A integração mais aguardada por todo advogado inovador já está disponível: o CRM da ADVBOX.
No dia 19 de agosto de 2022, a ADVBOX lançou a nova funcionalidade para clientes ELITE: o aplicativo CRM. Agora a visualização dos contatos do setor comercial e de toda jornada do seu cliente será muito mais fácil e segura.
Assim, a ADVBOX realizou diversos testes e pesquisas que mostraram uma significativa melhoria na operação e gestão dos escritórios após a utilização do CRM. Por esse motivo, estamos muito felizes em entregar a ADVBOX perfeita para seu escritório!
O que é CRM?
CRM (Customer Relationship Management) ou Gestão de Relacionamento com o Cliente é um sistema que permite registrar e organizar todos os pontos de contato entre os clientes e processos, bem como os advogados do escritório.
Painel do CRM
A ADVBOX classifica o painel do CRM em Fases Processuais, as quais envolvem a execução do fluxo de trabalho que envolve a movimentação de um processo.
Ao todo existem 9 Fases Processuais:
Marketing: Cria processos de marketing e organiza as tarefas para estes processos, além de servir para organizar as demandas internas do escritório.
Negociação: Fase do processo na qual o escritório inicia a relação com o futuro cliente (lead) e começa o processo de análise do caso para ver se o mesmo possui fundamento. É o momento ideal para realizar o registro no CRM e administração de clientes em processo de fechamento de contratos.
Consultoria: Serviços e consultoria são trabalhos jurídicos especializados que eventualmente não ingressam na via judicial ou administrativa, tais como elaboração e interpretação de contratos ou planejamento jurídico de pessoas físicas e jurídicas.
Administrativo: Fase na qual o processo corre nos órgãos administrativos do serviço público (Delegacias, INSS, Cartórios, Tabelionatos, INCRA, INMETRO, IBAMA, etc.).
Judicial: Trata de tudo que envolve a fase instrutória e pré-instrutória, desde antes da elaboração da petição inicial até a sentença.
Recursal: Onde são realizadas as atividades referentes aos recursos que serão realizados nos processos até que cheguem aos tribunais superiores.
Execução: Fase após o trânsito em julgado na qual ocorre a liquidação de sentença e a execução da decisão final, bem como as últimas cobranças realizadas pelo escritório.
Financeiro: Organização das funções internas do escritório, como admissão de pessoal, pagamentos e cobranças pendentes.
Arquivamento: Registro de todos os processos finalizados/arquivados.
Contadores
Na ADVBOX, o CRM conta com contadores de processos, facilitando a organização na rotina dos advogados do escritório.
Assim, existem 4 contadores, são eles:
Processos: Neste contador é exibida a quantidade de processos registrados na fase selecionada.
Novos processos recebidos: Neste contador é exibida a quantidade de novos processos cadastrados ou migrados para a fase selecionada no mês atual.
Estagnado: Neste contador é exibida a quantidade de processos sem registro de movimentação em um período pré-determinado .
Previsão de honorários: Previsão de honorários advocatícios a serem recebidos.
Quadro e Pipeline
O Quadro do CRM representa o local onde são mantidas todas as informações necessárias para uma visualização de forma clara e rápida todas as Fases e Etapas do fluxo de atendimento.
Sendo assim, o Quadro é o lugar ideal para organizar de forma colaborativa todas as tarefas.
O Pipeline também pode ser definido como um “mapa” de todas as etapas que compreendem o ciclo de vendas do escritório.
Essa metodologia é útil para se obter uma visualização mais clara do trabalho realizado, limitar o que está em andamento e maximizar a eficiência da produção do escritório, permitindo um processo de melhoria constante no fluxo e qualidade do trabalho.
Ademais, todo esse fluxo está integrado ao Business Intelligence (B. I.) e, por esse motivo, toda vez que um processo sai da Fase de Negociação para uma das fases seguintes é cadastrado automaticamente a sua data de fechamento para fins de geração de dados.
Cards
Os cards são processos cadastrados no sistema e que podem ser visualizados por toda equipe do escritório ou então filtrados por advogado/colaborador. Além disso, é possível tanto realizar a movimentação em massa quanto individualmente.
Assim, ao clicar no card são exibidas todas as informações do processo. Os processos com atividades atrasadas são identificados por uma seta vermelha e os processos com tarefas futuras cadastradas identificados por uma seta verde.
Etapa
De acordo com a movimentação dos processos ou atendimentos também é possível realizar a atualização das Etapas ao entrar no processo e fazer a alteração na própria capa processual, ou então segurando o card e arrastando para a Etapa seguinte, de forma simples.
Fases
Já com relação às Fases, elas podem ser alteradas entrando no processo e alterando a capa processual, assim como segurando o card e arrastando na parte de baixo para a Fase seguinte.
Confirmando um card
Ademais, ao soltar o card na nova Fase ou Etapa, será exibida a tela para confirmar a alteração dos dados com a opção de selecionar o envio de notificação por SMS/email ao cliente sobre a movimentação do respectivo processo.
Etapas
As Etapas no CRM são os passos dados durante o acompanhamento dos atendimentos ou dos processos.
Sendo assim, elas são determinadas nas Fases Processuais e utilizadas para facilitar a transmissão de informação aos clientes e a organização do seu trabalho.
Por exemplo:
- Etapa: Judicial;
- Fases: Elaboração de Inicial / Aguardando despacho / Elaboração de réplica.
As Etapas podem ser usadas para criar um fluxo de trabalho em que os processos sejam movidos a cada etapa do atendimento ou do processo. Não há limite no número de listas que é possível adicionar às Etapas e podem ser organizadas de acordo com a gestão do escritório.
Processos Estagnados
Um processo ou atendimento Estagnado é aquele em que decorre um determinado período sem nenhuma movimentação. Quando uma nova Etapa é criada é possível determinar quando um processo ou atendimento será considerado Estagnado.
Por exemplo: você pode considerar que um atendimento que fica por 7 dias sem nenhuma atualização referente a decisão do cliente será definido como Estagnado.
Dessa forma, estes processos podem ser facilmente identificados com a utilização do filtro no momento de exibi-los, o que facilita as tomada de decisão do escritório e permite que novas movimentações ocorram. Além disso, a rápida identificação dos processos Estagnados auxilia na negociação de contratos e influencia diretamente no andamento dos processos administrativos e judiciais.
CRM e Business Intelligence
Na ADVBOX, O CRM é totalmente integrados com o Business Intelligence (B. I.).
Sendo assim, é possível acompanhar todas as métricas de produtividade, estoque, prospecção, tempo, honorários, custos, safra e qualidades dos clientes e processos, dados imprescindíveis para auxiliar na tomada de decisões e no acompanhamento do escritório.
Quais as vantagens do CRM?
Mas agora que você já entendeu detalhadamente como o CRM funciona na ADVBOX, nós vamos te explicar as vantagens adquiridas e os motivos pelos quais seu escritório deve ter um.
Assim, investir em um CRM é o segredo para manter uma relação duradoura com seus clientes.
Ou seja, para saber se o investimento valeu a pena é importante verificar os resultados, para isso, considere números de marketing e as conversões em vendas, por exemplo.
Acompanhar se o seu público e seus clientes tem correspondido aos esforços do escritório em manter o relacionamento é fundamental. Com base nisso, podemos podemos listar abaixo algumas das vantagens do CRM:
- Informações centralizadas e organizadas;
- Conhecimento aprofundado dos clientes;
- Melhor aproveitamento do tempo diário;
- Aumento da satisfação do cliente;
- Novas oportunidades de negócios.
Investimento
Ficou curioso?
Então saiba que clientes do plano ELITE não serão cobrados durante o mês de agosto. A partir de 01 de setembro de 2022 será acrescido o simbólico valor de R$50,00 na mensalidade.
Para não clientes ADVBOX, o produto CRM será comercializado pelo valor de R$250,00.
Sendo assim, para maiores informações procure seu CS consultor de sucesso.
