No início eles parecem inofensivos. Alguns contratos, algumas procurações. Aos poucos a gaveta de documentos do seu escritório de advocacia se transforma em um armário e, quando você menos notar, estará fazendo uma reforma para ter uma sala inteira dedicada aos arquivos. Um verdadeiro pesadelo, envolto por obras e documentos perdidos.
A solução? Digitalização. Mas isso acaba por trazer outros problemas. Revisa-se pasta por pasta, escaneando o que falta e devolvendo os originais aos clientes. Alguns armários ficam, mas o volume é menor. Até que um dia seu computador estraga ou é roubado. O backup é antigo demais, se é que ele existe. O cenário não é nada bom, não é mesmo?
Como resolver o impasse da papelada no escritório de advocacia?
Digitalizar os arquivos do escritório de advocacia continua sendo a solução. Porém, é necessário aplicar medidas de segurança. O backup frequente precisa ser feito, de preferência salvo em uma nuvem (cloud), longe de máquinas que sofram os mesmos riscos do seu computador ou servidor.
A maioria das pessoas já estão familiarizadas com a nuvem: se trata de uma rede de servidores que podem ser acessados de qualquer lugar pela internet. Por ser uma rede, possui maior segurança de dados, pois se um servidor apresentar algum tipo de defeito, outro irá disponibilizar os mesmos documentos automaticamente.
Esse tipo de serviço é fornecido por ferramentas de gerenciamento de arquivos que não são instaladas no seu computador. Um exemplo é o AdvBox que é acessado com um login de onde você estiver. Os dados são protegidos a partir do seu login e os documentos alocados na nuvem – uma rede de servidores especializada e segura. Assim, não importa a capacidade de processamento do seu computador, ele apenas precisa ter acesso à internet.
A nuvem é uma excelente tecnologia e um facilitador dentro do escritório. Quer saber mais sobre esse e muitos outros assuntos? Então não esqueça de acessar o nosso blog!
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
