Só quem é advogado sabe o quanto é difícil conseguir sair de férias ou viajar. É uma profissão que exige grande responsabilidade. Além de ter que cuidar de prazos e mais prazos, estudar casos, redigir peças, ir a audiências, fazer diligências na rua atrás de documentos e provas, dar a devida atenção ao cliente e suas angústias, e etc, ainda há um escritório para gerenciar. A gestão digital do escritório pode ser uma grande aliada para resolver parte disso.
Por vezes, ainda existe uma equipe inteira para orientar e supervisionar, o que gera uma sobrecarga enorme. O menor erro de qualquer um pode causar um enorme estrago em um processo. Isso pode resultar em perda de clientes, descredibilidade do escritório e, na pior das hipóteses, uma indenização ao cliente prejudicado.
E isso tudo sem contar a parte de gestão administrativa e financeira que não pode ser deixada de lado.
Vendo tudo isso, é até difícil imaginar que seja possível que um advogado tenha tranquilidade para viajar. Seja para lazer, seja para ir a algum curso ou palestra profissionalizante.
Isso acaba causando tanto aumento do estresse quanto estagnação profissional, pois o advogado não consegue se ausentar do escritório. Portanto, é evidente que isso se trata de um problema extremamente grave. Mas o que se pode fazer para resolvê-lo?
Para resolver essa questão é preciso pensar em maneiras de gerenciar e controlar o escritório de forma remota. Felizmente, a tecnologia está aí para isso: permitir que as pessoas tenham acesso à informação, independentemente do lugar onde estejam.
E na advocacia a tecnologia tem revolucionado a forma de trabalhar e de gerenciar um escritório. Sim! É plenamente possível, nos dias de hoje, realizar uma gestão digital do escritório de advocacia!
Gestão digital do escritório é muito mais que registrar processos e digitalizar documentos.
Ao contrário do que muitos pensam, a digitalização de um escritório não se resume a digitalizar os documentos em um scanner para diminuir a quantidade de papel e arquivos. A verdadeira gestão digital do escritório trata de uma mudança (para melhor) na forma de trabalhar e estruturar todo o seu trabalho.
O primeiro passo para essa mudança é substituir a maior quantidade possível de tarefas e estruturas por soluções tecnológicas, como equipamentos, programas e plataformas adequados.
Com as soluções tecnológicas de qualidade, é possível centralizar todas as informações de clientes, processos, atendimento, documentos, produção, prazos, financeiro, e muito mais. Obtendo soluções na nuvem, ou seja, com acesso via internet sem necessidade de instalação no computador, você poderá ter acesso a essas informações de qualquer lugar.
Dependendo da solução escolhida, será possível também gerenciar o trabalho desenvolvido pela equipe, delegar tarefas, saber quem está cumprindo, se estão sendo feitas dentro do prazo ou se estão atrasadas.
Aqui na ADVBOX nós utilizamos a metodologia de gestão de RH por produtividade. Isso rompe, inclusive, com as dificuldades de gerenciamento de pessoas em fusos diferentes. Assim, o gestor do escritório não perde controle de nada!
BÔNUS: MAIS CONTROLE PRESENCIAL TAMBÉM.
Ao estar no escritório, há a ilusão de que todos que estão presentes no mesmo ambiente estão produzindo igualmente. Porém, pode haver alguém que só está lá para “cumprir horário” e não está produzindo em pé de igualdade com o restante da equipe. Isso pode prejudicar o escritório e sobrecarregar aqueles que estão, de fato, produzindo.
Num sistema com amplo controle de produção, haverão dados reais da produtividade individual de cada membro da equipe. Além de métricas e gráficos que facilitam a visualização real da produção como um todo.
Você percebeu que o que vai de fato dar controle ao gestor não é necessariamente ele estar presente no escritório? O que fará isso pelo gestor, na realidade, é ele poder ter um controle real sobre a produtividade da equipe. Saber quem está cumprindo seus compromissos e quem não está. Poder chamar a atenção de quem não está e poder recompensar aqueles que estiverem.
E esse controle real se aplica a tudo. No momento em que se tem um sistema eficiente, é fácil controlar prazos processuais, organizar a rotina de trabalho, confiar na equipe para delegar tarefas, gerir o financeiro do escritório, etc.
Se você tem vontade de ter uma gestão com mais visão clara do que ocorre no seu escritório e quer ganhar qualidade no trabalho desenvolvido pela sua equipe e ao mesmo tempo liberdade profissional, avance!
Digitalize seu escritório e aprenda a gerenciar ele de forma mais eficiente.
CEO da ADVBOX . Advogado e Professor de Pós Graduação. Especialista em Gestão Digital de Escritórios de Advocacia, equipes não presenciais, marketing jurídico digital e estratégia.
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