Software Jurídico Completo - ADVBOX
  • PONTUAÇÃO POR TAREFAS
  • GESTÃO POR DADOS
  • Controladoria Jurídica
  • Software Jurídico
  • Advocacia Digital
  • LOGIN

Melhore o atendimento do escritório pela rotina da secretária de advogado

Publicado por Alan vital em 4 de outubro de 20164 de outubro de 2016

Secretária de Advogado - Atendimento

Independente do tamanho do seu escritório, articular bem as tarefas e acertos com a pessoa responsável pelo atendimento aos clientes é fundamental para aumentar a produtividade.

Quais as tarefas da secretária de advogado?

Isso porque quando há conflito entre os estagiários ou a secretária de advogado, por exemplo, todo o sistema é prejudicado.

Problemas em agendas e documentações desorganizadas são os mais recorrentes. Por isso, vamos analisar alguns aspectos que podem ser facilmente corrigidos.

Inspire confiança

Em primeiro lugar a pessoa responsável pelo atendimento deve confiar em você. Ela precisa ter algumas certezas, como os horários que você atende, a fim de organizar a sua agenda sem vacilar.

Assim, o cliente não corre o risco de chegar no seu escritório e descobrir que você não estava disponível. Uma boa maneira é utilizar agendas compartilhadas que notificam você do seu compromisso algum tempo antes.

Outro aspecto que inspira confiança é ter, desde o início, um bom sistema de organização de horários, documentos e procedimentos.

Isso faz com que o responsável pelo atendimento do seu escritório saiba, desde o início, que a sua empresa é competente e confiável. Essa confiança no serviço prestado certamente será transmitida para os clientes.

Melhore o atendimento do escritório pela rotina da secretária de advogado ADVBOX

Para “materializar” tais valores, o uso de ferramentas integradas de gestão de equipe, processos, documentos e agendas traz excelentes resultados na hora de aumentar a produtividade.

Tire as dúvidas do responsável pelo atendimento

A pessoa que vai atender seus clientes, seja a secretária de advogado, o estagiário ou recepcionista, precisa ter segurança em relação ao seu compromisso, mas também em relação ao serviço que vocês oferecem.

Imagine o quão constrangedor é para o responsável pelo atendimento enumerar uma série de “não sei” diante das perguntas dos clientes?

Secretaria de advogado

Tirar as dúvidas ajuda a criar mais confiança em você e na equipe. A pessoa se sente segura em realizar o próprio trabalho, além de aliviar a sua rotina.

Afinal, se você ensinar à sua equipe de atendimento como processos funcionam, não precisará explicar incontáveis vezes aos clientes.

Essa independência que o atendente pode criar, é fortalecida com um acesso fácil às informações sobre os processos dos clientes.

Então manter os arquivos digitalizados em um “catálogo” de fácil acesso e com boa encontrabilidade de informações auxilia na saída de situações complexas sem depender da sua assistência, colaborando para aumentar a produtividade dentro do escritório.

Transforme sua secretária na Social Media do escritório

Assim como a Advocacia está mudando com a tecnologia, o cargo de secretária também está.

As secretárias de hoje, pelo menos as mais atualizadas e de mais alto desempenho e resultados em melhoria de atendimento, assumem a função de Social Media (porém, muitas vezes, sem saber direito quais as reais funções de um profissional responsável por gerir mídias sociais).

A comunicação com os clientes é feita com um perfil profissional do advogado do escritório ou um perfil profissional dela própria, nas redes sociais.

A comunicação especialmente pelo Whats ou Facebook Messenger é muito mais barata que pelo telefone, tanto em eficiência e tempo gasto pela pessoa com a comunicação, quanto pelo próprio custo em dinheiro
.


Dependendo da área de atuação do escritório pode ser escolhida mais uma rede social. De qualquer forma, a secretária deve assumir a comunicação com os clientes dessa forma.

O que se diz hoje é que a secretária deve fazer o papel de Social Media do escritório, mas em breve o que se dirá, é que a Social Media deve assumir as funções que antigamente eram da secretária.

Tenha formas de agendamento e comunicação bem definidas

Outro item indispensável para aumentar a produtividade da equipe é a definição de formas de agendamento e de comunicação muito bem alinhados. Isso significa ter um processo padrão para tirar dúvidas, passar recados e agendar compromissos.

Quem vai por tudo isso em prática é a secretária de advogado ou outro responsável pelo atendimento, mas quem precisa definir esse sistema é você.

Uma dica é utilizar uma forma de contato como a oficial. Pode ser e-mail, chat ou redes sociais, mas é importante concentrar tudo em apenas um lugar e tentar, na medida do possível, ter registros das conversas.

Assim, se algo errado acontecer vocês conseguem saber em qual ponto do fluxo de trabalho houve a falha de comunicação e corrigi-la, para que não aconteça novamente.

Utilize uma plataforma digital eficaz e simplificada

O nível ideal para esse teamwork dar certo seria integrar tudo em apenas um lugar. Tarefas, comunicação, agenda, documentos, enfim, tudo o que envolver a relação do advogado e do responsável pelo atendimento.

A integração melhora a encontrabilidade de informações por ambos e permite a aplicação de business intelligence, por exemplo. Além disso, reduz a troca de abas e janelas, que causam um atraso na produtividade, pois a cada troca há uma perda de alguns segundos de atenção.

Uma boa estratégia de gestão da equipe pode transformar o dia a dia do seu escritório. Gostou dessas dicas? Então fique ligado no nosso blog para saber mais!

Melhore o atendimento do escritório pela rotina da secretária de advogado ADVBOX
Melhore o atendimento do escritório pela rotina da secretária de advogado ADVBOX
Alan vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

Relacionado

Categorias: Gestão de Equipes e LiderançaPontuação por Tarefas - Taskscore

Alan vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

  • Capital de Giro e CCC (Ciclo de Conversão de Caixa) na Advocacia
  • Armadilhas do Financeiro na Advocacia
  • Gestão estratégica de escritório de advocacia: como ter um crescimento sustentável
  • Advocacia e tecnologia: a verdadeira revolução do meio jurídico
  • Faça Caixa do Escritório de Advocacia

Posts relacionados

Taskscore: Alta produtividade na advocacia

Alta produtividade na advocacia

Sistema Taskscore, uma metodologia de gestão de equipes baseada em produtividade (pontuação por tarefas), perfeita para advocacia.

Gestão de escritório de advocacia

Gestão de escritório de advocacia: dicas para ter uma equipe de alta produtividade

Estar à frente da gestão de escritório de advocacia requer dos profissionais uma constante atualização para manter a empresa competitiva no mercado.  Cada vez mais é exigido das organizações – e isso inclui escritórios de Leia mais…

Gerenciamento remoto na advocacia: como líderes podem se beneficiar e acompanhar equipes a distância ADVBOX

Gerenciamento remoto na advocacia: como líderes podem se beneficiar e acompanhar equipes a distância

A carreira de advogados tem se transformado muito nos últimos anos e as possibilidades de gerenciamento remoto na advocacia se tornaram uma opção interessante.  A pandemia de Coronavírus acelerou uma verdadeira transformação digital em todos Leia mais…

SOFTWARE JURÍDICO

 

 

 

Com o software jurídico ADVBOX você agiliza processos com máxima segurança no seu escritório ou home office

Square Corporate Center
Bairro: Saco Grande CEP:88032-005
Rod. SC-401 – José Carlos Daux, nº 5500 Torre LAGOA A, Sala 226

relacionamento@advbox.com.br

Siga-nos
  • Facebook
  • Twitter
  • Instagram
  • LinkedIn
  • YouTube
Software ADVBOX
  • Software Jurídico
  • Teste 5 dias o Software Jurídico ADVBOX
  • Fale com nossos consultores
  • Conheça nossos cases
  • Planos e Preços
  • Central de ajuda
  • Blog Jurídico
  • Login
Categorias de Conteúdos
  • Pontuação por Tarefas – Taskscore
  • Gestão de Equipes e Liderança
  • Fechamento de Contratos
  • Tecnologia e Advocacia
  • Controladoria jurídica
  • Business Intelligence e Financeiro
  • Financeiro Operacional
  • Eventos

  • CRM para Advocacia
  • GESTÃO EQUIPES HOME OFFICE
  • AUTOMAÇÃO NO ATENDIMENTO
  • SOFTWARE PARA MONTAR PARCERIAS E FILIAIS
ADVBOX - SOFTWARE JURÍDICO
[Ebook Gratuito]
[Ebook Gratuito]