A AdvBox é a plataforma que vai auxiliar você e o seu escritório a controlar os seus processos, a melhor atender aos seus clientes, além de auxiliá-lo a fazer projeções sobre quais são as melhores opções pro futuro das suas ações. No entanto, não existe mágica a ser feita, apenas siga os passos básicos abaixo para se tornar um advogado de sucesso.
Antes de mais nada, você deve configurar a AdvBox para atender as necessidades do seu escritório e se adequar a sua realidade.
Quero ser um advogado de sucesso, e agora?
PASSO 1: cadastre todos os usuários
Cadastre todos os usuários que devem ter acesso ao seu banco de dados e com os quais a sua equipe deve manter contato. Lembre-se de adicionar também representantes externos a sua equipe, ou até mesmo equipes de outras sedes do seu escritório. Toda as comunicações podem e devem ser centralizadas na AdvBox, para que o fluxo de trabalho não se perca.
Os dados dos colaboradores devem ser cadastrados e o perfil de cada usuário pensado de acordo com a sua responsabilidade. Aqueles que possuírem o perfil de Administrador terão acessos gerenciais, configurações, deletar cadastros, inativar usuários, configurar metas e personalizar o sistema. Já colaboradores, conseguem executar suas tarefas, cadastros, visualizar a agenda do escritório e acompanhar sua produtividade.
PASSO 2: cadastre os grupos de ação
Depois disso, você deve cadastrar os grupos de ação que você trabalha. Estes grupos devem ser exatamente as áreas jurídicas que o seu escritório trabalha, previdenciário, civil, tributário, empresarial. Os grupos devem ser cadastrados, pois são dados básicos que serão utilizados no cadastro dos processos dos seus clientes com a finalidade de proporcionar um estudo embasado sobre quais desses grupos proporcionam mais ações, mais rentabilidade, em quanto tempo as ações desse grupo são finalizadas.
Os tipos de ação são as matérias de cada processo ou o assunto do processo e servem para o mesmo propósito estatístico de planejamento que os grupos, além de guiar os advogados e a equipe do escritório a saber exatamente do que se trata cada processo de cada cliente que eles estarão trabalhando.
PASSO 3: cadastre modelos de documentos básicos
Você também deve cadastrar os modelos dos documentos básicos que você irá utilizar no seu dia-a-dia, procuração, contrato de honorários e certidão de justiça gratuita.
Mais facilidade para você!
Utilizar uma plataforma para controle e não ter as suas informações a mão, ou ter que cadastrá-las manualmente é um problema que nós não queremos que você tenha. Por isso, a AdvBox oferece um serviço de migração e implantação dos dados do seu cliente. Isso fará com que a sua experiência com a plataforma seja muito mais efetiva.
Se você tiver arquivos de Excel ou Word em seu computador, costumava usar outro aplicativo ou, ainda, preferir enviar as OABs do seu escritório, nós faremos a implantação dos processos encontrados dos tribunais que o seu escritório tem processos ativos.
Mas não é só de estudos e análises que a AdvBox vai auxiliar a vida do seu escritório, você também sai ganhando em praticidade e agilidade.
Para cadastrar pessoas no seu escritório, basta clicar no botão de adicionar pessoas e preencher os dados do formulário. Lembrando que ele permite o cadastro de pessoa física e jurídica. Ao finalizar, o processo de cadastramento de um novo cliente você pode imprimir a procuração, o contrato de honorários e certidão de justiça gratuita.
Para cadastrar um processo dentro da AdvBox, basta clicar no botão “adicionar processo” selecionar o cliente do processo e adicionar os dados ao processo.
Saia na frente
Feito isso, boa parte da organização do seu escritório está no caminho certo. No entanto, ainda é necessário estudar o fluxo de trabalho que cada processo irá passar, e isso é feito através das movimentações processuais.
A partir desses ajustes, o seu escritório já estará voando em direção à qualidade de atendimento, fragmentação do serviço jurídico, aproveitamento do tempo das equipes, organização e medição de produtividade, além de apto a realizar estudo dos relatórios disponíveis para qualificar o serviço jurídico.
Para saber mais sobre os recursos disponíveis no seu plano, basta acessar o nossa central de ajuda ou falar com nossos especialistas através do menu de ajuda dentro da AdvBox.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
