Os advogados em geral tem uma visão muito superficial de administração e gestão. Porém, guardar documentos e informações é um fator estratégico para a evolução de um escritório.
Tanto que, arriscamos afirmar: àqueles que não sabem como fazer um arquivo digital de documentos e, portanto, não o fazem de forma correta, apresentam até vinte vezes mais dificuldade de crescer e evoluir.
Assim, a demora na obtenção de informações que clientes haviam informado passa uma impressão de desorganização.
Por conseguinte, outra situação, bem recorrente: a falta de documentos simples como RG e CPF atrasa a movimentação de processos e desagrada o cliente que tenha que trazer ao escritório pela segunda vez.
Dessa forma, não há como um advogado fazer segmentação de clientes ou criar uma ação de informação para um grupo de clientes que tenham direito. Por exemplo, uma ação destinada a professores ou a empresas filiadas ao SIMPLES.
Assim, as petições iniciais, razões e recursos devem ser refeitas do zero, ou quando busca um modelo tem que ser o mais adequado, a fim de evitar grandes retrabalhos intelectuais muito complexos.
Orientações necessárias de como fazer um arquivo digital de documentos
Contudo se você não possui um sistema de gestão de escritórios, não se preocupe. Siga os passos a seguir.
1. Criar uma pasta CLIENTES, e dentro dela, criar uma pasta com o nome dos clientes, sem abreviação e sem apelidos, de preferência todas as letras em maiúsculo.
Jamais salve ou registre informações dos clientes com apelidos ou abreviações, todos os caracteres tem que estar corretos, pois isso é muito ruim para a organização e arquivamento. Um erro fundamental.
2. “Salvar como” todas as procurações digitadas para cada cliente em cada pasta da pasta CLIENTES.
3. Digitalizar e salvar todos os documentos de cada cliente em cada pasta da pasta CLIENTES, para só depois imprimir.
4. Ainda é preciso eliminar o arquivo físico, que é um problema e retrocesso, pois além de ocupar espaço cada vez maior (que pode ser usado para um lugar a mais para colocar um ou dois funcionários), corre perigo de perda de documentos por diversas formas.
Assim, com essas atitudes iniciais e bem simples, o advogado já terá todas as informações de cada cliente para uso em atuais e futuros processos.
5. Criar uma pasta MODELOS DE PETIÇÕES, para salvar um tipo de cada petição inicial. Dentro dessa pasta, categorizar por área do direito ou então por grupo de ação.
Contudo é importante salvar as petições com o nome completo da matéria da ação e peculiaridades, para facilitar o encontro delas, por exemplo: “Inicial de aposentadoria especial dentista tutela continuar na atividade odontológica”.
Dessa forma você encontra o arquivo como “inicial”, como “aposentadoria especial”, como “dentista”, como “odontológica”, etc.
Tudo fica mais fácil com a ADVBOX!
Tudo isso já é um começo para se ter a mínima organização e, sem isso pelo menos, o escritório está fadado ao continuar patinando e não crescendo como deveria. Mas é possível algo melhor que esta organização?
Sim. Com A Plataforma Digital para Advogados ADVBOX ficou mais simples ainda fazer essa gestão. Pois, na ADVBOX todos no escritório podem digitar os dados e salvar na nuvem, e o sistema já cria com 1 clique a Procuração, Contrato e Declaração de AJG em 45 segundos.
Assim, para se ter uma ideia, ao digitar no Word, demora pelo menos 4 minutos utilizando um modelo pronto. Fora todo trabalho de salvar no computador e mesmo assim não ficará a disposição de todos na nuvem).
Dessa forma, com todos os documentos na nuvem, o advogado pode controlar o escritório de onde estiver, através do sistema taskscore. É possível saber, inclusive, quais alterações cada colaborador fez nos processos em tempo real! Clique aqui e saiba mais sobre o sistema taskscore!
Contudo, a ADVBOX permite ainda a segmentação de clientes, através da Lista Inteligente de Marketing, permitindo ações de envio de informações e novas ações possível para aquele grupo de clientes.
Além disso, permite algumas outras ações importantes para o acompanhamento de processos que nenhum outro software de gestão tem hoje em dia.
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Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
