Seja pela necessidade de se ausentar do escritório para compromissos, de ter horários mais flexíveis, de mudar de cidade, ou de lidar com as paralisações e greves sem perder prazos. A gestão de escritórios de advocacia à distância se faz cada vez mais necessária.
Quantas vezes você já precisou viajar e deixar seu escritório nas mãos dos seus colaboradores? Ou quantas vezes ocorreram imprevistos que te obrigaram a deixar o escritório fechado? São problemas comuns do advogado e esses fatores podem ser causa de grandes dores de cabeça.
Quais as maiores dificuldades na gestão de escritórios de advocacia à distância ?
A questão maior se resume em como estar a par dos processos. Como controlar a gestão financeira em escritórios de advocacia mesmo diante destes imprevistos e situações ?
Como assegurar que todos estão cumprindo as tarefas conforme determinado? Como controlar os prazos processuais? Como saber que o dinheiro que você deixou para as despesas está sendo gasto como você estabeleceu? Como saber que os pagamentos previstos foram recebidos?
Enfim, como gerir o seu escritório à distância? Através da digitalização das informações do seu escritório. Desde atendimento inicial ao cliente até a cobrança de honorários.
Digitalizar não significa robotizar.
Digitalizar significa colocar em um formato digital documentos, procedimentos, tarefas e até mesmo informações que estão dentro da sua cabeça (e que, às vezes, podem ser esquecidas) dentro de uma plataforma digital.
Ter essas informações em uma rede de computador interna do escritório já ajuda muito. Porém, para efetivamente ter acesso a todos os dados necessários para resolver problemas à distância, é imprescindível que essas informações possam ser acessadas pela internet.
E aí a digitalização necessita também de disponibilização dos dados na nuvem (online). Colocar as informações no seu e-mail, por exemplo, já ajuda muito. Utilizar serviços de armazenamento online também.
Você consegue obter resultados com soluções comuns como e-mails e armazenamento do Google Drive e Dropbox. Mas quero chamar sua atenção também para soluções integradas, que geram dados de resultados e performance em todas as áreas estratégicas de escritórios de advocacia.
Inseguranças dos advogados
A gestão de escritórios de advocacia a distância é mais difícil quando o advogado tem receio de deixar o escritório funcionando sem a sua presença. É muito comum a insegurança de que a ausência do gestor gera um ambiente improdutivo e desorganizado.
Entretanto, preparando adequadamente o gerenciamento remoto, tais preocupações deixam de existir. A parte mais trabalhosa (mas que na verdade é muito simples de resolver) está na dificuldade de entender como funciona o gerenciamento remoto, que é exatamente o que explicarei a seguir.
Cuidados no gerenciamento remoto na gestão de escritórios de advocacia
Para conseguir implementar o gerenciamento remoto, é necessária a digitalização das informações, documentos e dados do escritório. Assim, são dados acessíveis de qualquer lugar do mundo que tenha acesso à internet.
Feito isso, é preciso se concentrar em um engajamento, por parte de todos os membros do escritório, no uso das plataformas digitais para advocacia. Tal engajamento é essencial nesse processo, tanto por parte do gestor quanto de toda equipe.
Algumas pessoas acham perda de tempo ter que alimentar uma plataforma digital com tarefas e informações do escritório. Porém, essa opinião se mostra bastante equivocada quando se consideram todos os benefícios possíveis com a alimentação do sistema. Como, por exemplo, a possibilidade de gerenciamento remoto sem perda de produtividade.
Com o engajamento da equipe e do gestor, o receio de gerenciar à distância não faz mais sentido. Toda a equipe terá conhecimentos necessários para manter produtividade e os resultados com qualidade.
Melhores resultados e condições de trabalho
O gerenciamento remoto, por mais que algumas pessoas digam o contrário, é capaz de aumentar os resultados da produtividade significativamente, além de suavizar o ambiente de trabalho.
Inclusive, estou escrevendo este texto em Porto Alegre, às 20:32 de uma quarta-feira, enquanto meu gestor está descansando, fora do horário comercial, em Florianópolis. Na advocacia, isso também se torna possível.
Potencialize a performance com soluções integradas
Com um sistema adequado que integre toda digitalização de informações em apenas um local (atendimento, documentos, processos, controle de prazos, controle de produtividade, índice de procedência de sentenças, controle e gerenciamento de processos compartilhados com advogados parceiros, controle financeiro, gestão financeira) você vai garantir também uma visão completa do que acontece no seu escritório e acelerar o processo de tomada de decisão mesmo à distância.
Vai possibilitar que você veja todas as tarefas, realizadas por todos, inclusive com as datas do cumprimento das atividades.
Ainda, vai permitir que você não perca algum prazo processual, pois vai assegurar que você possa controlar todos eles. Também, vai garantir que você administre a rotina de trabalho e os atendimentos que eventualmente tenham ocorrido na sua ausência. E a certeza de que você tem a ciência de tudo que está acontecendo.
Gestão financeira à distância
Com relação à gestão financeira em escritórios de advocacia, você pode garantir que todo o dinheiro que você tenha eventualmente deixado no escritório para pagamento de contas esteja lançado lá, ficando bem simples a conferência quando você retornar ou, até mesmo, para ficar observando à distância.
Além disso, os pagamentos dos clientes, como honorários, também podem ser lançados lá. Assim, você pode ficar acompanhando o que está entrando de receita, mesmo estando em uma viagem internacional, por exemplo.
Tudo que se precisa para trabalhar e controlar a gestão financeira em escritórios de advocacia à distância é de internet. Assim, todas essas dicas podem ser utilizadas em casos em que você precise deixar o seu escritório fechado, caso ocorra algum imprevisto.
Você poderá gerir prazos e dar todas as informações para os seus clientes sobre os processos deles, mesmo estando no conforto do seu sofá.
Com as informações aqui apresentadas, você já possui um ótimo começo para entender o gerenciamento remoto e aplicá-lo na gestão de escritórios de advocacia. Clique abaixo e aproveite já esse recurso em seu escritório.
Katiussa Bitencourt é Jornalista formada pela UNISINOS, Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político, sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada juntamente com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados 2018 pela Resultados Digitais.
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