Realizar um controle de processos adequado é essencial para que uma empresa obtenha os resultados esperados. Em escritórios de advocacia, essa gestão também é fundamental. 

Na prática, pode ser que muitos advogados não organizem os procedimentos do negócio. Assim, acabam perdendo o controle das atividades realizadas e, consequentemente, do lucro que poderiam obter.

Essa desorganização não é nada benéfica. Para que seu escritório tenha um desempenho excelente, é primordial realizar um gerenciamento das atividades e das necessidades dele. 

Mas afinal, o que é controle de processos? Como realizá-lo na advocacia? Veja a resposta para essas questões e mais informações no decorrer do artigo!

O que é controle de processos?

Controle de processos é uma prática onde uma companhia avalia e gerencia os processos de um negócio. Isto é, as atividades e tudo o que é feito para mantê-la funcionando. Desse modo, possibilita-se o acompanhamento da performance dos trabalhos realizados e a promoção de melhorias quando for necessário. 

Esse gerenciamento, no longo prazo, permite que a companhia consiga se adaptar às necessidades do mercado. Além disso, pode auxiliar na superação dos resultados obtidos, pois torna mais eficiente a identificação dos pontos que precisam ser corrigidos.

Adaptando para os escritórios de advocacia, o controle de processos permitirá uma visão geral e completa de tudo o que é realizado nele. Nesse modelo de negócio, podem existir diferentes processos, envolvendo vários setores. 

Desde o atendimento ao cliente até a cobrança de honorários, há diversas atitudes que precisam ser tomadas no tempo e do jeito correto para que o cliente receba um bom serviço.

Imagine agora se a sua advocacia não controlasse esses procedimentos. Poderiam ocorrer, por exemplo, o descontrole dos prazos judiciais, encaminhamento do cliente para o profissional errado, atendimento demorado e ineficiente, dentre outros percalços. 

Ou seja, erros nesses processos podem acarretar a perda do cliente e diminuir a qualidade dos serviços, além de outros prejuízos. Por isso, é fundamental realizar o controle de processos no escritório de advocacia.

O que é controle de processos judiciais?

Devido aos termos utilizados, é possível confundir o controle de processos a que esse artigo se refere com o controle de processos judiciais. Tratam-se de duas atividades que, embora essenciais, são completamente distintas.

O controle de processos que você está aprendendo nesse texto se refere à gestão de procedimentos ou atividades realizadas em uma empresa.

Por outro lado, o controle de processos judiciais diz respeito ao monitoramento das ações ajuizadas e os seus respectivos prazos. Este último pode ser feito com o auxílio de um software jurídico, uma ferramenta tecnológica completa capaz de auxiliar na gestão do escritório inteiro e em diversas atividades essenciais dos advogados. 

Se o seu programa no escritório for completo, ele pode possibilitar o gerenciamento das atividades também (ou seja, o controle de processos que estamos lecionando aqui). Entender essa diferenciação é importante para não haver confusões e desentendimentos. 

Qual a importância do controle de processos?

Qualquer negócio possui diversos processos nos mais variados setores. Em empresas que vendem produtos, por exemplo, existem as atividades de produção, o gerenciamento de estoque, o contato com os fornecedores, a distribuição dos produtos, dentre outros. 

Em um escritório de advocacia, por outro lado, existem as atividades do administrativo, a recepção do cliente, o direcionamento dele para algum profissional, a cobrança dos honorários, além de outros.

Para alcançar bons resultados, esse gerenciamento precisa ser realizado com seriedade. Se algo não está bem no escritório, você poderá tomar medidas para agir sobre um determinado procedimento, de modo a sanar o problema encontrado.

Desse modo, o controle de processos é fundamental para que seu escritório esteja organizado e realizando tudo de forma promissora. Assim, torna-se ainda mais possível garantir a qualidade nas práticas, alcançar os objetivos estabelecidos e realizar bons serviços, sem se perder nos compromissos. 

Quais as vantagens da gestão de processos?

Um controle de processo eficiente pode trazer diversos benefícios para o seu escritório. Veja abaixo algumas considerações.

Otimiza o tempo

Procedimentos descontrolados ou que não são padronizados fazem com que as equipes percam tempo em suas atividades. No seu escritório, não ter processos bem definidos pode prejudicar a qualidade dos serviços prestados e deixar muitos colaboradores sem saber como reagir em determinadas situações.

Por outro lado, quando há ordem nas metodologias adotadas, o tempo fica muito mais otimizado. O motivo é que os colaboradores sabem como agir, partindo do que foi combinado e idealizado anteriormente. Desse modo, é possível produzir mais em menos tempo.

Aumenta a produtividade

Uma boa gestão de processos melhora a produtividade dos seus colaboradores. A partir do momento em que eles sabem o que deve ser feito, conseguem entregar suas tarefas com mais agilidade. Isso traz impactos positivos para todo um setor.

Reduz os custos

Trabalhadores mais produtivos que conhecem os processos que precisam realizar conseguem trazer mais lucro e reduzir as despesas da companhia. Isso porque, dessa forma, diminuem-se os erros e desentendimentos. 

Agiliza na tomada de decisão

Quem entende todos os procedimentos realizados em um negócio consegue tomar decisões mais rápidas e eficientes em casos de necessidade. 

Evita desentendimentos

Imagine os desentendimentos que podem ocorrer no escritório se todos adotassem um procedimento diferente para realizar uma mesma tarefa. O ideal é padronizar os processos para todos. 

Como realizar o controle de processos? 

Veja na prática como realizar o controle de processos com apenas algumas dicas!

Realize o mapeamento dos processos

Faça um mapeamento dos processos importantes do escritório para entender como eles são realizados, se organizam e interagem entre si. Nessa etapa, já pode ser possível verificar o que está debilitado e precisa ser melhorado.

Envolva toda a equipe responsável pelo determinado esquema para entender o passo a passo das atividades realizadas e as dificuldades que possuem no dia a dia.

Aposte na automatização 

A automatização é o segredo para a produtividade. Desse modo, verifique as atividades repetitivas para poder automatizá-las. Para isso, busque por um programa de controle de processos. 

De preferência, utilize um software completo que permita realizar esse gerenciamento e o de outros setores também, como o financeiro. Tenha em mente que, antes de automatizar, é preciso deixar os procedimentos bem ajustados. 

Defina os indicadores de desempenho (KPIs) e monitore-os

Estabeleça KPIs para metrificar o desempenho dos processos. Para definir as métricas mais adequadas para isso, questione-se: 

• Qual o objetivo do escritório?
• Quais indicadores devem ser analisados para trazer os melhores resultados?
• O que deve ser verificado para saber se os processos estão sendo executados da melhor maneira possível?

Acompanhar os indicadores de desempenho dos processos auxilia seu escritório a definir se o planejado está gerando resultados. Eles podem demonstrar, por exemplo, se existe um alto número de clientes que desistem de continuar com seu atendimento após o primeiro contato. Sabendo disso, você consegue identificar onde estão as falhas e melhorá-las para evitar prejuízos. 

O controle de processos, embora seja negligenciado em muitos escritórios, é fundamental para identificar erros e melhorá-los, aumentando a produtividade nas atividades realizadas no dia a dia. Por isso, siga as dicas e realize-o na sua advocacia!

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