A importância do planejamento e da gestão estratégica de escritórios de advocacia
Gestão na advocacia

Como aumentar a produtividade da equipe?

Aumentar a produtividade da equipe é um dos maiores desafios dos escritórios de advocacia. Isso porque ela é fundamental para os resultados e, muitas vezes, os colaboradores não realizam sua função com precisão. 

Dessa forma, é preciso entender que o escritório é constituído por pessoas. Logo, a motivação é uma das principais estratégias para melhorar o desempenho do seu time. E, assim, fazer a empresa destacar no mercado. 

A seguir, você saberá o que fazer para aumentar a produtividade da equipe, o que deixa os colaboradores produtivos e as ferramentas para aumentar a produtividade do time. Continue a leitura e saiba mais informações! 

O que é aumentar a produtividade no trabalho?

A produtividade no trabalho consiste na relação entre a quantidade de serviço produzido e o tempo e recursos necessários para a realização das atividades. Assim, é capaz de executar mais em menos tempo, sem perder a qualidade. 

Nesse sentido, é importante destacar que a produtividade deixa o escritório mais eficiente e a rotina de produção se torna mais otimizada. As companhias apresentam alto nível de produtividade e entregam os serviços aos clientes de forma mais rápida e com custos reduzidos. 

Desse modo, é possível perceber que a produtividade está ligada diretamente com a rentabilidade da companhia. Pensando em contribuir para o seu escritório e para a rotina dos dos colaboradores, a ADVBOX conta com um eficiente sistema de pontuação.

A ferramenta permite que o trabalho remoto aconteça de forma otimizada e sem maiores contratempos de produtividade. O software gerencia todas as tarefas realizadas pelos colaboradores e, assim, você consegue ter em mão como está sendo a realização de todas as atividades.

O que fazer para melhorar o desempenho da equipe? 

Há diversas estratégias para motivar os colaboradores e ajudá-los a ser mais produtivos durante o trabalho remoto. Ao adotar boas ações, os profissionais atuam de maneira mais promissora e os prazos são cumpridos. Logo, os clientes se sentem satisfeitos e o seu escritório se destaca da concorrência. Confira, a seguir, o que pode ser feito! 

  • Realize planejamento com base em dados;
  • Padronize os processos;
  • Invista no conhecimento.

1. Realize planejamento com base em dados 

Ter dados sobre o seu escritório é fundamental. Pois, com eles você consegue encontrar possíveis falhas, problemas e gargalos que tenham ajudado na baixa produtividade dos colaboradores. E, dessa forma, criar em um planejamento eficiente para sua organização. 

Nesse sentido, analise o funcionamento, os gastos e os resultados de cada funcionário. Assim, você terá subsídios suficientes para ter boas estratégias. Seja para lidar com situações do dia a dia ou em situações mais adversas. 

Desse modo, o investimento em ferramentas tecnológicas consiste em uma boa alternativa para melhorar o desempenho. Afinal, um eficiente software permite que a sua equipe dedique de forma mais eficiente às atividades do negócio. O sistema da ADVBOX realiza as análises de forma automática. 

2. Padronize os processos 

Realizar uma boa gestão dos processos dentro do escritório é primordial e faz toda a diferença, visto que ajuda no aperfeiçoamento de todas as atividades internas dentro do escritório. 

A padronização dos processos é fundamental para as atividades administrativas de um escritório, pois ajuda a economizar tempo e dinheiro. Sendo assim, não é preciso destinar tempo para as atividades que fogem da rotina e que não contribuem para a execução das atividades. 

3. Invista no conhecimento 

Para manter um time motivado, é fundamental investir em capacitação. Através dela, os colaboradores aprimoram seu conhecimento e aumentam a eficiência nas atividades desempenhadas. 

É necessário ressaltar que você pode realizar treinamentos gerais, ou seja, que abordam assuntos diversos, mas que são importantes para o escritório. Ou, então, abordar assuntos mais pontuais, com o intuito de suprir uma necessidade ou de resolver uma fala de setores mais específicos. 

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O que afeta a produtividade?

Depois de saber como aumentar a produtividade da equipe, é fundamental compreender os impactos negativos de não levar o assunto a sério. Veja o que acontece quando o time não atua de forma produtiva! 

  • Falta de organização;
  • Dificuldade para priorizar tarefas;
  • Ausência de apoio tecnológico.

1. Falta de organização 

A desestruturação de um escritório de advocacia pode afetar o seu desempenho no mercado e na conquista de novos clientes. Isso acontece porque quando a equipe não sabe o que deve ser feito, existem muitos ruídos e retrabalhos. 

2. Dificuldade para priorizar tarefas 

A produtividade é afetada diretamente por um planejamento estratégico, sendo que ele precisa ser feito antes da execução. Logo, é essencial priorizar as tarefas que precisam ser feitas com urgência e qual a ordem que devem ser realizadas. 

Quando não existe essa preocupação dentro do escritório, pode existir uma falsa sensação de produtividade, mascaradas por muitas tarefas sendo feitas e finalizadas em pouco tempo. Contudo, ao revisá-las percebe-se que muitas obrigações importantes ficaram para trás. 

3. Ausência de apoio tecnológico 

A tecnologia é essencial para garantir a produtividade nas empresas. Grande parte da ineficiência está relacionada à realização de controles manuais e mecânicos que consomem tempo e recurso do escritório. 

Nesse sentido, é válido destacar a necessidade de sua companhia contar com o software de pontuação de tarefa da ADVBOX, pois é possível ter um maior controle das tarefas e deixar a produção mais viável. 

Quais os indicadores de produtividade?

Diversos indicadores podem ajudar a medir a produtividade do escritório. Dessa forma, ao conhecê-los é possível mensurar os resultados do seu escritório. Logo, é válido estabelecer indicadores individuais e coletivos. Veja quais são eles! 

  • Indicadores pessoais: indicador subjetivo e depende dos objetivos que são traçados, desde o caminho que você quer até as realizações. Ele serve para que o colaborador foque da direção certa; 
  • Lucratividade: é o indicador que determina a relação entre o preço cobrado e o custo para realizar o trabalho. Sendo que quanto maior ele for, mais eficiente estará sendo a rotina do seu escritório; 
  • Horas por projeto: indicador responsável por estabelecer o tempo que os profissionais demoram para realizar cada atividade; 
  • Colaboradores por projeto: é o indicador responsável o avaliar o tamanho de equipe necessária para fazer cada projeto; 
  • Nível de qualidade: é preciso que esse indicador seja avaliado com a lucratividade para que seja encontrado um balanço qualitativo e quantitativo no escritório. 

Nesse panorama, a definição de indicadores ajudam a entender a produtividade do escritório e a criar estratégias para garantir um time produtivo e empenhado nas atividades. Logo, mesmo de forma remota, é possível trabalhar de forma otimizada e da melhor forma possível. 

Qual ferramenta de produtividade? 

Se o seu escritório estiver passando por dificuldade por causa do trabalho remoto, o sistema de pontuação por tarefas da ADVBOX é um grande aliado, o chamado Taskcore

Além disso, é preciso ressaltar que a ferramenta surgiu em escritórios de advocacia brasileiro que, para gerenciarem a produtividade, tiraram o foco do controle de horários e passaram a pagar com base nas petições realizadas ou por tarefa prática. 

Funcionamento do sistema de pontuação 

Para conseguir usufruir dos benefícios proporcionados pelo sistema, é preciso entender a respeito do funcionamento. Sendo que cada setor do escritório faz a sua lista de tarefas. Em torno de 30 e 50 tarefas para cada setor. Essas tarefas recebem uma pontuação de 1 a 300 pontos, valorizando a complexidade e o tempo necessário para a sua realização . 

Assim, a medida que cada colaborador cumpre as suas as suas tarefas, o gestor consegue visualizar a sua proatividade em tempo real. O sistema é capaz de melhorar o desempenho da equipe tanto no ambiente remoto quanto no presencial e de garantir uma comunicação ágil.

Portanto, o sistema da ADVBOX de pontuação por tarefas é capaz de melhorar em até 30% a produtividade da sua empresa. Dessa forma, com ele é possível aumentar a produtividade de forma considerável e conseguir se destacar na concorrência, pois uma equipe engajada faz total diferença. 

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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