O livro escritório como empresa escalável
Advocacia

O passo a passo da administração de escritório jurídico

O serviço de administração de escritório jurídico garante um suporte importante para todas as operações no segmento. Ou seja, ele possibilita um bom funcionamento das atividades como um todo, planejando, organizando e controlando os recursos humanos e materiais.

Embora os profissionais do Direito nem sempre saiam da faculdade com essa visão administrativa de um escritório, é importante que eles se especializem nesse ramo. Por outro lado, caso tenham condições, podem contratar um profissional da Administração.

O importante é que esse serviço esteja presente.

Nesse post, você entenderá:

  • O que é um serviço de administração?
  • O que é administração de escritório
  • O que faz um administrador de escritório
  • Como administrar meu escritório?

Leia atentamente esse artigo e garanta uma excelente gestão do seu escritório!

O que é um serviço de administração?

A Administração é uma atividade ampla que envolve planejar, organizar, dirigir e controlar recursos humanos, tecnológicos e financeiros. Dessa forma, é uma Ciência que passa pelas áreas de Humanas até as Exatas.

O sucesso de um serviço de administração exige que esse profissional seja um líder na arte de lidar com os colaboradores e tomar decisões a partir de uma visão geral do cenário que se apresenta a ele. 

A presença dessa atividade é fundamental, pois estimula o funcionamento de vários setores de um negócio, fazendo com que ele prospere. Ao mesmo tempo, garante a sua gestão financeira, essencial no cenário econômico mundial.

Mas, você sabe o que implica na prática a administração de um escritório jurídico? Não?  Veja a seguir.

O que é administração de escritório?

Administrar um escritório jurídico é uma atividade multifuncional que envolve planejar e delegar as atividades, além de gerenciar as alterações nos diversos setores. 

Ademais, oferece apoio aos gestores na contratação ou demissão de funcionários e controla a reposição ou aquisição de tecnologias e equipamentos que agilizem e melhorem o trabalho do escritório.

O serviço ainda abrange o planejamento financeiro do escritório, de forma que seja organizado e controlado e evite prejuízos.

Em suma, administrar um escritório envolve: conhecer os desafios cotidianos; negociar conflitos; tomar decisões; liderar os colaboradores; e organizar e controlar os recursos.

Pela abrangência da atividade é possível perceber que é impossível o sucesso no escritório advocatício sem uma administração. Mas, para isso, é preciso um administrador. E o que ele faz? Quais suas tarefas e responsabilidades?

O que faz um administrador de escritório?

O administrador de escritório advocatício é o responsável por realizar tarefas administrativas que garantam que todo o negócio opere de forma eficaz e eficiente.

Por isso, deve apresentar características como liderança, proatividade e confiança.

Entre suas competências profissionais estão:

  • Formação ou experiência em administração de escritório;
  • Familiaridade com princípios contábeis básicos;
  • Excelente comunicação e habilidades interpessoais;
  • Habilidades organizacionais e de liderança;
  • Conhecimento em softwares de gerenciamento de escritório.

Já suas responsabilidades são proporcionais à sua importância para fazer todo o escritório operar. Vamos ver algumas delas na sequência.

1. Supervisão e coordenação

A principal responsabilidade do administrador de escritório é coordenar as operações e todas as atividades. Além disso, supervisiona a equipe administrativa e as funções de cada um.

Pelo seu conhecimento generalista, ele pode atuar em vários setores em um escritório jurídico como no Marketing, Recursos Humanos, Financeiro e no setor de Vendas.

Dessa forma, garante o bom desempenho do escritório e a conformidade com sua política empresarial. 

2. Controle

Esse administrador deve monitorar os estoques de material e suprimentos e fazer os pedidos de reposição. Ao mesmo tempo, opera e faz a manutenção de todos os equipamentos necessários ao escritório advocatício como computadores e copiadoras.

Também é sua responsabilidade controlar a qualidade dos serviços prestados pelo escritório jurídico, a fim de garantir clientes satisfeitos e uma imagem positiva do negócio.

3. Gerenciamento

Ele também gerencia diversos compromissos e documentos do escritório. Ou seja, cuida das agendas e viagens da diretoria e dos telefonemas e correspondências dos escritórios.

4. Suporte

O administrador dá um suporte importante para a área financeira do escritório jurídico, como nos procedimentos de orçamento e escrituração contábil.

Assim como dá suporte ao setor de Recursos Humanos na contratação e treinamento de funcionários recém-admitidos. 

5. Organização

Os administradores de escritório jurídico são responsáveis pela organização dos dados e de vários documentos do negócio. Em outras palavras, criam e atualizam contratos e relatórios. 

6. Tomar decisões

A formação, competência e visão multidisciplinar do administrador de escritório jurídico possibilita que ele tome decisões variadas para o êxito dos serviços prestados pelo negócio. Decisões que envolvem desde investimentos em Marketing até estratégias comerciais.

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Como administrar meu escritório?

As mudanças no mundo do trabalho atingiram também os escritórios jurídicos. A informática, o home-office e outras modernizações nas atividades trabalhistas vieram para alterar os formatos de gestão dos negócios.

Portanto, para acompanhar essas evoluções e também se manter em destaque em um cenário competitivo, são necessárias novas práticas na administração dos escritórios jurídicos.

Dessa forma, os escritórios terão melhores resultados, melhores posicionamentos no mercado, e uma equipe mais engajada e produtiva. 

Então, veja na sequência quais são as melhores práticas de administração de escritório jurídico!

1. Capacitação

Incluir um administrador especializado no escritório jurídico é a melhor alternativa para garantir um bom controle do processo.

No entanto, nem sempre isso é possível.

Às vezes, o escritório não tem como arcar com essa despesa e acaba elegendo o próprio profissional de advocacia para tal tarefa. 

Por isso, é importante que o advogado invista na capacitação em Administração, adquirindo noções de empreendedorismo, gestão de pessoas e finanças.

2. Análise do cenário

Dentro da administração do escritório jurídico é importante conhecer como encontra-se o funcionamento das atividades. 

Como resultado, percebe-se o que está indo bem e o que não está e quais ações e estratégias são necessárias para melhorar o cenário.

3. Planejamento

O planejamento é importante antes de iniciar qualquer atividade. Consequentemente, também é para a área jurídica.

 A administração do escritório deve compreender o ambiente em que o negócio se encontra, como, por exemplo, a região em que está inserido e o público-alvo.

A partir disso, consegue planejar melhor suas atividades de forma a atingirem o sucesso.

4. Controle Financeiro

Uma boa administração de escritório jurídico envolve controle das receitas e despesas. Do contrário, pode não ser possível pagar as contas ou mesmo continuar com o negócio. 

Além disso, esse gerenciamento permite que o advogado possa separar finanças pessoais e profissionais, principalmente, quando o advogado atua de forma independente.

Controlar os custos também leva a uma melhor análise sobre onde e quanto o escritório pode investir.

Embora possa ser mais um custo, é importante contar com a ajuda de um profissional de contabilidade também na administração do escritório.

5. Clientes externos

Conhece a frase: “o cliente é quem manda”? Pois é.

Na administração do escritório advocatício é importante manter um bom atendimento ao cliente, de forma a fidelizar essa relação e até mesmo ampliar a carteira. Dentre as ferramentas importantes nesse atendimento estão a confiança, a agilidade e a qualidade.

6. Clientes internos

Os administradores não podem esquecer dos clientes internos, ou seja, os colaboradores, pois são eles que fazem a “roda girar”. 

Garantir um salário justo, bonificações, plano de carreira, dar feedbacks construtivos e oferecer um descanso adequado são questões fundamentais para o bem-estar e felicidade dos funcionários. Desde advogados até recepcionistas. 

7. Inteligência artificial

A administração de escritório jurídico tem na Inteligência Artificial um enorme aliado. Sobretudo, por meio de softwares.

Com eles, a elaboração de peças jurídicas, a busca e atualização de processos, a criação de um banco de dados sobre o escritório e os clientes e a gestão financeira, de compromissos, do tempo e do trabalho remoto são realizados de forma mais fácil e rápida.

A inteligência Artificial permite ainda o armazenamento dos dados na nuvem, garantindo a  proteção das informações de acordo com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e a segurança contra perdas. Ademais, garante a possibilidade de acesso de qualquer lugar.  

Assim, a automação jurídica é imprescindível hoje para a administração de escritório advocatício e o perfeito funcionamento do negócio.

8. Modelo horizontal

O modelo horizontal de administração de escritório jurídico aposta no compartilhamento das decisões sobre clientes e sobre o próprio negócio. Ele se diferencia do modelo vertical tradicional que centraliza as decisões na alta diretoria.

Esse formato favorece o empoderamento e um engajamento do colaborador junto ao escritório.

Percebe-se que administrar um escritório jurídico é uma tarefa fundamental e ampla, porém com apenas três objetivos: melhorar o desempenho da empresa, dos colaboradores e atingir a satisfação dos clientes.

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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