Administrar um negócio é um desafio que exige estudo, conhecimento e atenção ao mercado. Com o gerenciamento de escritório de advocacia não é diferente. A falta de uma gestão pode levar a problemas que, em muitos casos, levam à falência do negócio.
Por essa razão é tão importante abordar esse tema e incentivar para que advogados tornem-se bons gestores. Afinal, muitas vezes esse não é um assunto praticado com tanta ênfase nas universidades.
Como consequência, profissionais chegam ao mercado com um conhecimento escasso a respeito de técnicas e conceitos de administração de organizações. Tratar o escritório como uma empresa completa é o primeiro passo.
Aliás, no blog da ADVBOX temos muitos conteúdos que abordam a necessidade de realizar um planejamento completo para fazer o gerenciamento de escritório de advocacia. No entanto, neste conteúdo vamos nos aprofundar a partir de alguns desafios que devem ser incluídos no plano.
Os temas selecionados são:
- Planejamento financeiro;
- Marketing Jurídico;
- Acompanhamento de produtividade;
- Uso de recursos de tecnologia.
Continue a leitura para descobrir mais sobre cada um dos pontos. Vamos juntos?
Como o gerenciamento de escritório de advocacia impacta a área financeira?
Um gerenciamento de escritório de advocacia quando realizado de maneira efetiva e seguindo um plano adequado, considera a relevância dos cuidados com a área financeira.
Porém, fazer a gestão financeira do negócio pode ser algo desafiador, principalmente quando não há experiência ou familiaridade com o tema. Por essa razão, é muito comum ver escritórios de advocacia com uma saúde financeira comprometida.
Por exemplo, um dos erros mais comuns encontrados na área financeira de escritórios é o de misturar valores que são pessoais dos sócios com os valores da organização.
Aliás, essa é uma atitude perigosa que pode esconder a real situação financeira do escritório. Por causa disso, muitos negócios fecham.
No entanto, a melhor maneira de iniciar um planejamento e gestão financeira para um escritório de advocacia é fazendo um fluxo de caixa. Ou seja, o gestor deve conhecer em detalhes todas as entradas e saídas da organização.
Somente dessa forma é que se tem a ideia real de quanto está sendo recebido e quais as despesas do escritório. Com uma visão detalhada é possível compreender situações como:
- Clientes inadimplentes que precisam ser cobrados;
- Áreas que estão consumindo mais investimentos;
- Onde é possível fazer economia;
- Quais os prazos de pagamentos e recebimentos.
Planejamento financeiro e tecnologia
Aliás, é possível ir além nesta gestão de finanças. Escritórios que contam com suporte de um software jurídico, como é o caso da ADVBOX, fazem o controle financeiro em um único ambiente com a vantagem de receber informações em tempo real a partir de poucos cliques.
Por exemplo, com o uso de tecnologia os gestores conseguem, cruzar os dados financeiros e ter uma noção real a respeito dos processos que mais geram lucro para o escritório, quais são lucrativos porém mais demorados e aqueles que, talvez, não gerem os resultados esperados pelo negócio.
Além disso, outra vantagem de se contar com um software jurídico é que por meio dele o envio de cobranças para os clientes é feito de maneira automatizada. Dessa forma, os advogados não precisam se preocupar com impressão de boleto ou, até mesmo, situações mais constrangedoras no momento de fazer a cobrança.
Com a automação desse serviço, faturas são enviadas diretamente por e-mail para a pessoa e o acompanhamento do pagamento é realizado pela equipe de gestão financeira. Todos os dados dos clientes permanecem em um mesmo ambiente e o controle de pagamentos é facilitado.
Quais são os desafios da gestão de escritórios de advocacia?
Em segundo lugar nos desafios do gerenciamento de escritórios de advocacia aparece a falta de um plano para fazer marketing jurídico.
Muitos escritórios ainda não enxergaram que a evolução de seus negócios pode estar conectada a um plano de marketing consistente. Seguindo todas as regras estabelecidas pela OAB (Ordem dos Advogados do Brasil), é possível apresentar o escritório como referência em sua área.
Fazer marketing jurídico é porta de entrada para que novos clientes conheçam o negócio e os profissionais da organização. Apresentar, por meio de conteúdos relevantes, o quanto a sua equipe é especialista no que faz, é decisivo para que muitas contratações aconteçam.
Cada vez mais o perfil de pessoas que buscam escritórios de advocacia está mudando. Trata-se de uma consequência da evolução das gerações. E se a geração atual está conectada e buscando na internet recomendações de profissionais de diferentes áreas, com a advocacia não poderia ser diferente.
Quem faz o gerenciamento de escritório de advocacia precisa incluir no plano geral do negócio o trabalho de marketing jurídico. Esse deve ser um planejamento a longo prazo, que inclua diferentes canais de contato com os clientes e futuros clientes.
Redes sociais, e-mail marketing e newsletters, textos em blogs e vídeos no Youtube. Todos esses formatos podem ser utilizados, basta reconhecer quais fazem mais sentido para o negócio. No entanto, é importante lembrar o quanto é fundamental ter consistência nas publicações.
Os clientes vão perceber a notoriedade do escritório a partir da manutenção da estratégia. E, mais do que captar novos clientes, um planejamento de marketing jurídico pode trazer novos parceiros interessantes para o escritório.
Quais são os principais problemas dos escritórios de advocacia?
Agora que já destacamos pontos a respeito da saúde financeira do escritório e da importância de se fazer marketing jurídico nas organizações jurídicas, chegou o momento de falar sobre produtividade.
Quem é responsável pelo gerenciamento de escritório de advocacia precisa se debruçar sobre o tema de produtividade. Equipes que não são produtivas podem representar um risco grave para o negócio. Como consequência, os clientes percebem as falhas.
Por essa razão, o assunto deve ser levado à discussão com os sócios e todo o time e metodologias precisam ser administradas para garantir que as tarefas sejam cumpridas.
Afinal, no mercado atual, muitos profissionais estão em busca de escritórios que estejam organizados com relação às tarefas que devem ser cumpridas. Quando há um foco nas entregas, consequentemente há um caminho que deve ser seguido para alcançar os objetivos gerais do negócio.
Além disso, muitos advogados procuram organizações com jornadas de trabalho mais flexíveis. Desde o início da pandemia de Covid-19 o tema ganhou ainda mais importância.
Em resumo, quando há uma jornada flexível de trabalho, entende-se que o escritório prioriza a entrega das tarefas em relação ao tempo que o profissional trabalhou. Ou seja, tarefas cumpridas são muito mais importantes do que a marcação exata de 8 horas de trabalho diárias.
No entanto, para que esse formato de trabalho funcione de forma efetiva, é necessário organização e suporte da tecnologia. Quem faz o gerenciamento de escritório de advocacia neste modelo de entrega de demandas precisa ter tranquilidade de que todas as ações serão cumpridas.
Metodologia para controle de tarefas
Os gestores precisam contar com uma metodologia eficiente que permita o acompanhamento em tempo real de tudo o que acontece no escritório.
Para isso ser colocado em prática, é necessário que todas as tarefas sejam cadastradas em um único ambiente, onde será feita a divisão de atividades entre os profissionais.
Afinal, ao estabelecer essa divisão, os gestores conseguem visualizar a entrega por advogado e, consequentemente, compreender a produtividade de cada um dos profissionais.
Além disso, cada tarefa pode receber uma pontuação diferente. Quanto mais pontos, mais importante a sua entrega, seja por causa do prazo ou pela relevância que a atividade tem dentro do processo.
Ao ter acesso a essa informação, o advogado consegue fazer a priorização do que deve ser resolvido, atendendo às demandas no prazo correto e com a qualidade esperada pelo escritório e também pelo cliente.
Sem essa visão completa, quem faz o gerenciamento de escritório de advocacia fica às escuras com relação ao que está sendo preparado pela equipe. Muitos líderes acabam investindo muito mais tempo em buscar as informações de forma individual.
Muitas vezes esse formato de busca a respeito do que está acontecendo com cada um dos profissionais pode acontecer no tempo errado e, como consequência, prazos perdidos ou tarefas entregues de forma incompleta.
Aliás, para facilitar o acompanhamento dos gestores, a ADVBOX, por exemplo, oferece a metodologia chamada Taskscore. Com ela, todos os profissionais têm acesso em tempo real às atividades que devem ser realizadas, seus prazos e prioridades.
Além disso, os pontos que são acumulados pelos advogados podem ser transformados em benefícios como folgas, por exemplo. Esse método de premiação dos times aumenta o engajamento e, consequentemente, a produtividade.
O que é gestão de escritório de advocacia?
Para finalizar, o gerenciamento de escritório de advocacia precisa ter clareza a respeito da importância da tecnologia no seu dia a dia.
No entanto, durante todo o texto acima citamos exemplos do quanto ferramentas desenvolvidas pensando na realidade do meio jurídico são essenciais para automatizar processos e dar agilidade para o trabalho.
Cada vez mais tribunais e outros órgãos jurídicos estão aprimorando seus serviços digitais e permitindo que dados sejam compartilhados com softwares de forma automática.
Com isso minimizam-se os erros de captação de informação, além de perdas de prazos e de tarefas prioritárias. Além do mais, permite-se que os advogados concentrem-se no que é importante: as decisões e peças jurídicas que devem ser construídas.
Se você é gestor de escritório de advocacia e ainda não sabe por onde e como começar a colocar a tecnologia na sua realidade, faça um teste gratuito da ADVBOX durante 7 dias.
Os principais recursos do software jurídico estão disponíveis para que você coloque em prática uma metodologia eficiente de trabalho na sua organização.
Comece agora mesmo!
