A organização do escritório de advocacia é fundamental para que o profissional exerça suas atividades com produtividade e eficiência. Além disso, é preciso mantê-lo sempre em ordem para evitar que o rendimento diminua.

A desorganização é a maior inimiga do tempo. Ninguém gosta de perder esse recurso procurando por algo que deveria ser encontrado facilmente. 

Por sorte, a organização do escritório pode ser feita sem dificuldades e de diversas maneiras. Acompanhe o artigo e entenda como organizá-lo e veja as dicas que podem torná-lo um ambiente limpo e eficaz para o seu trabalho!

Por que é essencial deixar o escritório organizado?

O escritório é o seu local de trabalho. Logo, é provável que você passe a maior parte do tempo da semana nele. Por isso, ele precisa estar sempre organizado para otimizar seus serviços. Além disso, seu espaço precisa ser o mais confortável possível.

Imagine-se praticando suas atividades profissionais em um ambiente desorganizado e cheio de objetos desnecessários. Muito provavelmente seu rendimento cairia e você teria preguiça de encontrar qualquer coisa que precisasse, não é mesmo?

Por esse motivo é que é preciso mantê-lo sempre em ordem. Veja abaixo algumas vantagens de uma organização de escritório eficiente.

Encontra tudo o que precisa

A primeira vantagem é, obviamente, encontrar tudo o que precisa rapidamente. Desse modo, você não perde tempo procurando algo importante. Esse tempo perdido faz seu trabalho ser mais demorado e menos produtivo. Quem encontra objetos, documentos e informações em tempo hábil, consegue produzir mais em um dia.

Evita gastos desnecessários

A organização do escritório lhe permite enxergar tudo o que você tem. Quem atua em um ambiente desorganizado pode acabar gastando mais e comprando o que não precisava. É normal, por exemplo, uma pessoa comprar utensílios que já tinha para o escritório apenas porque não os encontrou no local.

Evita o retrabalho

Imagine o quão cansativo deve ser procurar o mesmo documento em locais diversos. E ainda, caso não encontre o que já havia finalizado, ter que realizar a mesma tarefa novamente pode ser estressante. O advogado que preza pela organização do seu escritório dificilmente terá esse retrabalho.

Como realizar a organização do escritório? Veja 10 dicas!

A organização do escritório deve ser sempre funcional. Isso significa que você não pode priorizar apenas a aparência do local. Se tiver um escritório físico, obviamente ele terá mais utensílios que permitam que o seu cliente se sinta à vontade no local. Por outro lado, se o seu escritório é em home office e você atende apenas virtualmente, poderá economizar em móveis e decoração. 

Veja abaixo 10 dicas para realizar e manter a organização do escritório!

1.Evite o excesso 

Lembre-se da premissa: menos é mais. Isso significa que apostar em um ambiente limpo e minimalista é uma das melhores alternativas, pois assim se evita o excesso de informação. Além disso, quanto menos móveis e decoração no local, mais fácil pode ser para manter a limpeza. 

O mesmo vale para o ambiente digital. Quanto menos documentos e pastas no seu computador, mais fácil será encontrar o que você precisa e mais simples será a exclusão de documentos desnecessários. 

2.Utilize utensílios para manter a organização

É possível encontrar em lojas de móveis ou de escritórios diversos equipamentos úteis para organizar esse ambiente. Um exemplo são as caixas separadoras, que podem ser usadas para separar materiais de escritórios, documentos físicos, dentre outros objetos.

3.Otimize os espaços

Otimizar os espaços é essencial, principalmente se ele for pequeno. Nesses casos, uma dica interessante é utilizar as estantes aéreas. Desse modo, você dá utilidade para os espaços aéreos e evita trabalhar em um ambiente apertado e asfixiante.

4.Organize por categorias

As caixas separadoras citadas anteriormente podem ser interessantes para organizar documentos e outros utensílios por categoria. Por exemplo, você pode utilizar uma caixa para guardar contratos, uma para guardar utensílios de mesa, como canetas e blocos de notas, outra para os cabos de carregadores e extensão, dentre outras possibilidades.

Essa organização costuma ser eficiente e evita que o advogado perca tempo procurando o que precisa. Ainda, deixa o ambiente mais limpo, evitando que os objetos fiquem misturados em outros locais.

5.Preze pelo digital

Em vez de gerar e manter documentos impressos, uma alternativa mais eficiente seria digitalizá-los e mantê-los em algum ambiente seguro na internet e no seu computador. Além disso, o ambiente digital também precisa estar organizado. 

Evite colocar seus documentos na nuvem ou no computador sem organizá-los em pastas. Caso não faça isso, poderá perder tempo procurando por um documento pelo fato de não saber onde ele está.

6.Ilumine o ambiente

Apostar em uma boa iluminação é essencial, pois isso contribui para a produtividade e para o bom desempenho de um profissional. Aposte em lâmpadas de cores claras e bem luminosas. Além de ajudar na produtividade, a iluminação pode deixar o ambiente com aparência de limpo.

7.Não fuja do normal

Um escritório de advocacia precisa parecer como tal. Isso significa que ele deve ter uma decoração mais sóbria e aparentar que se trata de um ambiente de trabalho de um advogado. Logo, de modo algum utilize decoração muito colorida ou que fuja do escopo da advocacia. 

Seria muito estranho entrar em um escritório de um advogado muito decorado e colorido, parecendo a oficina de um designer de interiores, por exemplo. 

8.Utilize apenas o essencial

Essa é outra dica que tem a ver com minimalismo. Se no seu escritório tem utensílios que não são utilizados, o ideal seria descartá-los ou doá-los. Não vale a pena manter objetos em desuso no local. Por isso, organize seu escritório com certa frequência para se desfazer do que apenas está parado e ocupando espaço.

9.Leve apenas o que você precisa

Essa dica é para os advogados que trabalham em trânsito ou como nômade digital. Nesse caso, além de ter que carregar seu trabalho nas costas, a pessoa tem que levar roupas e outros bens para o seu dia a dia. 

Por esse motivo, o ideal é levar apenas o essencial para trabalhar. Pode ser, por exemplo: notebook, celular, carregadores, dentre outros equipamentos que considerar necessários.

10. Mantenha tudo no lugar certo

Utilizou algo? Coloque-o de volta ao seu devido lugar. Desse modo, você não se desorganiza e não perde tempo se perguntando onde deixou determinado objeto que usou. Lembre-se também que o lugar de lixo é no lixo. Desse modo, você deve descartar o que não tem utilidade, e não guardar em algum local.

Quando tudo está no lugar em que deve está, evita-se retrabalho, perda de tempo, estresse e desentendimentos.

A organização do escritório deve ser feita periodicamente, de modo a sempre mantê-lo limpo e eficiente. Lembre-se que um ambiente higiênico e organizado é a melhor solução para você ser um profissional competente e produtivo. Por isso, utilize as dicas e transforme seu local de trabalho em uma advocacia com alto desempenho!Gostou desse artigo? Aproveite para aprender a criar o setor comercial da sua advocacia em 7 passos!