Saiba como fazer o cálculo do custo de cada ponto realizado pela sua equipe e descubra como isso poderá mudar toda sua visão de negócio.

O custo por ponto é uma métrica no Taskscore

O Taskscore está revolucionando a gestão de escritórios de advocacia em todo Brasil. A adoção da pontuação por tarefas na gestão de equipes está permitindo um ganho incrível de produtividade pelas equipes jurídicas, abandonando de vez o antigo time sheet e sua ineficiência.

O Controle de horários por livro ponto também está ficando no passado.

Se você não conhece o Taskscore ainda, leia o post Taskscore: Alta produtividade na advocacia antes de seguir a leitura deste artigo.

No Taskscore, todo colaborador é controlado com foco na realização de tarefas, ou seja, nas entregas efetivamente realizadas. Independentemente do tempo que leva para concluí-las.

O Fluxo de tarefas se torna mais fluído, e fornece garantia total de registro de tudo que cada colaborador faz, permitindo ao gestor um gerenciamento com muito maior controle e muito menos invasividade.

O controle da produtividade do escritório fica sutil e eficiente, e a produtividade aumenta junto com a satisfação da equipe e melhoria do clima organizacional.

Quanto vale 1 ponto no Taskscore?

Para a gestão do escritório o “custo” de 1 ponto é muito maior do que o colaborador recebe efetivamente na conta. Englobam muitos outros gastos com pessoal.

Em média, o custo de 1 ponto tem se verificado perto de 2 reais em 2019 aproximadamente.

Esta média é baseada em escritórios que usam a escala de 1 a 200 pontos para as tarefas. Mas como é calculado esse valor?

Como calcular o valor de 1 ponto no Taskscore?

O valor de um ponto é o total de custos de Folha de Pagamento e Encargos sociais, dividido pelo total de pontos cumpridos em um determinado período (mês, trimestre ou ano).

Se recomenda realizar o cálculo do custo computando o ano inteiro, de 01 janeiro a 31 de dezembro, a fim de incluir todos os gastos com a folha e com encargos.

Entretanto, é possível fazer uma apuração parcial pelo mês ou trimestre para se ter uma noção, ao longo do primeiro ano de uso do Taskscore.

Independentemente de pagar uma gratificação limitada ao colaborador, o gestor deverá incluir todas as remunerações e encargos de todos os colaboradores nesta conta, incluindo tributos vinculados à folha de pagamento e rescisões de contrato.

O primeiro passo portanto é conseguir fazer esse levantamento dentro da ADVBOX, e para isso, antes é preciso efetuar o controle financeiro pela ADVBOX. Se o seu escritório usa o taskscore e não usa o financeiro integrado será mais difícil, mas não impossível. Veja uma lista das rubricas que você precisa somar (podendo haver outras que o seu escritório defina):

• Pró labore dos sócios
• Salários liquido de funcionários
• Rescisões de contrato de trabalho
• Abono de produtividade
• Pagamento de autonomo associado
• Horas extras
• Férias mais 1/3
• Pagamento de freelancer autônomo
• Comissões e participações
• Décimo terceiro

E ainda os seguintes encargos:

• Vale alimentação
• Vale transporte
• FGTS
• PIS
• INSS empregado
• INSS patronal
• INSS sobre pró labore
• IRPF retido
• Multa do FGTS

Faça a soma de todos estes custos durante o ano inteiro, de 01 de janeiro a 31 de dezembro.

Como o usuário ADVBOX retira essa informação da sua conta na prática?

Para extrair este valor na ADVBOX é simples se você realiza todos os lançamentos financeiros no menu financeiro.

Basta acessar o menu FINANCEIRO, e realizar a exportação das despesas em excel, selecionando apenas aquelas acima citadas, que devem estar no sumário com os números 2. Folha de Pagamento e 3. Encargos.

Como extrair a pontuação total?

Para se obter a pontuação total do período, é preciso fazer uma lista com a pontuação de cada colaborador que laborou no escritório ao longo do referido período.

Na ADVBOX, acesse o menu GESTÃO e clique em RELATÓRIOS.

Configure a extração do primeiro colaborador e o período inteiro que deseja saber, anote a pontuação total indicada ao final da lista de tarefas cumpridas ao longo do ano.

Faça a mesma coisa para cada colaborador, gerando uma lista completa do volume de pontos de toda sua equipe.

Essa lista, por si só é uma informação altamente relevante para se ter uma noção importante dos colaboradores mais produtivos ao longo do ano.

Por fim, faça a soma de toda a pontuação da sua equipe, incluindo sócios e eventuais colaboradores que tenham se afastado da empresa ao longo do ano.

Obtenção do “Custo por ponto”

Por fim, com a obtenção do volume total de pontos da equipe e do total de custos de pessoal de um período, fica simples. Basta dividir o custo pelo volume de pontos.

Exemplo: Se o seu escritório teve um custo de folha no período no valor de R$ 107.000,00 reais computando os encargos, e o volume de pontos é de 51800 pontos o cálculo fica:

107.000 dividido por 51.800 é igual a R$ 2,06 por ponto.

Aplicabilidade desta métrica

Sem dúvida a folha de pagamento é o maior custo (ou investimento) de um escritório de advocacia chegando a 85% do total de despesas.

Com a metrificação da mão de obra e a precificação exata do custo de pessoal o gestor tem em mãos uma informação poderosa para seu planejamento de investimento e gestão.

É possível por exemplo calcular o custo médio da mão de obra total por tipo de ação ou por grupo de ação, permitindo um planejamento assertivo.

Também é possível fazer uma análise de lucratividade por tipo de ação, verificando o peso da mão de obra em um determinado tipo de demanda.

De fato, é possível ter noção exata a respeito do investimento em um colaborador ou advogado contratado, para verificar se de fato a remuneração paga a cada um está de acordo com a sua produtividade.

Por fim, é possível identificar desperdícios de investimento de mão de obra em determinadas ações que geram honorários reduzidos, reconfigurando a posição da equipe e melhorando o rendimento.

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