A ADVBOX possui todas as funcionalidades úteis que um software jurídico pode oferecer!
Sendo assim, o nosso foco são escritórios de advocacia que atuam tanto para pessoas físicas quanto empresas.
Salas cheias de arquivos, anotações em cadernos e agenda com os contatos dos clientes causam mais problemas do que soluções e rendimentos. Isso porque são fáceis de perder, difíceis de organizar e trabalhosos de manter.
Ademais, aqui buscamos olhar além da digitalização e gestão de documentos e dados. Por isso, desenvolvemos o software de gestão ADVBOX orientado a proporcionar melhorias que vão da organização até a qualidade de vida do advogado.
Sendo assim, o nosso objetivo é possibilitar uma advocacia como os advogados não imaginaram ser possível ao escolherem sua profissão.
Assim, para provar o que estamos falando, iremos descrever todos os diferenciais que o software de gestão ADVBOX oferece aos seus clientes.
1. Sistema de Pontuação por Tarefas
A produtividade individual é medida em um sistema inovador: o Sistema de Pontuação por Tarefas.
Sendo assim, cada tarefa tem uma pontuação relacionada – baseado na quantidade de tempo e esforço necessário para realizá-la, a qual irá somar-se aos pontos acumulados pela realização de outras tarefas.
Ou seja, se uma pessoa faz 1000 tarefas no mês e cada uma vale 1 ponto, no final ela terá 1000 pontos acumulados.
Assim, você terá um controle de produção média de cada pessoa.
Dessa forma, os membros da equipe conseguem registrar todas as suas tarefas no sistema, deixando disponível o acesso para o gestor ou setor de RH, por exemplo.
A ADVBOX proporciona ampla visão de todas as etapas do serviço prestado e possibilita a redução da carga de trabalho sem perder em produtividade.
Além disso, a versão 3.0 da ADVBOX trouxe a possibilidade de organizar squads, que permitem a divisão do trabalho em grupos especializados.
Por outro lado, também existe o workflow de tarefas, que possibilita a criação, o acompanhamento e a gestão de fluxos de trabalho personalizados.
Com o workflow de tarefas, é possível designar responsáveis por cada etapa do processo, coordenar prazos e definir fluxos de aprovação, garantindo assim uma gestão mais eficiente e organizada.
Com essa funcionalidade, os advogados podem organizar os processos por equipes, facilitando a distribuição de tarefas e permitindo um acompanhamento mais eficiente de cada etapa do processo.
Ou seja, se todos os meses determinada pessoa soma por volta dos 1000 pontos e, de repente, ela faz apenas 500, você consegue verificar que algum problema está acontecendo e trabalhar na resolução desse problema de imediato.
Ademais, essa pontuação também poderá auxiliar na constituição de bonificações e metas da equipe e com a calculadora de pontos é possível saber que a pontuação dada para cada tarefa é justa.
2. Financeiro
De maneira simples e fácil é possível fazer a gestão financeira com ADVBOX.
A plataforma fornece dados como expectativa de honorários a receber, folhas de pagamentos, cobrança de processos, gerenciamento de despesas, créditos e compras de suprimentos, dos mais básicos aos mais sofisticados que o seu escritório possa precisar.
Assim, tudo está organizado e discriminado no programa de gestão para advogados.
Dessa forma, é possível visualizar tudo que vai ser necessário pagar na semana corrente e também o que deve entrar no caixa na mesma semana, para cobrar os honorários no dia certo.
Vale salientar que, na ADVBOX, todas essas informações são visíveis e acessíveis com apenas 1 clique e que o software traz diversas possibilidades na integração com a ASAAS e nas configurações das notificações por SMS para que seu cliente fique sempre informado.
Por outro lado, também é necessário pensar a médio prazo, o que na advocacia pode representar um trimestre.
Previsão financeira
O advogado que planeja o futuro do escritório não pode basear as suas ações pensando apenas de forma imediatista. É necessário fazer análises periódicas sobre todos os setores da empresa e principalmente a previsão financeira a médio prazo.
À vista disso, um sistema que possa gerenciar todas essas informações é indispensável, pois o volume de informações que passam por um escritório é imenso e só aumenta a cada dia que passa.
Sendo assim, no Menu Financeiro ADVBOX, você pode visualizar através de gráficos de forma fácil e intuitiva a previsão financeira dos meses seguintes.
Ou seja, conferindo periodicamente o sistema, você poderá calcular e organizar os investimentos necessários para o crescimento do escritório, minimizando os riscos.
Ademais, além da fácil percepção de toda a situação do escritório, o gráfico oferece vantagens como:
- Demonstrar o real desempenho do negócio dentro de um determinado período;
- Apresentar uma perspectiva mais ampla dos resultados do escritório;
- Permitir que os pontos que precisam ser melhorados fiquem em evidência;
- Fornecer informações precisas sobre os pontos positivos do escritório;
- Possibilitar que o escritório elabore um planejamento comercial eficiente, baseando-se em dados consistentes e não em suposições.
Previsão de custos fixos
A concorrência no mundo jurídico está ficando cada vez maior e isso impulsiona os escritórios a reduzirem seus honorários a todo momento para que seja possível ampliar sua base de clientes e (mesmo com redução), aumentar seu faturamento.
Entretanto, o maior problema é que a redução dos lucros geralmente não é feita com só com o aumento dos honorários, mas sim com a eliminação de custos, não importando se eles são fixos ou variáveis.
Todavia, para minimizar o impacto dos custos é necessário considerar os custos fixos, aqueles que não sofrem alteração de valor. Independem, portanto, do nível de atividade, conhecidos também como custo de estrutura. Como exemplos temos:
- Limpeza e Conservação;
- Aluguéis de Imóveis;
- Equipamentos (parcelas);
- Energia, água e internet.
Aliás, nesse quesito, o Menu Financeiro ADVBOX facilita a compreensão da relação entre os custo fixos do escritório x projeção de receita através de gráficos no mês atual e seguintes.
3. Atendimento ao cliente
Relacione-se com seus clientes de forma mais eficiente!
A base de dados do software armazena registros de clientes com processos encerrados e ativos, possibilitando consulta ao perfil completo do cliente e melhorando o diálogo com ele na hora do atendimento.
Além disso, sempre que o processo é movimentado, o cliente é notificado por SMS ou e-mail. Dessa forma, há uma demonstração de maior atenção e o faz sentir-se mais seguro.
No final, não é apenas ganhar o processo que fará o cliente satisfeito, mas também o atendimento diferenciado, que não acontece apenas na hora do contrato e da cobrança. Tudo isso sem dar mais trabalho para o advogado.
Ademais, a automação de relacionamento pode ser usada com diferentes funções: Envio de lembretes aos clientes, notificando prazos e informações sobre audiências, perícias, reuniões, atendimentos, etc.
Dessa forma, o cliente não precisa contatar o escritório para se manter informado, o que gera grande redução de custos de atendimento. De acordo com depoimentos de clientes que utilizam a ferramenta, a automação reduziu o número de ligações de clientes já contratados pelo escritório em torno de 80%.
Não perca a oportunidade de ficar reconhecido por um atendimento de qualidade e ganhar muitos novos clientes através das indicações!
4. CRMBOX
CRM é o sistema de gerenciamento do atendimento aos clientes antes e depois do fechamento de contrato de honorários.
Com o CRMBOX, o advogado tem um sistema totalmente online e digital para hospedar todas as informações necessárias para atender seus clientes com mais facilidade.
Ou seja, o CRM da ADVBOX permite gerenciar até mesmo os contatos de pessoas interessadas em contratar seus serviços e, assim, aumentar a sua base de clientes rapidamente.
Além disso, o CRMBOX possui único, mas com até 10 aparelhos simultâneos, a fim de facilitar o registro de compromissos.
5. Controladoria Jurídica Digital
A ADVBOX traz todas as funcionalidades necessárias para a implementação de uma Controladoria Jurídica capaz de transformar a produção jurídica do seu escritório.
Sistema de Prazo Fatal
A adoção do Sistema de Prazo Fatal demanda um software adequado para a operação funcionar dessa forma. Assim, na ADVBOX, o usuário que trabalha com produção jurídica pode priorizar as tarefas que envolvam o cumprimento de prazo.
Outrossim, o aviso para o usuário que atinge o prazo fatal é feito automaticamente através de um email, o qual também é enviado aos gestores:
Dessa forma, a efetividade da implementação do sistema de prazo fatal é mais assertiva, o gestor tem mais confiança para delegar as tarefas relevantes e, aos poucos, alivia sua carga de trabalho sem colocar o escritório em risco.
Menu Intimações
Com o Menu Intimações, o responsável pela Controladoria Jurídica tem total gerenciamento da sua demanda com fácil acesso, recebendo intimações e atribuindo as tarefas com facilidade.
Isso porque tudo foi pensado para agilizar o sistema RIDT (Recebe Intimação, Atribui Tarefa) ganhando tempo e agilidade para entregar um trabalho de qualidade e para levantar documentações, provas e outras demandas probatórias com mais tempo.
Ademais, é com os pequenos detalhes que o valor da ADVBOX na Controladoria se destaca:
Todas essas melhorias resultam em um aumento da qualidade do serviço jurídico, o que impacta na receita do escritório.
Estoque de processos
A ADVBOX também possui menus de gerenciamento dos estoques de processos: simples, ágeis e completos.
Além dos relatórios em excel ou pdf de estoque divididos por tipos ou grupos de ação (carteiras de processos), há também os relatórios de andamentos processuais.
Ademais, nenhuma informação é excluída na ADVBOX, mantendo total segurança da informações pelos escritórios de advocacia.
Modelos de petições para automatizar
A plataforma possui o campo de Modelos de Petições, onde as petições que o escritório produz ficam salvas, podendo serem usadas a qualquer tempo.
Além disso, a ADVBOX compõe variáveis que contém os dados dos cadastros dos clientes e faz o preenchimento automático ao abrir o modelo de petição escolhido.
Quando à segurança dos modelos de petições contidos na plataforma, estes estão seguros, pois utilizam uma extensão própria .advbox.
Ademais, esta extensão foi criada para impedir que alguém mal intencionado copie petições e dados dos clientes e utilize de forma indevida.
Além de possuir dados de clientes, os modelos de petições são a riqueza da advocacia, propriedade intelectual que carece de proteção. Essa gestão do conhecimento precisa ser zelada com primazia.
Com os modelos na nuvem a equipe pode produzir com mais rapidez, sendo as atualizações feitas para todos os membros da equipe em tempo real.
Usuários ilimitados
Além de todos estes recursos, na ADVBOX os usuários são ilimitados e a Controladoria pode liberar diferentes níveis de acesso a cada um dos usuários.
Os usuários ilimitados permitem que os históricos de interação na plataforma sejam preservados quando algum advogado ou colaborador é desligado, preservando as informações de ações ou omissões para o futuro.
6. Resultado de desempenho por fase processual e grupos de processos
Na ADVBOX, a dashboard de processos apresenta gráficos interessantes relativos às metas estabelecidas.
Essas metas podem ser configuradas a partir de grupos de processos (carteiras), ou seja, se você tem um grupo de processos trabalhistas e outro grupo de processos cíveis, é possível configurar uma meta diferente para cada um.
Além disso, você pode acompanhar o desenvolvimento de forma gradual ao longo do mês. Isso permite que, caso ocorra algo fora do planejado, uma ação imediata seja realizada para reverter o quadro.
Ademais, há também o resultado de desempenho por fase processual.
As fases padrão do software ADVBOX são:
- Atendimento;
- Consultoria e Serviços;
- Administrativo ou Extrajudicial;
- Judicial (instrução);
- Recursal;
- Execução e cobrança;
- Arquivamento;
- RH/financeiro.
Assim se torna muito mais simples de visualizar sucessos e problemas em cada uma das fases. Ao verificar dificuldades na fase administrativa, por exemplo, você poderá analisá-la em profundidade e solucioná-la.
Mas e se você esqueceu de incluir um processo no sistema logo de início ou assumiu uma causa que já estava em andamento? Na versão 3.0 da ADVBOX é possível incluir processos que estejam em qualquer fase.
Além disso, os processos agora contam com um Taskscore exclusivo, permitindo uma gestão focada em cada causa do escritório.
Ademais, para garantir que o trabalho realizado em cada processo seja sempre o mais bem feito possível, existem agora filtros no histórico de atividade e os andamentos manuais contam com campo de data, tudo para facilitar o trabalho do gestor jurídico no seu dia a dia.
Por fim, foram desenvolvidos novos relatórios e nova pauta de audiência, otimizando aquilo que já era eficaz!
7. Expectativa de honorários
Conforme o escritório alimenta o software com novos dados, valores de causas ganhas e resultados (indeferimentos e deferimentos), o Business Intelligence entra em ação.
Ele irá calcular automaticamente a média de honorários e de custos por tipo de ação ou por grupo de ação, o índice de processo ganhos por safra e o tempo médio de duração dos processos.
O cálculo é então cruzado com os tipos de ações que estão em andamento e a expectativa de quando elas serão encerradas. Esse cruzamento de informações resultará na expectativa de honorários a receber e os custos que houveram ao longo de todo processo.
Essa informação é extremamente valiosa porque é com base nesses dados que você poderá realizar um planejamento realista, o qual poderá ser executado por inteiro e com enorme segurança.
8. Law Business Intelligence
Tudo na advocacia são dados!
A matéria-prima da advocacia são os problemas das pessoas físicas e jurídicas transferidos em dados, o que transforma o Direito e a advocacia em um oceano de informações.
E como dar conta de centenas de processos em andamento, cada um deles com prazos e durações distintos?
A resposta para isso é o Business Intelligence aplicado à advocacia!
Com essa tecnologia é possível analisar milhares de dados de maneira rápida e eficiente, facilitando a compreensão de todas essas informações.
Assim, o gestor jurídico é capaz de encontrar sentido em meio a algo que inicialmente parecia um caos e transformar sua advocacia em um negócio previsível, recorrente e escalável.
Através de gráficos, indicadores, painéis e relatórios personalizados, é possível obter uma visão profunda do desempenho do escritório, identificar padrões, tendências e oportunidades de melhorias, tomando decisões mais embasadas e estratégicas.
Assim, a ADVBOX conta com um grande número de filtros dentro do Business Intelligence, garantindo que os gestores tenham uma atuação ainda mais ampla, além da possibilidade extrair dados em PDF e XLSL (Excel).
9. Integração com todos os Tribunais do Brasil
Para um escritório de advocacia conseguir os melhores resultados precisa ter a melhor tecnologia, automatizando ao máximo os processos.
É o que a ADVBOX possui com a integração total do EPROC, PJE E PROJUDI.
Agora todos os tribunais que atuam com estes sistemas de processo eletrônicos podem ser integrados com ADVBOX.
O advogado insere na ADVBOX seu login e senha dos tribunais que é mantida sigilosamente e com toda segurança contra ciber ataques. Sendo assim, o sistema faz o login no sistema do tribunal três vezes por dia e entrega no Painel de Intimações tudo organizado.
Inclusive, já insere o link dos documentos incluídos no evento que podem ser acessados com 1 clique, mesmo sem o advogado precisar fazer o login no sistema.
Dessa forma, o ganho de produtividade é imenso para todos.
10. Advocacia em Rede
A advocacia em rede é uma tendência de mercado que reflete os valores em processo de construção de uma economia colaborativa. A ideia de concorrente diminui e se instaura uma ideia de compartilhamento de conhecimento.
Assim, os clientes podem contar com os melhores advogados para cuidar de suas causas, atendimento qualificado e nenhum acréscimo de cobrança, enquanto os advogados aumentam a demanda e a produtividade sem se sobrecarregar ou aumentar os custos de trabalho.
Sendo assim, a ADVBOX possibilita o compartilhamento de processos e clientes entre advogados parceiros, os quais fornecem o que de melhor sabem fazer em prol da melhor realização dos processos.
A busca de advogados em outras localidades para realização de diligências com baixo custo também é uma possibilidade.
11. Contrate e seja contratado através da ADVBOX
A ADVBOX irá divulgar entre os gestores de escritórios uma lista de advogados que sejam também clientes com contas próprias e que ofereçam serviço de petições, audiências virtuais e diligências diversas.
A lista irá conter o nome, OAB e email do advogado que se oferece e mais 2 áreas de atuação, visando limitar esta atuação para incentivar a especialização e a hiperespecialização.
Contudo, a plataforma não irá intermediar nenhuma relação, nem cobrar por nenhum serviço ou se responsabilizar por qualquer tipo de entrega de trabalho, não sendo admitido o envolvimento no relacionamento entre os usuários.
O e-mail informado deve ser o de gestor da conta ADVBOX e servirá para adicionar o advogado como parceiro no sistema.
Critérios e requisitos para permanecer na lista
Todo cliente ADVBOX com a mensalidade em dia poderá estar na lista de colaboração, indicando apenas 2 especializações.
O advogado será excluído da lista se houver 2 reclamações sobre a qualidade da entrega do seu trabalho de diferentes contratantes ou em caso de inadimplência.
A lista será atualizada todo mês e reenviada para os gestores que solicitarem através do ticket de suporte para a consultora da conta.
12. Inteligência Artificial
A ADVBOX possui Inteligência Artificial!
Os nossos planos tem acesso à mais avançada inteligência artificial (IA) disponível no mercado jurídico, sem aumento na mensalidade.
Com ela, seu fluxo de tarefas será mais ágil e rápido, eliminando em até 43% o tempo gasto com a alimentação do sistema.
Com base no fluxo de trabalho que cada colaborador possui, a Inteligência Artificial realiza uma série de validações e interpretações a partir das tarefas finalizadas e distribuídas. Isto é, sempre que você concluir uma tarefa, a Inteligência Artificial vai sugerir as tarefas com maior probabilidade de você atribuir.
13. Gestão de Escritório de Advocacia
Todas as funcionalidades do software de gestão ADVBOX são orientadas para proporcionar as condições ideais para obter o melhor gerenciamento de escritório possível:
- Coordenação de equipe facilitada, com confiança na produtividade e cumprimento de prazos do time;
- Análise e planejamento financeiro bem fundamentados; qualidade de vida com redução do estresse;
- Carga de trabalho sem prejudicar os resultados.
Cada passo, ação e cadastro realizados na ADVBOX irão enriquecer a sua base de informações. A análise desses dados trará diversos insights relevantes de negócio, orientando quais são os investimentos ou cortes necessários, onde se gasta muito, em que tipo de ação se ganha ou se perde.
Enfim, há uma infinidade de elementos que podem dar suporte ao planejamento do seu escritório.
E não precisa se preocupar: a ADVBOX disponibiliza essas informações com ótima visualidade a partir dos gráficos apresentados pela própria ferramenta, sendo possível projetar com muito mais facilidade os próximos passos e resultados do seu negócio.
14. Organização de processos com hashstags
Inúmeras são as formas que os advogados tentam organizar as suas petições.
Contudo, na prática todos fazem a mesma coisa: tentam lembrar o nome do cliente e procurar a petição antiga que elaborou para usar como modelo em um caso semelhante.
Pensando nisso, a ADVBOX utiliza o sistema de hashtags para marcação de processos modelo do escritório. Assim, incluímos no campo de anotações a opção para tag, sendo possível fazer qualquer tipo de marcação para organização dos processos, como por exemplo:
- Marcação de casos modelos (para buscas de petição/sentença/acórdão);
- Marcação de Pastas/casos;
- Marcação de responsáveis do processo;
- Marcação por expectativa de honorários.
Assim, para inserir a hashtag é muito fácil: Na aba dos dados do processo, basta anotar a palavra que você deseja.
Você também poderá pesquisar a sua lista de hashtags caso fique em dúvida qual tenha usado para fazer a marcação do processo.
Veja como é fácil:
O primeiro passo é inserir o seu processo com a #.
Depois basta colocar a # escolhida para procurar o seu processo.
15. Menu Painel
Pensando no maior ‘temor’ dos advogados que é a perda de prazo, a ADVBOX possui o Menu Painel que mostra a data do término de um compromisso e, quando informado, controla o vencimento deixando a data em vermelho.
Além disso, o Menu Painel possui acréscimo de um botão para responder a tarefa. Isso faz com que a informação fique centralizada e todos se entendam. Quando uma tarefa é respondida fora da ADVBOX pode haver confusão. Dessa forma, é mais fácil o entendimento de ambas as partes.
16. Petições com QR Code
Seguindo as tendências tecnológicas para o mercado jurídico, a ADVBOX possui o gerenciamento de QR Code para petições.
O QR Code funciona como um código de barras que pode ser escaneado por câmeras de celulares. Esse código é convertido em textos ou endereços URL, que redirecionam o usuário para um conteúdo publicado na internet.
No caso do QR Code para petições, a ideia é encaminhar o juiz para um vídeo explicando a petição protocolada!
17. Método Kanban
Atualização já disponível do Método Kanban nos planos Banca Max e Elite na plataforma! É o único do mercado jurídico que possui quadro próprio de Kanban.
Método Kanban: Modelo intuitivo de gestão de projetos e tarefas através de cartões para acompanhar o andamento da produção jurídica de cada colaborador do escritório.
Com a praticidade e clareza do Método Kanban, onde o gerenciamento das demandas ocorre do começo ao fim, sua equipe se torna 45% mais eficiente!
Fale conosco!
São inúmeros os recursos que a ADVBOX possui para a advocacia.
É por isso que milhares de escritórios e advogados estão utilizando a ADVBOX no seu dia a dia, acelerando o crescimento com foco na qualidade!
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