Um monitor de computador e um notebook sobre uma mesa em uma casa.
ADVBOX

Redução de custo e aumento da produtividade com modelo híbrido

Você acha que é possível ter aumento da produtividade com o modelo híbrido de trabalho?

A modalidade de trabalho a partir de casa, com o escritório home office, ganhou relevância por causa da pandemia de Covid-19.

A forma de trabalho tornou-se popular em diferentes segmentos, entre eles, a advocacia.

Seja em uma opção de trabalho 100% remoto ou em um modelo híbrido que divide idas para o endereço corporativo e dias de trabalho no escritório home office.

Quais as vantagens do trabalho híbrido?

Não importa o formato escolhido, se o modelo híbrido ou o home office total, o que ficou muito claro no pós-pandemia é que o recurso garante conforto para advogados. Ademais, aumento de produtividade e, principalmente, a redução de custo para o escritório.

De forma geral podemos garantir que um escritório em modelo híbrido bem aplicado resulta em mais qualidade de vida para as pessoas. 

As pessoas passam 1/3 (ou mais) das suas vidas trabalhando. Isso sem contar o tempo que muitas levam se deslocando de casa para o trabalho.

É inegável que se estas mesmas pessoas conseguem pelo menos em alguns dias da semana trabalhar no conforto de suas casas ou então aproveitar parte do tempo que perdem no trânsito fazendo outras coisas mais prazerosas, suas vidas teriam uma melhoria imensurável.

Esse é o objetivo desse conteúdo: vamos te apresentar como um escritório que adota o modelo híbrido passa a ter mais competitividade no mercado, atraindo os melhores profissionais e atingindo a redução de custo.

E acima de tudo, garantindo produtividade e um acompanhamento em tempo real do que acontece, mesmo com os advogados trabalhando a partir de suas casas. 

Continue a leitura desse post para descobrir mais sobre o modelo híbrido em escritórios de advocacia. 

arte de ebook de meios de produção na advocacia

Como diminuir os custos de um escritório?

Se o seu escritório de advocacia está planejando oferecer a opção de trabalho híbrido para seus profissionais, saiba que essa decisão pode ser extremamente estratégica para a saúde financeira da empresa

Redução de custos com transporte, gastos com energia elétrica, materiais de escritório e alimentação, por exemplo, são apenas algumas das vantagens.

E se o seu escritório está localizado em uma sala alugada é possível buscar um espaço menor – já que você não terá tantos colaboradores todos os dias trabalhando a partir da sede.

Ou, ainda, optar por contratar o plano de um coworking (modelo de escritórios compartilhados) para utilizar de forma pontual em reuniões com clientes ou com o time interno, quando for necessário. 

Essas são apenas algumas das vantagens financeiras quando pensamos no escritório atuando em modelo híbrido.

Mas lembre-se que ao oferecer a modalidade de trabalho a partir de casa, os gestores do escritório de advocacia também devem oportunizar que esse trabalho seja o mais confortável e produtivo possível. 

Como montar um espaço para home office?

Ao oferecer a opção de trabalho híbrido e para os advogados, considere incluir recursos para que essas pessoas consigam ser produtivas e sintam-se estimuladas e confortáveis para trabalhar a partir de suas casas. 

Afinal, mesmo que eles trabalhem apenas alguns dias a partir de casa, é importante garantir que a produtividade e a qualidade do trabalho permanecerá.

Muitas empresas estão oferecendo vantagens como:

  • Benefícios extras para quem trabalha a partir de sua casa com o objetivo de redução de custo, mas com auxílio em de energia elétrica, por exemplo;
  • Cessão de equipamentos (computador, teclado, mouse, etc.);
  • Empréstimo de equipamentos para a ergonomia, como cadeiras e suportes para os pés;
  • Contratação de softwares jurídicos especializados para realizar o acompanhamento de produtividade e outros indicadores importantes para o escritório.  

A partir dos pontos que citamos acima, gestores podem desenvolver um processo claro sobre como conduzir o trabalho com sua equipe atuando no modelo híbrido. 

Como estruturar trabalho híbrido?

Talvez a pergunta mais feita por gestores que querem implantar o modelo híbrido no seu escritório está relacionada à produtividade das equipes.

Alguns podem pensar que os gestores perderiam o controle da produção de sua equipe quando seus membros estiveram atuando remotamente. 

Outros pensariam na dificuldade em saber se o tempo de trabalho exigido estaria sendo cumprido de fato pelos colaboradores da empresa.

Conforme já dito anteriormente, a qualidade de vida é um dos principais benefícios que este formato de trabalho possui.

redução de custo

Ela é efeito de um sistema que proporciona a todos que trabalham em casa:

  • Flexibilidade dos horários;
  • Comodidade e conforto;
  • Otimização do tempo;
  • Redução de custos.

E quando se fala em modelo híbrido para um escritório, isso inclui também o gestor, afinal, este profissional também pode e deve aderir ao trabalho ocasional a partir de casa para usufruir de todos os benefícios que já destacamos desde o início deste texto.

E, com mais tempo livre, poder cuidar melhor ainda das necessidades de seu próprio negócio.

Como advogar a distância?

O sistema presencial de trabalho ainda é uma opção para muitos escritórios, mesmo em um cenário pós-pandemia. Afinal, para muitos é difícil deixar de lado o conservadorismo.

Porém, o modelo, de forma geral, pode criar a sensação de um “pseudo-controle” do trabalho desenvolvido pelos funcionários. 

Entretanto, sem um eficiente sistema de medição de desempenho, não se tem como saber quem efetivamente está produzindo e quem meramente está cumprindo o horário.

Como medir a produtividade de uma equipe?

Medir produtividade por tempo trabalhado é uma ideia extremamente limitada.

Em um modelo presencial de trabalho muitas distrações podem ocorrer e colocar em risco a produtividade.

Um exemplo é o momento da “conversa no cafezinho”, que muitas vezes se estende mais do que se imagina e impacta diretamente a qualidade e o tempo para entregas importantes. 

Além disso, ao oferecer apenas a opção presencial para o trabalho no escritório de advocacia, os profissionais precisam lidar com questões como o trânsito, que pode consumir muito tempo do dia dessas pessoas.

Dependendo da cidade onde seu escritório está localizado, os colaboradores podem levar mais de uma hora para chegar à sede física da empresa. 

Perder esse tempo no caminho para o trabalho significa, entre muitas outras coisas, estar muito mais cansado já no começo do dia porque o trânsito estava complexo.

Quais os benefícios do modelo híbrido?

Imagine que o empregado pode escolher trabalhar de casa naqueles dias em que o trânsito é mais complicado. Assim, ele pode utilizar esse tempo economizado para fazer coisas que ele gosta. 

Certamente o dia dessa pessoa começaria diferente, com muito mais energia e, consequentemente, produtividade. 

É muito melhor abrir mão de conceitos defasados, flexibilizar formatos de trabalho, focar em metas de produção e na qualidade do serviço prestado.

Isso, além de ser muito mais rentável, traz melhorias ao produto ou serviço final, aumenta a satisfação do cliente e colabora com a redução de custo.

É por isso que um escritório que atua em modelo híbrido bem planejado e conta com processos claros pode se tornar o melhor formato para muitas empresas.

Com a organização do trabalho por meio do acompanhamento de cumprimento de tarefas e alcance de pontuações, a produtividade da equipe aumentará.

Benefício também para gestores que terão maior controle a respeito do que está sendo de fato produzido, quem está produzindo mais e quem está produzindo menos.

É possível que agora você esteja se perguntando como fazer esse acompanhamento tão dedicado contando com equipes trabalhando de diferentes lugares.

A resposta está no uso da tecnologia e de uma metodologia específica, planejada para o ambiente jurídico. 

Como trabalhar online?

Acredite que é possível obter um controle efetivo de produtividade com adesão ao modelo híbrido de trabalho. Basta ter um sistema adequado. 

Se o escritório possuir um ambiente virtual que permita criar um fluxo de trabalho, mantendo interação da equipe e com medições de desempenho, bem como pontuações atingidas, o processo fluirá de maneira mais segura. 

Afinal, ao enxergar o todo da operação, há uma gestão completa de produtividade do negócio e, ainda, uma gestão individualizada de cada membro da equipe.

Sem falar que o próprio funcionário poderá ter noção do que realmente produz, o que permitirá que ele busque melhorar seu desempenho cada vez mais.

Ter este controle dará ao gestor uma visão ampla de onde o negócio se encontra no mercado, onde quer chegar e o que é necessário para isso.

Taskscore (Pontuação por Tarefas)

Mas como fazer esse acompanhamento?

Os clientes ADVBOX, por exemplo, têm à disposição a metodologia Taskscore. Ele realiza a divisão e o seguimento das tarefas por meio de um ambiente único e de fácil análise.

Para os gestores, a facilidade de dividir as tarefas e aplicar uma pontuação específica para cada uma delas, de acordo com o nível de sua importância para cada determinado projeto.

Além disso, lideranças de escritórios de advocacia se beneficiam do Taskscore porque conseguem fazer o acompanhamento das entregas de maneira pontual.

Ou seja, sem a necessidade de chamar cada advogado individualmente para compreender o que está sendo feito. 

Enquanto isso, para os colaboradores, a metodologia Taskscore é importante porque com a pontuação, fica mais fácil compreender quais as tarefas são as mais importantes e receber benefícios a partir das entregas feitas.

O seu escritório pode, por exemplo, determinar que, a partir da conquista de uma quantidade de pontos, o advogado receberá benefícios como folgas, incentivos para cursos ou especializações.   

Controle gera segurança. E ter mais segurança levará o gestor a delegar mais funções, fazer especializações, melhorar os métodos da sua equipe e se tornar um líder ainda melhor.

A quebra de paradigmas, antecipação e diferenciação no mercado de trabalho é muito positiva.

Com os resultados positivos será possível ver que a mudança vale a pena!

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Autor
Alan vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.

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