Trabalhar sozinho tem seus benefícios: ter autonomia, liberdade, aumento de rendimentos, flexibilidade, mas nem tudo são flores. Medir a produtividade é essencial para entender se você está no caminho do sucesso.
Controlar e gerenciar bem suas tarefas quando trabalha sozinho é um desafio. Permanecer motivado sem ver os resultados dos seus esforços é um desafio maior ainda.
A automotivação é importante pra que você se sinta animado e realizado com o que você for fazer. Não enxergar seu próprio crescimento pode ser uma forma de desmotivação. Você sabe o quanto produz? Sabe se está evoluindo? Se tem tudo sob controle?
Fazer gestão e medir a produtividade não é um dever só de gestores de escritórios com grandes equipes. Se você trabalha sozinho, também tem que se preocupar com isso. A preocupação é a mesma, se não maior, do que os grandes escritórios.
Sabe por que?
Porque medir a produtividade é crescer profissionalmente e focar na qualidade do seu trabalho. É ter tudo sob controle e saber onde você está errando e acertando.
Produzir é fácil, realizar tarefas e mais tarefas sem qualquer controle é produzir. Mas isso é ser produtivo?
Ser produtivo não é fazer, mas sim saber como fazer. E pra saber como fazer com a melhor qualidade e em menor tempo, você tem que fazer gestão.
Você deve achar que as 24 horas do seu dia são pequenas para tantos prazos, atendimentos e iniciais, não é mesmo?
Mas você consegue medir a produção no seu dia de trabalho?
Chegar ao final do dia cansado, estressado e com prazos estourando é uma rotina normal pra você? Como saber se isso está dando resultado?
Fácil. Gestão e medir a produtividade.
Não é porque trabalha sozinho que não precisa saber o quanto você mesmo produz. Isso vai te ajudar a verificar no que pode poupar tempo e otimizar seu trabalho para sobrar mais tempo para curtir a família, os amigos e fazer seus programas preferidos.
Saber priorizar tarefas, organizar o dia e verificar pontos de melhoria é uma habilidade que você só desenvolve se fizer gestão e medir a produtividade.
Vou te dar 3 motivos pra você iniciar a gestão da sua produtividade agora mesmo:
1. Evitar a procrastinação e organizar as atividades pela urgência
Fazendo a gestão inteligente de suas atividades você consegue eleger a prioridade delas.
Organizando e distribuindo durante o mês suas atividades é possível verificar quais tarefas tem que ser realizadas com urgência e quais tarefas não precisam tanto da sua atenção no momento.
Mas, mesmo que a atividade não seja urgente, você tem que dar um prazo pra que ela seja feita. Atividades atrasadas atrapalham o andamento do trabalho e só prejudicam sua produtividade.
Então, mesmo que a tarefa não seja urgente, destine um dia que você saiba que não terá tarefas urgentes pra realizar junto com ela.
2. Mapear seu fluxo de trabalho
Que você trabalha muito já sabemos. Mas você sabe qual é o fluxo do seu trabalho?
Por quais momentos você passa durante o atendimento, fase administrativa, judicial, recursal?
Em cada uma dessas fases você faz tarefas. Todo o processo tem um caminho, e é dentro desse caminho que você desenvolve seu trabalho.
Imaginar a linha do tempo do seu trabalho desde a fase de marketing até o arquivamento do processo é uma forma de digitalizar o seu procedimento de trabalho e identificar seus pontos fortes e fracos.
Imagine conseguir visualizar qual tarefa você demora mais pra fazer, qual demora menos, quais são mais complexas, mais simples. Mapear sua jornada de trabalho é importante pra você verificar como melhorar.
Você sabe quantos recursos faz no mês? Quantas audiências? Quantas manifestações sobre laudos?
Se você gerenciar suas atividades, vai conseguir identificar qual tarefa tem mais demanda e criar formas de otimizar e escalar essas tarefas. Isso mesmo, você vai conseguir pensar em alternativas para melhorar e exercer essas tarefas mais repetitivas de forma mais rápida.
Pode ser por meio de automatização, pela criação de modelos ou por pensar em uma forma mais prática de realizar a tarefa. Você só vai saber com gerenciamento.
3. Medir a produtividade e o quanto trabalhou
Certamente você faz diversas tarefas durante o dia, algumas levam mais tempo, outras menos.
Além disso, algumas são mais complexas, outras mais simples. Em algumas você vai levar horas devido a complexidade. Já outras você faz em poucos minutos.
Mas, se somar isso no final do dia, como vai saber o quanto produziu?
Pra resolver esse problema: Taskscore: Alta produtividade na advocacia.
Como você já mapeou seu fluxo de trabalho e tem uma lista de tarefas que realiza em cada fase processual, cada uma dessas tarefas terá uma pontuação atribuída.
Essa pontuação vai ser dada de acordo com o tempo e a complexidade da tarefa.
Tendo um controle dessa pontuação você pode somar ao final do dia quanto produziu. Melhor ainda, você pode criar metas, mensais e diárias, de quanto você quer produzir.
Isso serve tanto pra que você não trabalhe demais nem de menos. Assim, você vai ter equilíbrio em suas tarefas, e também vai ter controle total das atividades e poder investir de forma direcionada nelas quando necessário.
Aumentar sua meta é uma forma de produzir mais e de forma organizada, se você já observou as duas orientações que te dei antes.
Por que medir a produtividade?
Já viu algum avião decolar com um destino mas sem ter a rota que deve percorrer? Trabalhar sem medir a produtividade é a mesma coisa. É decolar sem saber a rota.
Saber qual vai ser a sua jornada e medir as ferramentas que você tem pra isso é essencial pra chegar no seu destino com segurança.
Se todos os argumentos acima não te convenceram, então pense no seguinte: Você recebe uma demanda extremamente alta de trabalho e com grandes possibilidades de altos honorários, mas não tem condições de suportar sozinho, você vai perder essa oportunidade?
Crie seu fluxo de trabalho, mapeando todas as suas tarefas e atribuindo a pontuação pelo tempo e complexidade para realizá-las. Assim você vai decolar, mais rápido e na direção certa.
Estar preparado para receber reforço
Bom, para estar preparado para terceirizar uma parte do trabalho e conseguir dar fluxo a essa demanda, ter seu escritório baseado em um sistema de gestão permite imediatamente a inclusão de novos colaboradores no seu time.
Pense nisso.
