Tecnologia e Advocacia digital

Sistema de gestão e os seus benefícios 

Os advogados que desejam se destacar no mercado e potencializar os seus resultados, devem investir em um eficiente sistema de gestão.

Isso porque a solução ajuda a controlar e a gerenciar de forma mais otimizada os processos dentro e fora do escritório. Ou seja, a integração entre os setores é fundamental para garantir uma gestão mais eficiente e produtiva. 

Dessa forma, é preciso ressaltar que a automação garantida pelos sistemas de gestão ajuda aumentar a produtividade dos colaboradores e a melhorar os resultados, pois os clientes são atendidos de forma mais rápida e otimizada.

Sendo assim, é importante entender a respeito do funcionamento da ferramenta para adotá-los 

Confira, a seguir, importantes informações a respeito do sistema de gestão para um escritório!

O que é um sistema de gestão?

O sistema de gestão consiste em uma ferramenta tecnológica que apresenta recursos que ajudam a organizar, controlar, otimizar e monitorar a operação do seu escritório.

Sendo assim, é um software que ajuda na gestão da sua empresa, ajuda no desenvolvimento dos processos para que eles aconteçam de forma eficiente e segura. 

Nesse sentido, a ferramenta deixa as operações mais otimizadas, melhora o atendimento ao cliente e deixa os registros armazenados de forma correta e sempre atualizados. Com isso, o colaborador consegue resolver qualquer contratempo sem maiores dificuldades.

arte de ebook de meios de produção na advocacia

Quais são os tipos de sistema de gestão? 

Há dois principais tipos de sistema de gestão no mercado, o CRM e o ERP. Eles apresentam as diferentes funções e são fundamentais para um escritório de advocacia. Confira, a seguir! 

1. ERP

O Enterprise Resource Planning (ERP) ou Planejamento de Recursos da Empresa, consiste em um sistema de gestão de processos associados aos diferentes recursos que uma instituição apresenta, sendo que o foco principal são os recursos financeiros. 

Dessa forma, é necessário destacar que é um sistema que realiza controles financeiros, contábil e fiscal, como:

  • Gestão de estoque; 
  • Emissão de notas fiscais; 
  • Pagamento de impostos;
  • Entre outros.

Sendo assim, o ERP proporciona diversos benefícios para a organização, visto que garante que as áreas do escritório estejam bem conectadas e os processos bem definidos. 

Ao finalizar algum processo com o cliente, o departamento comercial informa a respeito do encerramento e o setor financeiro realiza a emissão da nota fiscal. Logo, os setores ficam conectados e conseguem atuar de maneira mais prática e eficiente. 

CRM

Como foi mencionado, outro importante sistema de gestão é o Customer Relationship Management (CRM) e é fundamental para as atividades relacionadas às vendas. Dessa forma, ele é o responsável por reunir todos os dados do funil de vendas do negócio. 

O advogado precisa entender que as relações comerciais precisam estar focadas no cliente e o sistema CRM é um importante aliado durante esse processo, tendo em vista que reúne informações a respeito da empresa e os contatos dos clientes ativos e os que não retornarem. 

A utilização do software é primordial para garantir a fidelização dos clientes. Saiba que o sistema ajuda:

  • Elevar a satisfação do cliente;  
  • Diminuir as chaves de cancelamento; 
  • Potencializar os processos; 
  • Controlar o histórico de processos e dos resultados positivos.

Logo, é perceptível que é um recurso essencial para os escritórios que apresentam colaboradores empenhados em suas funções e que ajudam em todas as etapas do funil de vendas. 

A equipe conta com todos os dados necessários para realizarem as tarefas com qualidade e, assim, garantir a satisfação dos clientes. Dessa forma, para inserir um bom sistema de gestão CRM é necessário levar em consideração alguns aspectos essenciais para garantir uma boa ferramenta durante o processo comercial em seu escritório de advocacia, como:

  • Gestão de tarefas: para que os você não perca nenhuma reunião importante ou audiência, é preciso agendar todas as atividades e ser notificado para não perder a data; 
  • Acesso remoto: durante a escola do sistema CRM é necessário levar em consideração se ele permite o acesso remoto, ou seja, os colaboradores poderão usar a plataforma se onde estiver; 
  • Relatórios: o sistema de gestão eficiente precisa contar com a criação de relatórios para o escritório. Logo, é uma funcionalidade fundamental e não pode ser negligenciada durante a escolha da ferramenta.

Qual o melhor sistema para a gestão de um escritório de advocacia? 

Você ainda não sabe qual o melhor software jurídico? Sem dúvida a ADVBOX é um dos melhores do mercado. A Advocacia 4.0 já é uma realidade e as pessoas buscam cada vez mais profissionais que conseguem atuar de forma online. 

Na advocacia consultiva ou para ação judicial o cliente busca sempre o melhor advogado do mercado, pois deseja uma assessoria jurídica que conta com uma tecnologia de ponta.

A ADVBOX conta com uma equipe especializada em gestão e tecnologia jurídica, assim a implantação da ferramenta acontece de forma rápida e otimizada. 

A ADVBOX é um dos melhores softwares jurídicos do mercado. Dessa forma, é a ferramenta ideal para deixar a rotina mais facilitada e ideal para deixar todos os setores da organização conectados. Com ele você terá mais eficiência e produtividade.

Quais os benefícios de utilizar um sistema de gestão?

É perceptível os diversos benefícios proporcionados pelo sistema de gestão. Com ele, o escritório fica na frente dos concorrentes e, consequentemente, melhora seu faturamento e a cartela de clientes. Veja os principais benefícios proporcionados!

1. Dados centralizados

A centralização dos dados consiste em um importante diferencial em um escritório de advocacia, pois garante que os dados do cliente permaneçam em apenas um lugar e não corre o risco de perdê-los. 

Isso permite que as informações e o compartilhamento delas com equipe seja simples. Desse modo, a burocracia é eliminada e as atividades são executadas com maior qualidade.

2. Redução de gastos 

Quem não deseja economizar dinheiro? Com um bom sistema de gestão isso é possível. Isso porque o software facilita e simplifica a realização das tarefas internas e não é necessário disponibilizar recursos financeiros para as tarefas que podem ser executadas dentro de uma sala e uma ferramenta tecnológica.

3. Agilidade da realização dos processos 

A agilidade proporcionada durante a realização dos processos é um dos maiores benefícios de um sistema de gestão. O advogado consegue acompanhar o andamento de todas as causas e petições do seu escritório. Além do mais, o sistema garante mais transparência.

Portanto, o sistema de gestão é primordial em um escritório de advocacia que deseja simplificar as atividades do dia a dia.

Com ele, os colaboradores e o advogado conseguem atender com mais precisão e agilidade as necessidades do cliente. Além de poder dedicar mais tempo nas atividades que ajudarão no desenvolvimento da instituição.

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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