O seu escritório de advocacia tem dificuldades relacionadas à organização, acompanhamento de processos e integração de áreas? Talvez seja o momento de ter um setor de controladoria vigente.
Aliás, negócios da área jurídica que fecham os olhos para questões conectadas à produtividade, visualização global de prazos e gestão, estão correndo sérios riscos.
Afinal, sem essa visão completa sobre o que acontece no escritório, fica muito difícil estabelecer metas e, mais do que isso, acompanhá-las. Em resumo, não é possível saber se o escritório está no caminho esperado ou longe dele.
É por isso que um setor de controladoria torna-se tão importante para quem atua no setor jurídico. Por meio desta área fica muito mais fácil conectar dados, profissionais e setores.
Para entender melhor como funciona e o que faz um setor de controladoria, continue acompanhando esse conteúdo da ADVBOX. Nele vamos abordar questões como:
- Quais profissionais formam o setor de controladoria;
- O salário do controller jurídico;
- Diferenças entre controladoria e auditoria.
O que faz o setor de controladoria?
Em síntese, o setor de controladoria é responsável por fazer toda a análise e controle estratégico das atividades do escritório de advocacia.
Aliás, engana-se quem imagina que o setor de controladoria é uma área exclusiva para grandes escritórios.
Mesmo que o seu negócio tenha um porte mediano, considere implantar a área para alcançar a profissionalização necessária para se destacar entre os concorrentes.
Afinal, sabe-se o quanto o dia a dia de um escritório é desafiador. São inúmeros prazos a serem conferidos, análises de contratos e organização de processos que vão desde o atendimento ao cliente até a verificação de produtividade da equipe.
Pois é nesse cenário que nasce a necessidade do setor de controladoria. Os profissionais alocados para atuar nessa área devem ter em mente que serão os responsáveis por integrar todo o escritório.
Por exemplo, hoje sabe-se que, ao contar com uma controladoria, o escritório de advocacia ganha um aumento de – ao menos – 130% de produtividade.
E isso acontece porque há uma otimização do trabalho dos advogados. Com o papel de um controller jurídico atuante, o advogado pode focar em atender suas causas com profundidade.
Em resumo, entenda o que é função do setor de controladoria:
- Acompanhar e distribuir as tarefas entre os advogados e outros profissionais que fazem parte do escritório;
- Coleta de provas;
- Gerenciar a contratação de correspondentes;
- Revisar a qualidade de petições;
- Controlar prazos;
- Acompanhar questões relacionadas às custas do processo;
- Gerar relatórios para a administração do escritório;
- Dar suporte jurídico;
- Entre outras demandas.
Quem trabalha na controladoria?
Entendendo a importância de contar com um setor de controladoria ativo no seu escritório, chegou a hora de compreender quais os perfis de profissionais que você precisa ter para que essa área aconteça.
Porém, antes de explicar cada um dos cargos, é importante que você tenha em mente que a contratação desses profissionais vai depender muito do escopo de trabalho que você determinar para o setor de controladoria do seu escritório.
Em síntese, essas decisões precisam estar conectadas às metas e objetivos do escritório. Por isso é essencial fazer uma análise criteriosa sobre quais as dores que a controladoria deve sanar para o bom andamento do negócio.
Ou seja, a partir dessas informações que precisam estar claras para toda a liderança do escritório de advocacia, pode-se começar a criar o organograma para o setor de controladoria.
Os papéis do setor de controladoria jurídica
O papel mais conhecido no setor de controladoria jurídica é o de controller. Esse profissional pode vir de diversas áreas de atuação, como:
- Advocacia;
- Administração;
- Contabilidade;
- Entre outras.
O fundamental é que o controller tenha experiência na área e esteja em constante formação para aprimorar seus conhecimentos. A ADVBOX, por exemplo, oferece um curso completo de Formação em Controller Jurídico, voltado para os profissionais que querem atuar nessa área.
O Controller Jurídico deve ser um profissional com características voltadas à organização, proatividade, tomada de decisão e responsabilidade.
Aliás, é importante que tenha um perfil de boa comunicação para que consiga interligar setores e acompanhar questões relacionadas à produtividade do time.
Outro ponto importante do controller é saber administrar processos e ser detalhista com relação à visão sistêmica do escritório.
Responsável por intimações
Também é possível que o seu setor de controladoria tenha uma pessoa responsável por intimações. A esse profissional cabe tarefas mais operacionais que giram em torno de buscar documentos, guias, contratar correspondentes e buscar documentos.
Não é necessário que a pessoa responsável pelas intimações tenha formação em Direito.
Revisor
Esse papel está conectado ao zelo pelo cumprimento de prazos antes do prazo fatal. Também cabe ao revisor das peças uma análise no sistema de todos os processos para verificar se os padrões estão sendo cumpridos.
Aliás, o revisor também deve acompanhar processos perdidos para encontrar padrões que podem relacionar essa situação.
Neste caso, o revisor deve ter formação em Direito.
Analista de dados
A pessoa analista de dados é responsável por organizar os relatórios de produtividade e de processos do escritório.
Esses dados serão enviados aos sócios para que, com a ajuda do controller jurídico, o escritório saiba se as metas estão sendo cumpridas e se há gargalos que precisam ser corrigidos.
Por isso que, no caso do analista de dados, não é necessário ter formação em Direito. Por outro lado, é essencial que este perfil de profissional tenha habilidades com planilhas de Excel.
De forma geral também é possível que o analista de dados dê suporte à pessoa responsável pela administração do software jurídico para a organização e manutenção da tecnologia.
Qual o salário de um controller?
Por se tratar de uma área tão importante para os escritórios de advocacia, muitos profissionais estão voltando suas carreiras para atuar no setor de controladoria.
Aliás, estima-se que, nos próximos anos, mais de 10 mil vagas para a área sejam abertas no Brasil. Como consequência dessa demanda, os salários também são atrativos.
No caso do controller jurídico, que como mencionamos anteriormente, é um profissional que abraça importantes ações de gestão e organização do escritório, os salários podem iniciar em R$ 3.000 e chegar a mais de R$ 10 mil.
Tudo vai variar de acordo com as atribuições e demandas. É por isso que, mais uma vez, cabe aos gestores do escritório de advocacia determinar exatamente qual o escopo de trabalho do setor de controladoria.
Somente com essa visão muito clara e estratégica do que precisa ser feito é que os profissionais devem começar a ser contratados para atuar na área.
Por certo é decisivo que o seu escritório de advocacia conte com esse setor bem organizado. Afinal, somente com uma gestão bem estruturada e uma controladoria ativa é que se pode evitar problemas graves como:
- Reclamações constantes de clientes por falta de comunicação e processos estabelecidos;
- Falta de visão a respeito da produtividade dos advogados;
- Tarefas que são realizadas muito próximas ao prazo final;
- Inexistência de processos padronizados.
Esses são apenas alguns exemplos de problemas que podem ser solucionados a partir da contratação de um controller jurídico para o setor de controladoria do seu escritório.
Qual a diferença de controladoria e auditoria?
Ao estabelecer um setor de controladoria no escritório, muitas vezes há uma confusão com relação à auditoria. Deve-se saber que essas duas áreas são distintas e contam com funções muito diferentes.
Como já mencionamos anteriormente, é função dos profissionais da controladoria fazer o gerenciamento e planejamento estratégico do escritório de advocacia.
Para que isso aconteça, é determinante o uso de um software jurídico que facilitará o controle e o acompanhamento de cada uma das etapas de processos das áreas que formam o escritório.
Sem um recurso como esse é praticamente impossível ter dados confiáveis e em tempo hábil para tomadas de decisão.
Por exemplo, se o seu escritório está perdendo muitos prazos porque uma parte da equipe está sobrecarregada, um software jurídico pode mostrar de que maneira estão divididas as atividades de cada advogado.
Quando não se tem esse recurso automatizado, a equipe de controladoria pode levar muitos dias para identificar a real causa de um problema grave.
Por outro lado – e diferente da controladoria – uma auditoria está muito mais focada em avaliar a qualidade do que está sendo produzido e quais caminhos para cumprir determinados objetivos.
Conte com a ADVBOX para o setor de controladoria
Como mencionamos anteriormente, sem o uso de um software jurídico o trabalho do setor de controladoria torna-se muito mais difícil e, até mesmo, ineficiente.
Para garantir uma visão sistêmica sobre o que acontece em todo o negócio, a tecnologia é decisiva. Os profissionais que fazem parte da controladoria têm em mãos todos os dados que precisam.
Do controle de prazos aos recursos financeiros e o olhar sobre a produtividade dos advogados. Cada etapa está disponível em nuvem, com segurança.
Aliás, com o software, a equipe pode fazer as conexões necessárias entre as áreas, contribuir com propostas de melhorias e entregar os melhores relatórios para as áreas de liderança e sócios.
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