A rotina em um escritório de advocacia é dinâmica e muito agitada. Por isso, é importante investir no back office no escritório de advocacia, visando garantir o bom funcionamento da prestação de serviços jurídicos.
São tarefas variadas, e que demandam habilidades multitarefas, organização, conhecimento jurídico e capacidade de lidar com prazos e pressões.
Por isso, a eficiência e o comprometimento na realização dessas atividades são essenciais para o bom funcionamento do escritório e a satisfação dos clientes.
Nesse sentido, o back office em escritórios de advocacia têm funções específicas que são adaptadas às necessidades do setor jurídico.
Muitos dos princípios gerais do back office se aplicam a escritórios de advocacia, como o gerenciamento de dados, processamento de transações, contabilidade e compras.
Neste artigo vamos falar sobre o backoffice e explorar as formas como ele funciona em escritórios de advocacia.
O que faz o setor Back office?
Antes de entendermos as formas como o back office funciona na advocacia, é preciso entender como ele funciona como um todo.
Em um escritório, o termo “back office” consiste em uma série de funções administrativas e de suporte que ocorrem nos bastidores de uma empresa.
Ou seja, é o setor que lida com tarefas internas e operacionais, muitas vezes fora do alcance direto dos clientes ou do público em geral.
Em outras palavras, o back office é uma estrutura interna da empresa que garante o bom funcionamento das operações.
Ele é responsável por atividades como o gerenciamento de dados e de estoque, folhas de pagamento, contabilidade, compras, suporte técnico e demais atividades administrativas.
Além disso, o papel do back office é essencial para o bom funcionamento do front office – parte da empresa que interage diretamente com os clientes e uma boa gestão das atividades internas.
Quais são as áreas do back office?
As áreas do back office podem variar dependendo do tipo e porte do escritório, mas geralmente englobam algumas das seguintes áreas.
1. Administração e Gestão
Responsável pelo gerenciamento geral do escritório, incluindo atividades como recursos humanos, gerenciamento de projetos, planejamento estratégico e gestão de qualidade.
2. Financeiro e Contabilidade
Aqui, inclui atividades como contabilidade, controle financeiro, elaboração de orçamentos, gestão de fluxo de caixa, faturamento e cobrança de honorários, gestão de contas a pagar e a receber e relatórios financeiros.
3. Back office no escritório de advocacia com Controladoria jurídica
Esta área é específica de escritórios de advocacia e é responsável pelo gerenciamento dos processos internos do escritório, incluindo atividades como padronização de procedimentos, gestão de documentos e prazos e gestão do relacionamento com os clientes.
4. Recursos humanos
Essa área é responsável por atividades como recrutamento e seleção, treinamento e desenvolvimento, gestão de desempenho e gestão de benefícios e remuneração, bem como relações trabalhistas.
5. Tecnologia da Informação
Aqui, o back office é responsável pela gestão da infraestrutura tecnológica do escritório.
Ele garante o gerenciamento de sistemas e redes, suporte técnico, segurança da informação, gestão de software e hardware, desenvolvimento de sistemas internos e gestão de projetos de TI.
6. Secretaria e Apoio Administrativo
Por fim, mas não menos importante, essa área cuida do suporte administrativo geral do escritório.
É feito o gerenciamento de atividades como atendimento telefônico, agendamento de compromissos, atendimento a clientes, gestão de arquivos e documentos e apoio às atividades diárias dos colaboradores.
Qual a importância do back office no escritório de advocacia?
É importante ressaltar que a estrutura e as áreas do back office podem variar de acordo com o tamanho e a complexidade do escritório, dependendo se sua organização interna.
Embora os advogados sejam responsáveis pelas atividades juridicas e atendimento direto aos clientes, o back office é responsável por fornecer o suporte necessário para que eles possam se concentrar em suas principais atividades.
Uma das principais razões pela importância do back office em um escritório de advocacia é o gerenciamento eficiente das atividades administrativas.
Um exemplo é uma administração financeira correta, que envolve a elaboração de orçamentos, controlar as despesas e fazer a gestão dos pagamentos garantindo a saúde financeira do escritório.
Além disso, é responsável pelo gerenciamento dos processos internos do escritório, como a gestão de documentos e arquivos, agendamento de reuniões, organização de agendas, controle de prazos, dentre outros.
Isso permite com que os advogados foquem em suas atividades jurídicas sem se preocupar com o administrativo.
O back office também tem um papel muito importante nos recursos humanos. Ele garante a gestão de benefícios, treinamento e avaliação de desempenho, por exemplo. Isso contribui para a criação de um ambiente de trabalho saudável e produtivo.
Em resumo, o back office é fundamental em um escritório de advocacia. Ele é responsável por fornecer o suporte necessário para a gestão administrativa da equipe, garantindo um bom funcionamento do escritório como um todo.
Por fim. Quando se trata de back office, a controladoria digital é um elemento essencial. Ele é responsável por implementar, atualizar e gerenciar essas ferramentas. Falaremos mais sobre ela abaixo:
Controladoria Jurídica Digital
A controladoria jurídica digital é uma abordagem inovadora para a gestão dos processos internos de um escritório de advocacia. Ela utiliza ferramentas tecnológicas para otimizar tarefas relacionadas à gestão administrativa e operacional do escritório.
Dessa forma, garante que a realização dos processos administrativos de maneira eficiente. Desse modo, o fluxo de trabalho é otimizado, melhorando a qualidade do serviço oferecido e o bom funcionamento das rotinas da empresa.
Ou seja, uma controladoria jurídica digital bem projetada pode ajudar a monitorar a gestão jurídica e realizar análises aprofundadas de suas finanças.
Isso ajuda a identificar oportunidades de economia, bem como detectar possíveis problemas antes que eles causem danos maiores.
Além disso, a controladoria jurídica também ajuda a evitar fraudes e a verificar as transações, ajudando a garantir a segurança dos dados do escritório e dos clientes.
Quais são as funcionalidades da Controladoria Jurídica?
Dentre as principais funcionalidades da controladoria jurídica, é possível citar: o controle de prazos judiciais, a análise ágil e eficiente de dados, gestão financeira, avaliação do desempenho da equipe, dentre outras.
Dessa forma, é possível perceber que a Controladoria Jurídica, quando atrelada a um software jurídico. Por meio dele é possível que o responsável pelo controle realize uma administração completa do escritório.
Mesmo que a ferramenta seja avançada, a utilização dela pode ser mais eficiente quando há um profissional qualificado realizando o manuseio e o seu suporte técnico.
O software, além de auxiliar o escritório a crescer, melhora o trabalho da controladoria que o utiliza para aprimorar a eficiência do trabalho e os resultados da empresa.
Qual a importância da Controladoria Jurídica?
Em resumo, a Controladoria Jurídica é um guia do escritório. Seu papel é prevenir riscos e problemas, além de seu papel fundamental na otimização de tempo e no trabalho da equipe.
Ao realizar a gestão da empresa, é possível verificar as falhas e os erros em processos e atividades que podem ser nocivas e trazer prejuízos futuros.
Qual a metodologia da Controladoria Jurídica?
O Objetivo da Controladoria Jurídica digital é realizar o controle de qualidade do trabalho, com foco na gestão guiada por dados.
1. Os escopos da Controladoria Jurídica digital são:
- Gestão de Dados e Informações;
- Operação de retaguarda com excelência (Back office);
- Estrutura e estratégia para uma gestão baseada em dados.
2. Para realização desses objetivos, são formalizados os seguintes papéis funcionais:
- Administrador do software;
- Suporte operacional responsável pelas intimações e controle de prazos;
- Analista de dados e resultados;
- Controle de qualidade.
Os objetivos mais comuns que levam os escritórios de advocacia a implementarem a controladoria jurídica são o crescimento no estoque de processos e a necessidade de um controle mais simples e automatizado das atividades.
Dessa forma, necessitam de um sistema que ratifique em tempo real as funções de todos os colaboradores. Esse equilíbrio é requisito essencial para um serviço jurídico de qualidade.
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