O gerenciamento de e-mail com frequência se torna uma necessidade dos profissionais da advocacia. Mesmo com aplicativos de contato instantâneo, o e-mail ainda é uma das principais ferramentas de comunicação ligadas à produtividade das empresas.
Uma ferramenta importante – mas que pode causar sobrecarga, estresse e baixa produtividade.
Segundo a pesquisa Email Statistics Report, realizado pela Radicati Group, o crescimento do uso de e-mail é, desde 2016, de 3% ao ano. Em 2020, o uso alcançará mais de 3 bilhões de usuários. Quase metade da população mundial.
O mau uso do e-mail pode ocasionar baixa produtividade e sobrecarga informacional, perda de informações importantes e de oportunidades de negócio. Ou, até mesmo, distúrbios psicológicos-comportamentais, como o FOMO e a apneia por e-mail.
Realizar o gerenciamento de e-mail pode aumentar a produção e reduzir o estresse
Assim como outros elementos, o e-mail é uma forma de interrupção do trabalho.
Estudos apontam que levamos cerca de 25 minutos para recuperar a concentração após uma interrupção. E que o máximo de tempo que um profissional atua em um escritório sem interrupções, após o boom dos smartphones, é de 3 minutos. Imagine o impacto dessas interrupções na produtividade do seu negócio.
Ter uma caixa de e-mails organizada, com maior controle do tipo de mensagem que você recebe e quais são aquelas que estão pendentes, ajudará você a perder menos tempo procurando o que precisa.
Por isso, listamos algumas dicas básicas para acelerar (e muito) a sua produtividade.
1. E-MAILS NÃO LIDOS PRIMEIRO
O gerenciamento de e-mail inicia com a priorização das mensagens. Uma forma muito efetiva de se priorizar é separando mensagens pendentes de mensagens já respondidas.
Alguns serviços oferecem essa opção, como é o caso do Gmail, em que você pode visualizar no topo da caixa de entrada as mensagens que ainda não foram lidas.
2. SE LIVRE DOS SPAMS
Quem nunca recebeu um e-mail de empresa que nunca ouviu falar é, no mínimo, um profissional sortudo. Quanto mais antigo é o e-mail utilizado, maior é o volume de propagandas indesejadas. Nesses casos, algumas ferramentas como o Unroll.me podem auxiliar no descadastramento em massa de listas indesejadas.
3. UTILIZE UM GERENCIADOR DE E-MAIL MOBILE
Nos celulares a sincronização dos aplicativos de e-mails com os servidores pode ser lenta. Muitas vezes pode demorar dias para atualizar novos e-mails. Além disso, realizar o gerenciamento de e-mails de diferentes serviços (Gmail, Hotmail, e-mail corporativo) também pode ser um impeditivo de produtividade.
Assim, gerenciadores podem ser aplicativos bastante úteis. Nós já testamos o INBOX, que traz agilidade na leitura, resposta e descarte de mensagens, além de uma atualização mais rápida no recebimento de mensagens.
DICA BÔNUS: FILTRO DE NOTIFICAÇÃO PARA PRAZOS FATAIS
Essa é uma dica que aplicamos aqui na ADVBOX.
Nossas tarefas configuradas com prazo fatal dentro do sistema são enviadas para nossos e-mails com um assunto padrão. “Você tem uma tarefa com prazo fatal previsto para amanhã”, o que possibilita a criação de um filtro.
Quem utiliza um endereço pessoal na conta ADVBOX, por exemplo, pode criar uma pasta “ADVBOX” e filtrar as mensagens com esse assunto para conferir elas nos dias úteis com mais rapidez, sem que elas se misturem com outros tipos de e-mails.
Quer aumentar a produtividade? Baixe nosso guia “Advocacia Inteligente”, aprenda a engajar equipes de advocacia (ou você mesmo!) para produzir mais em menos tempo.
