Manter uma empresa competitiva no mercado, com visão de futuro e organização está completamente atrelada a ter objetivos e metas claras.
Na área do Direito não é diferente. Contar com um planejamento estratégico na advocacia é um passo decisivo para que a organização se mantenha em harmonia e alinhada com o que se deseja ser alcançado.
Um bom planejamento estratégico na advocacia leva em consideração objetivos a curto, médio e longo prazos. Esse plano deve ser documentado, revisado constantemente e compartilhado com todas as pessoas que fazem parte da equipe. Afinal, se quem está no escritório desconhece as metas que precisam ser alcançadas, a sinergia para essas conquistas pode ficar prejudicada.
Se o seu escritório conta com uma equipe de controladoria jurídica, você pode contar com esse time para iniciar o planejamento com base no que diretores e líderes definiram como essencial.
No entanto, lembre-se que não é estritamente necessário ter esse time para iniciar essa organização. Reúna as lideranças e comece agora mesmo o planejamento estratégico da empresa.
Continue acompanhando esse texto para descobrir dicas práticas de como criar essa documentação e ter uma visão ainda mais completa sobre os objetivos do escritório.
Quais são os componentes do diagnóstico no planejamento estratégico na advocacia?
Para começar o planejamento estratégico na advocacia é fundamental saber onde a empresa quer chegar. Vamos imaginar as seguintes metas que podem ser um exemplo para a sua realidade:
- Aumentar em 20% o número de clientes do escritório em 6 meses;
- Começar a atender em uma nova área do Direito.
Em cada um dos casos citados acima você precisa entender quais caminhos devem ser percorridos para se chegar aos objetivos. Para aumentar clientes, por exemplo, é importante ter clareza se:
- Será necessário contratar mais equipe para dar conta da quantidade de novos clientes? Se sim, quais os perfis de profissionais que deverão ser chamados?
- Conheço o perfil dos clientes que já estão no escritório e sei por onde começar a procurar novos?
- Tenho um plano de estratégias de divulgação dos serviços do escritório?
- O escritório conta com tecnologia para automatizar parte do contato e organização desses novos clientes?
Essas são apenas algumas perguntas que você e sua equipe devem fazer no momento de iniciar um planejamento estratégico na advocacia. O mesmo valeria para o segundo exemplo que trouxemos, para a meta de iniciar o atendimento em uma nova área do Direito.
- Tenho equipe com expertise para atender nessa nova área? Tenho conhecimentos sobre essa área?
- Existe demanda para essa área do Direito na região onde o escritório está localizado?
Fazer perguntas e tentar dividir ao máximo as tarefas que vão surgir para cada objetivo incluído no planejamento estratégico na advocacia vai ajudar a ter uma visão completa sobre o que deve ser feito e quanto tempo é necessário para a conclusão.
Por isso, aqui entra a nossa primeira dica desse post sobre como colocar em prática a documentação do planejamento estratégico.
#1 – Faça uma análise SWOT
As técnicas de análise SWOT são muito conhecidas na administração de empresas e podem ser muito bem aplicadas na hora de um planejamento estratégico na advocacia.
Essa metodologia tem como objetivo levantar aspectos internos e externos a respeito da empresa com foco em alcançar as metas e diferenciar-se de concorrentes.
A siga quer dizer:
- Strengths (Forças);
- Weaknesses (Fraquezas);
- Opportunities (Oportunidades);
- Threats (Ameaças).
Reúna em um espaço – pode ser de maneira virtual ou presencial, utilizando posts-its e um grande quadro – os quatro elementos de análise que citamos acima.
Separe por quadrantes e inclua informações que você considera relevantes para descobrir quais são as forças da sua empresa, quais as fraquezas, as oportunidades e as ameaças.
Você pode ler mais sobre cada um dos itens do quadrante da análise SWOT nesse post da ADVBOX.
Lembre-se que o momento de preencher os quadrantes deve trazer a realidade do mercado e estar completamente conectado ao que se espera da empresa. Não é hora de “deixar para depois” o olhar para ameaças ou fraquezas que podem colocar o planejamento em risco.
O que faz um advogado estratégico?
Nós já vamos continuar com as dicas para o planejamento estratégico na advocacia. Mas, agora que você já compreendeu como iniciar a organização do planejamento com a utilização das técnicas SWOT, vamos para as próximas 4 dicas práticas que vão auxiliar o escritório a cumprir o que está documentado no plano.
Essas dicas vão auxiliar tanto lideranças quanto advogados para que se tornem muito mais estratégicos e eficientes no cumprimento do plano.
#2 Divida as tarefas e estabeleça marcos e indicadores de sucesso
Assim que a análise SWOT e a documentação do planejamento estratégico estiverem prontas, chega a hora de dividir as tarefas e estabelecer indicadores que representarão o sucesso para alcançar as metas. Nessa hora é importante fazer uma divisão entre o time com um olhar para a produtividade.
Metodologias como o Taskscore, da ADVBOX, são decisivas para essa etapa do planejamento estratégico na advocacia. Afinal, o software foi criado pensando no mercado jurídico e suas particularidades.
Escritórios que contam com a ferramenta fazem uma divisão de tarefas com base num sistema de pontuação que é muito mais efetivo do que um controle de horas trabalhadas, por exemplo.
Os advogados são estimulados a cumprir suas tarefas com a vantagem de acumular pontos que são transformados em benefícios estipulados pelo escritório.
Além disso, lideranças podem acompanhar em tempo real o cumprimento das tarefas e seus indicadores, sem precisar cobrar individualmente cada membro do time. Você pode testar a metodologia por 7 dias gratuitamente.
#3 Acompanhe os resultados
Criar o planejamento estratégico na advocacia e deixá-lo parado em um arquivo no computador não vai auxiliar no cumprimento dos objetivos. Estabeleça ritos mensais ou até quinzenais de acompanhamento das metas para ter uma visão clara do quanto falta para alcançar cada etapa do processo.
Essas reuniões devem ser práticas e com olhar focado na entrega das tarefas que estão associadas a cada item do planejamento. É nesse momento que devem ser criados novos planos para remoção de barreiras ou um replanejamento quando for necessário.
#4 Determine os responsáveis
Ao fazer a divisão de tarefas do planejamento estratégico, as lideranças devem determinar quais serão as pessoas responsáveis por acompanhar e executar o trabalho. Deixar ações sem alguém com um olhar atento à realização pode acabar em atrasos e o não cumprimento atividades.
Essa organização pode ser feita diretamente no seu software jurídico, como explicamos na dica 2 deste conteúdo.
#5 Tome decisões orientadas a dados (Business Intelligence)
Um advogado estratégico precisa, de maneira geral, tomar suas decisões a partir da orientação de dados. Afinal, quando se tem informações corretas, abre-se um universo de possibilidades para os advogados enxergarem como está o andamento dos processos e de todas as estratégias do escritório.
Com inteligência de dados (ou business intelligence), abre-se um verdadeiro oceano azul para que os profissionais da advocacia possam trabalhar e tomar decisões bem fundamentadas.
Utilizando uma ferramenta de business intelligence no seu escritório de advocacia você leva a operação estratégica da sua empresa para outro patamar.
Isso porque todos os dados estão reunidos em um mesmo ambiente o que facilita, por exemplo, em um período de retrospectiva ou de planejamento de novas estratégias.
Imagine que você está organizando uma próxima etapa de crescimento do escritório ou o começo do novo ano. Você consegue responder a essas perguntas para tomar decisões estratégicas?
- Quais os tipos de processos são mais lucrativos para o escritório? Qual a sua margem de lucro com cada um deles atualmente?
- Quais são os investimentos e as principais despesas do escritório?
- Qual o perfil de clientes que você precisa ter?
- Como está a produtividade da sua equipe?
Essas quatro perguntas te pareceram difíceis de responder? Pois saiba que, se você tem uma operação que realiza a análise e o cuidado dos dados, fica muito mais fácil conhecer cada um desses pontos e ser estratégico na hora de tomar as decisões e fazer planejamentos importantes para o escritório.
Para ficar mais fácil, vamos com um exemplo prático: qual o custo médio do tipo de ação mais importante do seu escritório? Você tem clareza sobre esse dado?
Se um inventário extrajudicial consensual leva um mês para ser resolvido e um inventário judicial com litígio demora dez anos, faria sentido que o escritório cobre o mesmo valor pelos dois?
Muitos advogados acabam cobrando preços parecidos e, com isso, colocam em risco a sua margem de lucro porque não levam em conta que um processo muito mais demorado terá custos maiores e exigirá muito mais tempo da equipe (lembra quando falamos sobre produtividade e gestão de tempo? Essa situação também se encaixa por aqui).
É nesse momento que entra o Business Intelligence na advocacia. Com esse recurso fica muito mais fácil para um advogado estratégico calcular todos os dados que envolvem os processos e tomar decisões com base em um histórico seguro e com informações que se atualizam em tempo real.
No painel de Business Intelligence da ADVBOX, por exemplo, toda a gestão do escritório está concentrada em um painel que apresenta os dados de custo mensal do processo, fazendo uma análise detalhada sobre o que é custo de pessoas, de produção e execução.
Como dito anteriormente, um verdadeiro oceano azul de informações para você navegar e ser muito mais assertivo.
No exemplo acima você pode perceber como o software da ADVBOX consegue segmentar as informações por área do Direito, o que torna muito mais fácil visualizar os custos por grupos de ações e entender quais delas valem mais a pena para o escritório.
Dica Bônus da ADVBOX: Conte com a ajuda da tecnologia
Agora que você já repassou as cinco principais dicas, vamos completar essa série com um bônus da ADVBOX para você fazer o planejamento estratégico na advocacia com um conselho importante: inclua a tecnologia.
Contar com uma ferramenta é decisivo nesse momento, afinal, toda a organização, divisão de tarefas e, até mesmo, o acompanhamento de clientes e prospecção de novos é facilitado com o uso de um software jurídico.
Escritórios de advocacia que contam com a ADVBOX tem vantagens como:
- Organização dos cadastros dos clientes o que auxilia a manter as pessoas que já estão no escritório e identificar perfis de novos clientes;
- Tempo real no acompanhamento de metas de crescimento e objetivos do escritório;
- Automação de processos como no caso do contato com clientes;
- Identificação de oportunidades de melhorias de maneira eficiente.
Não espere mais para ter um software jurídico que atenderá todos os requisitos do planejamento estratégico do seu escritório. Faça um teste gratuito de 7 dias da ADVBOX e confira na prática as vantagens.
