Escritório Virtual: Você não precisa mais de uma sala

Publicado por Lucas Steinmetz em

Com o avanço de tantos meios de inovação, a ideia de um escritório virtual pode passar por algumas confusões. Esclareceremos aqui do que se trata um escritório virtual e quais vantagens ele pode trazer para o seu crescimento profissional.

Homem desenhando em um quadro de vidro diversos elementos saindo de uma nuvem, tais como celulares, tablets, computadores e notebooks. Representa as possibilidades de atuar com um escritório virtual

Primeiro precisamos falar sobre as interpretações equivocadas a respeito do escritório virtual. Engana-se quem acha que é simplesmente tornar seu ambiente de trabalho totalmente digitalizado. Também engana-se quem pensa que é apenas oferecer serviços na internet.

Na verdade, um escritório virtual é uma soma desses dois elementos de forma funcional, ágil e integrada. Isoladamente, essas características mencionadas são conhecidas como escritório digital e web service.

Escritório Digital

Um escritório digital, basicamente, é um escritório que não precisa de nenhum aparato físico para existir além de computadores conectados a uma plataforma digital online. Ou seja, independentemente da área em que você atue, todas as suas ferramentas de trabalho estão armazenadas dentro de um servidor ou computador online e todas as pessoas do seu escritório tem acesso de onde quer que elas estejam.

Então, para digitalizar o seu escritório, você precisa ter as informações dos clientes e processos disponíveis na nuvem, além dos documentos e depoimentos envolvidos nos casos que atuam, à disposição de toda a sua equipe que pode estar cada pessoa em um lugar diferente do mundo.

Portanto, o Escritório Digital é aquele quer permite uma advocacia por equipes não presenciais.

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Web Service

Já o web service diz respeito aos produtos ou serviços que você pode oferecer na internet. É a transformação do seu trabalho presencial em algo online que possa ser estendido a qualquer lugar do mundo.

E isso pode englobar praticamente qualquer setor, de restaurantes a escritórios de advocacia. Lógico que sempre haverá a utilização de trabalho humano. Mas o web service diz respeito à contratação de um serviço ou compra de um produto por meio da internet.

No caso do restaurante, pode ser o pedido de uma entrega feita por chat. No caso da advocacia, pode ser o fechamento de um contrato e envio de documentos eletrônicos para entrada com uma ação.

E o Escritório Virtual?

É justamente quando você consegue unir o escritório digital ao web service. A partir do momento que você digitalizou todos os seus documentos e fluxos de trabalho e conseguiu adaptar seu atendimento para a internet, você possui um escritório virtual (ou escritório online).

Mais do que isso, você pode alavancar seu sucesso com um escritório virtual se utilizar de ferramentas e plataformas específicas para gestão digital. A principal mudança para uma melhor organização de um escritório virtual é aprender a trabalhar com o conceito de nuvem.

O que é a nuvem?

A nuvem é um termo usado para falar de armazenamento de documentos na internet. Ao invés de manter arquivos salvos no seu computador – que podem ser perdidos caso queime o seu HD ou podem ser inacessíveis caso você esteja longe dele – você tem opções para manter esses arquivos salvos em uma plataforma segura na internet.

Dessa forma, eles sempre estarão intactos mesmo que seu computador estrague e você pode os acessar de qualquer dispositivo que tenha conexão à internet, sem depender apenas do seu computador para poder usá-los.

O Google Drive é um bom exemplo de nuvem. Lá você consegue criar documentos em texto, planilhas, salvar fotos, áudios e vídeos, e ainda compartilha com quem quiser ou mantém os arquivos privados apenas para acesso com o seu login.

Existem outras ferramentas que também são muito úteis para armazenar arquivos, como o Dropbox, o WeTransfer e a ADVBOX, que é especificamente para advogados.

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Fluxos de trabalho em Escritórios Virtuais

Ok, você digitalizou seu escritório e consegue prestar seus serviços na internet. Como organizar o andamento do seu trabalho em um ambiente online?

Você poderá criar métodos manuais de dar andamento ao seu fluxo de trabalho, mas será questão de tempo até que isso se torne bastante exaustivo. Conforme sua demanda aumentar, organizar isso manualmente tomará cada vez mais tempo e exigirá cada vez mais esforços.

Portanto, ache uma maneira de organizar seu fluxo de trabalho através de uma plataforma específica para isso à qual você se adapte. Existem muitas, inclusive, que possuem versões gratuitas bastante satisfatórias, como Trello, Asana e a já citada ADVBOX, feita especialmente para advogados.

Quando você se adaptar plenamente a uma plataforma de gestão de tarefas e processos, conseguirá produzir muito mais em menos tempo.

Atendimento Virtual

Outra vantagem do escritório virtual é promover um atendimento online. Se você conseguir estabelecer um atendimento virtual que seja organizado e que mantenha um histórico de cada contato com cada cliente, você nunca perderá nenhuma informação dada pelo cliente.

Mais do que isso, mesmo que o cliente passe a ser atendido por outra pessoa, as informações estarão armazenadas ali. Independente de quem der continuidade, poderá retornar do mesmo ponto onde o anterior parou.

Mas o importante do atendimento virtual é a possibilidade de automatizar algumas coisas. Um exemplo muito interessante no caso da advocacia, são sistemas que automaticamente mandam SMS para os clientes quando há alguma movimentação de processo.

Dessa forma, o cliente sempre será notificado, o que afasta a sensação de desamparo. Um cliente bem informado sempre será um cliente satisfeito.

Isso sem contar a agilidade e economia. Os custos reduzidos com a diminuição de ligações são expressivos. Bem como o tempo (e combustível) economizado pelo cliente ao não precisar se deslocar até o seu escritório.

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E o escritório físico? Como fica?

Muitos profissionais obtém tanto sucesso com escritório virtual que acabam abandonando o escritório físico e passam a trabalhar de suas casas ou de onde quer que estejam (salas de co-working, cafés, bibliotecas ou qualquer ambiente com acesso à internet).

Há também a opção de continuar com um local físico de trabalho, mas restringir as contratações dos serviços apenas ao público que chega até seu escritório pela internet. Um exemplo disso é a Koetz Advocacia, primeiro escritório de advocacia 100% digital do Brasil. Embora ainda exista um escritório físico onde a equipe trabalha, atualmente recebe exclusivamente clientes que contrataram através da internet.

Entretanto, a proposta do escritório virtual não é tornar o físico em algo obsoleto. Mas sim expandir o atendimento à internet, o que é uma tendência mundial que cresce em alta velocidade. A opção de se lançar no empreendedorismo online vem para somar ao seu método tradicional de trabalho, e não substituí-lo.

O que você perde em não ter um escritório virtual?

Como mencionamos, o uso da internet para contratação de serviços e compra de produtos está crescendo agressivamente. E existem alguns exemplos muito claros de mudanças no mercado por causa desse crescimento.

O táxi, por exemplo, por muitas décadas foi consolidado como o único meio popular de transporte de pessoas com carro particular. Até que aplicativos como Uber e Cabify revolucionaram isso por completo, alterando bruscamente o mercado e criando uma nova tendência.

Outro exemplo é a videolocadora. Mais de uma década atrás, abrir uma videolocadora era um investimento com alta probabilidade de retorno. Com o surgimento de serviços de filmes e séries via streaming (como Netflix, Globoplay, Now, HBO GO e muitos outros), elas se tornaram verdadeiras raridades.

Para encerrar, podemos falar da indústria fonográfica. Ainda com mais velocidade que o streaming de filmes e séries, planos de assinaturas de serviços como Spotify, Deezer e Apple Music derrubaram violentamente as vendas de CDs no mundo inteiro.

Quem trabalha com assuntos delicados e íntimos também será afetado por isso?

Dependendo do ramo que você atue, pode pensar que será exceção à regra. Mas chegamos ao ponto em que escritórios de advocacia conseguem ter sucesso (e vantagem no mercado) se digitalizando. Até mesmo psicólogos fazem atendimento online, via Skype.

Talvez nem todas as áreas do mercado consigam se digitalizar 100%, mas é muito provável que não haverá espaço para aqueles que ficarem no 0%.

Na dúvida, não deixe o futuro do seu escritório depender da sorte. Dentro das possibilidades, é importante começar imediatamente e de maneira progressiva uma transformação para se adaptar a essa tendência. Principalmente por causa da geração digital.

O que é a geração digital e o que ela tem a ver com meu escritório virtual?

Pessoas que hoje estão com 25 a 45 anos provavelmente possuem uma memória muito vívida de quando a internet estava começando a surgir no Brasil. Para esse grupo de pessoas, existiu um processo de adaptação à internet e às tecnologias atuais.

Já pessoas abaixo dessa idade, estão muito mais próximas de terem tudo isso em seu DNA. De fato, jovens que possuem hoje 15 anos de idade não conhecem um mundo offline. A internet já era algo amplamente difundido quando eles nasceram.

Tratam-se de pessoas que talvez não conheçam tão bem (ou nem sabem quem é) Antônio Fagundes, mas são fãs de Whindersson Nunes. Talvez nunca tenham parado para assistir Zorra Total ou A Praça é Nossa, mas maratonam os vídeos do Porta dos Fundos.

Essa é a geração que, dentro de 10 ou 15 anos, serão os futuros advogados, engenheiros, médicos, professores… E clientes. Ou seja, estar apto a atender virtualmente não é apenas uma questão de ter mais oportunidades no presente. Mas sim de sobreviver no mercado no futuro.

Ok, vamos começar!

Para iniciar sua adaptação ao Escritório Virtual, um breve resumo passo a passo para organizar sua jornada.

1. Digitalização do Escritório: aos poucos, traga para um ambiente digital tudo o que for possível da sua rotina de trabalho.

2. Nuvem: armazene esses documentos em local seguro que seja acessível de qualquer lugar com internet, e não apenas através do seu computador. Preferencialmente, encontre uma plataforma de gestão ou fluxo de trabalho que já conte com a possibilidade de armazenamento digital.

3. Web Service: faça com que seu produto ou serviço possa ser comprado ou contratado através da internet.

4. Atendimento: certifique-se de que o atendimento online será tão eficaz quanto o presencial. O ideal é uma boa forma de automação para que o atendimento seja proativo.

5. Fluxo de trabalho e gestão: procure e teste plataformas digitais de organização do seu fluxo de trabalho e controle de estoque, fianças, etc. Quanto mais elementos você conseguir concentrar em uma mesma plataforma, melhor. Se você encontrar uma que tenha todos esses itens em um só sistema, vale a pena até mesmo utilizar uma versão paga para ampliar e eficácia do uso das ferramentas.

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Lucas Steinmetz

Formado em jornalismo, Lucas Steinmetz começou sua jornada como analista SEO dentro de um escritório de advocacia e elevou o número de acessos no blog de 20 mil para 315 mil visitas por mês. Além disso, possui mais de 11 anos de experiência em produção de conteúdo para internet.

5 comentários

Bruna · 11 de janeiro de 2019 às 16:14

Show de bola a acessibilidade e o conteúdo!

Bianca · 11 de janeiro de 2019 às 16:15

Parabéns ADVBOX, pensando na acessibilidade, além do ótimo conteúdo.

Katiussa · 11 de janeiro de 2019 às 16:18

Que legal! Parabéns pela iniciativa de inclusão social, tão inovadora.

Vitória · 11 de janeiro de 2019 às 16:26

Conteúdo de qualidade e ainda com acessibilidade, só a ADVBOX mesmo!!

Márcio · 11 de janeiro de 2019 às 17:28

Excelente abordagem. Esta já é a realidade do presente. Parabéns à ADVBOX pela visão pioneira e por estar sintonizada com as necessidades da profissão jurídica nos nossos dias. E também achei bastante apropriada a ideia de ofertar o conteúdo em áudio. Inovação inclusiva. Parabéns!

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