Você jamais deve ignorar a importância da gestão financeira em um escritório de advocacia.
Nível 1 (o pior): Não possuir gestão financeira
A gestão financeira de um escritório de advocacia não é algo complexo, pois existe praticamente UMA única fonte de receita: Honorários.
Claro que o escritório pode adquirir e alugar imóveis, fazer investimentos e receber juros de aplicações, mas isso não é comum.
Mesmo assim, estima-se que 40% dos escritórios não possui nenhuma gestão financeira, ou apenas o controle de honorários a receber e contas a pagar do mês correte e nada mais.
Nestes escritórios é comum o dono misturar as suas contas pessoais com as contas da pessoa jurídica (nem sempre registrada) e tornar tudo uma bagunça.
E isso acontece em grandes escritórios inclusive, que giram acima de 7 dígitos anuais, especialmente os escritórios familiares.
Não raro, essa confusão entre o dinheiro do escritório e o dinheiro dos donos reflete em abusos trabalhistas contra os empregados do escritório que são usados para resolver problemas pessoais.
Além do escritório ser completamente desorganizado, há que se lembrar que o imposto de renda é altíssimo, chegando a média de 25%, enquanto no SIMPLES o escritório pagaria entre 4,5 e 9%.
Nível 2: Financeiro em planilhas avulsas
Organizar o financeiro do escritório somente em planilhas avulsas também é temerário.
Isso porque as informações ficam rapidamente desatualizadas, e podem ser modificadas sem registro de quem modificou.
Não são práticas, e geram excesso de trabalho para quem cuida do financeiro, gerando improdutividade e sobrecarga de trabalho.
Com o tempo, a pessoa do financeiro tende a fazer anotações e modificações do seu jeito, tornando as planilhas incompreensíveis para o gestor que geralmente não acompanha semanalmente as mesmas.
Eventualmente, a pessoa do financeiro pode sair de férias ou até sair do escritório, e os registros históricos ficarem incompreensíveis ou até mesmo se perderem. O que prejudicará qualquer necessidade de reportar ao fisco.
Existem escritórios que possuem software jurídico de gestão do escritório e fazem o financeiro em separado, porque o software é “difícil de mexer”.
Neste caso há duas considerações:
Primeiro, se o software for adequado a advocacia mas difícil de mexer, há que se respirar fundo e na virada do próximo mês migrar totalmente para o software, eliminando a planilha.
O ideal mesmo é migrar o financeiro retroativo ao dia 1º de Janeiro do ano corrente, assim a organização fica bem sofisticada.
Estude seu sistema e conheça cada botão, link ou função, é possível que você se surpreenda com as possibilidades.
Nível 3: Gestão em um software que não atende a Advocacia
Gerenciar o financeiro em um software voltado para gestão financeira não é o mais adequado para a Advocacia.
Isso porque o Advogado é um dos raros agentes econômicos que tem por costume movimentar dinheiro de terceiros, por procuração.
É comum aos advogados receberem altos valores de condenação de seus clientes e somente após transferirem o pagamento, retendo entre 5 e 30%.
Ademais, é comum que escritórios paguem aos advogados bônus e premiações por clientes trazidos para o escritório, por êxito nas demandas e por reversão de recursos.
Há também o pagamento por horas trabalhadas ou mais precisa e sofisticada a gratificação por pontuação por tarefas.
De fato o financeiro da advocacia não pode ser devidamente realizado em um software preparado para o comércio, ou para serviços como um restaurante ou um salão de beleza.
Mas também é importante entender que um financeiro bem organizado e alinhado com as remunerações de pessoal está estritamente ligado a gestão processual, a gestão das tarefas, a prospecção de clientes e a controladoria jurídica digital
Assim, se seu escritório ainda faz o financeiro separado da Plataforma utilizada para gerir toda a advocacia, seu escritório está num nível melhor de gestão financeira, porém ainda é uma gestão amadora e não alinhada totalmente ao foco em resultados.
Nível 4: Gestão Financeira profissional e com foco em resultados
O responsável financeiro deve acompanhar a cultura da empresa, e precisa desenvolver um papel que vai além de fazer os lançamentos, pagar boletos e cobrar os honorários.
É preciso ter iniciativas de revisão de métricas de produtividade do pessoal, conferir tarefas realmente entregues e trabalhar para valorizar os benefícios que a banca oferece.
É preciso realizar um planejamento financeiro anual (orçamento) e criar previsões de caixa, cumprindo com provisionamento dos décimo terceiro salários, com o fundo de reserva e com investimento desses valores.
A responsabilidade de gerar as informações necessárias para a gestão, especialmente as métricas de crescimento (escala), de recorrência e de margem de lucro.
É preciso ter uma atuação transparente com os clientes do escritório, oferecendo uma prestação de contas ao final das ações, a fim de criar uma percepção de valor ao serviço jurídico.
Isto porque para o cliente, o trabalho do escritório é mínimo, ele pensa que é apenas uma petição, que é praticamente copiada do Google e adaptada ao seu caso (exagerando um pouco).
Mas o cliente não sabe e por isso não percebe todo esforço que foi feito ao longo do trabalho, e a prestação de contas ao final é essencial para isso.
Qual a vantagem? Obter indicações futuras e ganhar um defensor do nome do escritório.
Quanto à contabilidade, o escritório precisa estar no adequado regime de tributação para pagar somente o que é devido, mantendo a regularidade fiscal.
E para saber quais valores serão tributados ou não, é necessário ter o controle e gerenciamento sobre as finanças diariamente e com relatório mensal.
Todas as receitas e despesas devem ser registradas na Plataforma para Advocacia usada pelo escritório, para controlar melhor o fluxo de caixa de seu escritório.
A atualização de relatórios financeiros operacionais básicos também é essencial:
Evite que isso prejudique as atividades de seu escritório.
Realize cobranças com regularidade.
Também não se deve misturar patrimônio pessoal com despesas do escritório.
Erros financeiros são uma verdadeira dor de cabeça para qualquer empresa.
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