

Essas são algumas das funcionalidades que o software jurídico da ADVBOX possui. Todavia, para conhecer todo o impacto do nosso sistema na sua advocacia, entre em contato conosco e faça o teste para você mesmo comprovar!

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