Guardar documentos e informações é um fator estratégico para a evolução de um escritório.

Estudos indicam que empresas que não sabem como fazer um arquivo digital de documentos apresentam até vinte vezes mais dificuldade de crescer e evoluir.

A gestão de documentos do seu escritório precisa ser feita com profissionalismo.

Gerenciar a documentação com rastreabilidade, com compliance e em conformidade com as regras de segurança da informação é essencial para ganhar confiabilidade no mercado.

O GED da ADVBOX comporta grandes volumetrias.

Garante um controle de todas as informações que circulam diariamente a plataforma é mais que uma ferramenta GED, mas é uma solução completa de ECM oferecendo outras funcionalidades.

Como o controle do workflow para análise e aprovação dos documentos.

Permitindo a verdadeira gestão do conhecimento e você acessa a qualquer hora e de qualquer lugar 100%.

Tecnologia exclusiva e protegida, adaptável a qualquer equipe do mercado jurídico, o GED da ADVBOX tem tudo para seu escritório.

O sistema possui busca avançada de documentos.

Gestão de contratos e modelos com gerador automático que completa as informações de clientes e processos, poupando tempo.

Os arquivos podem ser salvos em uma extensão própria e exclusiva para abertura somente dentro do software, ou em qualquer outra extensão de arquivo.

Os arquivos são feitos por nome do cliente e assim ficam fáceis de acessar.

A assinatura digital, alçada e procedimento de aprovação fica completamente registrada no sistema, gerando uma lista de todos os documentos e versionamento.

Dessa forma o conhecimento se torna um ativo da sua empresa porque não fica concentrado em apenas algumas pessoas.

Importância de um GED ágil

A demora na obtenção de informações que clientes solicitam passa uma impressão de desorganização.

Por conseguinte, outra situação, bem recorrente: a falta de documentos simples atrasa a movimentação de processos e gera improdutividade.

Assim, as petições iniciais, razões e recursos devem ser refeitas do zero, ou quando busca um modelo tem que ser o mais adequado, a fim de evitar grandes retrabalhos intelectuais muito complexos.

Orientações necessárias de como manter um arquivo digital

Siga os passos a seguir.

1. Criar uma pasta CLIENTES, e dentro dela, criar uma pasta com o nome dos clientes, sem abreviação e sem apelidos, de preferência todas as letras em maiúsculo.

Jamais salve ou registre informações dos clientes com apelidos ou abreviações, todos os caracteres tem que estar corretos, pois isso é muito ruim para a organização e arquivamento. Um erro fundamental.

2. “Salvar como” todas as procurações digitadas para cada cliente em cada pasta da pasta CLIENTES.

3. Digitalizar e salvar todos os documentos de cada cliente em cada pasta da pasta CLIENTES, para só depois imprimir.

4. Ainda é preciso eliminar o arquivo físico, que é um problema e retrocesso, pois além de ocupar espaço cada vez maior (que pode ser usado para um lugar a mais para colocar um ou dois funcionários), corre perigo de perda de documentos por diversas formas.

Assim, com essas atitudes iniciais e bem simples, o advogado já terá todas as informações de cada cliente para uso em atuais e futuros processos.

5. Criar uma pasta MODELOS DE PETIÇÕES, para salvar um tipo de cada petição inicial. Dentro dessa pasta, categorizar por área do direito ou então por grupo de ação.

Contudo é importante salvar as petições com o nome completo da matéria da ação e peculiaridades, para facilitar o encontro delas.