O meio jurídico pode ser bastante conservador, resistindo às inovações com a mesma intensidade em que elas surgem.
Isso se deve muito ao fato de que a Lei é a última a mudar na sociedade. Afinal, primeiro vêm as mudanças e depois a necessidade de regulamentá-las.
Mesmo assim, advogados inovadores se empenham cotidianamente para se manterem atualizados, tanto para fornecer um serviço cada vez melhor, quanto para melhorar a gestão de escritório de advocacia e conquistar uma qualidade de vida superior, livre da sobrecarga e do estresse.
Para essas pessoas, que buscam uma nova forma de praticar a sua profissão com cada vez mais qualidade e menos tensão, listamos três hábitos que os clientes da Koetz Advocacia aboliram de seu cotidiano.
Essas e outras práticas os levaram a um crescimento e reconhecimento significativo no meio previdenciário nos últimos três anos.
Práticas que devem ser eliminadas na gestão de escritórios
1. Não ter registro dos clientes e processos – inclusive os encerrados
Ter um bom cadastro dos seus clientes ativos é fundamental. Porém, apenas nome, telefone, endereço e e-mail não são informações suficientes. Sabe por quê?
Manter um banco de dados com informações mais completas – incluindo dados do processo, observações do cliente, análises, entre outros – garante um melhor acompanhamento do processo.
Vale lembrar que o cadastro de clientes de processos encerrados é uma fonte riquíssima de informações valiosas. Esses dados lhe orientarão para estratégias de negócio e correção de problemas que enfrentou em processos anteriores.
2. Não medir a produtividade da equipe
Trabalhar às cegas, sem saber onde se encontram os problemas do seu fluxo de trabalho, também é uma prática ultrapassada.
Atualmente não cabe mais na gestão de escritório de advocacia a ideia de que é possível fazer com base no achismo e, somente, na experiência. Com certeza a experiência vale, mas ela, sozinha, não é suficiente.
Você precisa enxergar quem são as pessoas que estão trabalhando bem ou de maneira insatisfatória. Se, por exemplo, você identifica alguém que normalmente possui alta produtividade começa a apresentar problemas na execução do trabalho, é possível conversar com essa pessoa e entender onde está o problema.
A relação com a equipe melhora, gerando um daqueles ambientes de trabalho tão sonhados pelas novas gerações, retendo talentos e solucionando problemas com agilidade.
3. Não dinamizar e/ou automatizar o relacionamento com o cliente
Estar disponível apenas por telefone ou pessoalmente também precisa ser algo excluído da sua rotina.
Cada vez mais as pessoas se encontram em ambientes online. Assim, e-mail, redes sociais e aplicativos de mensagens são essenciais para o atendimento na advocacia hoje.
Basta identificar através de qual deles seus clientes preferem entrar em contato, pois nem sempre será pelo óbvio ou pelo que você mais usa.
Além disso, utilizar sistemas automáticos de notificação de audiências, por exemplo, auxilia muito na sua rotina de trabalho, despesas e segurança do seu cliente.
Ao ser informado com a frequência e agilidade que só um sistema de automação pode oferecer, seu cliente se sentirá muito mais acolhido e satisfeito com o serviço prestado.
Pense sempre de maneira ampla na gestão de escritório de advocacia. Nem sempre é suficiente ganhar uma ação, é preciso também corresponder ao que o cliente espera.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
