Gerenciamento remoto na advocacia: como líderes podem se beneficiar e acompanhar equipes a distância

Publicado por Comunicação &Conteúdos em

A carreira de advogados tem se transformado muito nos últimos anos e as possibilidades de gerenciamento remoto na advocacia se tornaram uma opção interessante. 

A pandemia de Coronavírus acelerou uma verdadeira transformação digital em todos os setores e, agora, as chances de trabalhar em qualquer lugar do país – ou do mundo – cresceram muito. 

Porém, ao mesmo tempo que essa é uma grande oportunidade para escritórios de advocacia contarem com profissionais qualificados em diversas regiões do país, este também é um desafio. 

Afinal, para líderes e gestores de escritórios, fazer o gerenciamento remoto na advocacia pode se tornar algo muito mais difícil sem o suporte das ferramentas certas. 

É por isso que recomendamos a leitura deste post. Nele vamos falar um pouco mais sobre como fazer um gerenciamento remoto na advocacia de forma adequada e com foco em resultados. 

Além disso, vamos destacar os benefícios da tecnologia no desenvolvimento do trabalho advocatício E já adiantamos que eles são incontáveis.

Afinal, além de possibilitar uma centralização de informações para os clientes, a tecnologia colabora para que o gerenciamento de processos aconteça de maneira mais prática, segura e em tempo real.

A tecnologia ainda permite:

  • ter mais organização das tarefas a serem feitas;
  • auxilia na criação de fluxos de trabalho;
  • torna a equipe de advogados muito mais eficiente, mesmo a distância. 

Vamos entender juntos como fazer o gerenciamento remoto na advocacia da melhor forma? Uma das melhores maneiras é contar com recursos de pontuação por tarefas.

Ou seja, a utilização de sistemas que façam a gestão de atividades dos advogados que trabalham no escritório a partir dos níveis de esforços exigidos pelas demandas. 

Para que serve o gerenciamento remoto na advocacia?

Quando pensamos em gerenciamento remoto na advocacia normalmente associamos ao trabalho das equipes de liderança que devem acompanhar de perto a produtividade dos advogados. 

Porém, cada vez mais fala-se em autogestão e também em maneiras de tornar as funções de líderes mais efetivas, ganhando produtividade

Gerenciamento remoto na advocacia

Não são raras as vezes em que o gestor precisa se ausentar do escritório. E os motivos para isso são inúmeros. Desde uma viagem a negócios até o fechamento de contratos, ou para participar de um evento. 

Sempre que um gestor de um escritório de advocacia precisa sair, surgem dúvidas como: “Como ficará o trabalho desenvolvido na empresa?”

Ou ainda: “Essa pessoa está apta para resolver imprevistos mesmo estando longe do seu local de trabalho?”

E em uma situação ainda mais atual: “Se todo o escritório estiver trabalhando de forma remota, como devo fazer esse acompanhamento para não perder prazos e evitar clientes insatisfeitos?”

Essas respostas podem ser facilmente respondidas se pensarmos para que serve o gerenciamento remoto na advocacia. 

Quando o escritório conta com uma estrutura que permite à liderança acompanhar todo o andamento dos processos, atendimentos e clientes a distância, essas perguntas não precisam acontecer. 

Afinal, com um gerenciamento remoto adequado, as lideranças têm a tranquilidade de realizar o acompanhamento de tudo o que acontece no escritório: mesmo com os advogados também trabalhando a distância. 

E como sabemos, as possibilidades de trabalho a distância estão se tornando cada dia mais comuns e carregam inúmeras vantagens para os dois lados.

Para os gestores dos escritórios, a possibilidade de contar com profissionais extremamente qualificados que moram em qualquer lugar do país. 

E para os advogados o benefício de trabalhar para escritórios de acordo com as suas expectativas de crescimento de carreira. 

Ou seja, o home office é uma realidade para o meio jurídico e para que o andamento de tudo aconteça da melhor forma, o gerenciamento remoto na advocacia precisa ser muito efetivo. 

Como trabalhar de forma remota para empresas de advocacia?

Para trabalhar de forma remota com escritórios jurídicos, uma das melhores maneiras é contar com a tecnologia correta que vai auxiliar no gerenciamento remoto na advocacia. 

Porém, esse pode ser um grande desafio no momento de contratar o software ideal. Existem opções diferentes no mercado, mas nem todas são completas a ponto de auxiliar gestores a fazer o gerenciamento remoto. 

É nesse ponto que a ADVBOX entra no dia a dia do seu escritório com o objetivo de auxiliar no gerenciamento remoto na advocacia. 

Clientes ADVBOX passam por uma etapa de implantação do software que permite que toda a equipe esteja apta para utilizar o sistema da maneira mais completa possível. 

Após a etapa de implantação, a equipe do escritório inclui o máximo de informações e documentações na plataforma da ADVBOX. Essa etapa é essencial para que todos tenham acesso aos dados. 

Com esses passos concluídos, os clientes da ADVBOX têm em mãos todas as ferramentas que precisam para facilitar a vida profissional e implementar o gerenciamento remoto na advocacia.

Você consegue compreender como, a partir da contratação de um software adequado para o seu escritório torna-se muito mais fácil para que gestores façam o acompanhamento dos seus times?

A partir de agora vamos explicar no post como os recursos tecnológicos tornam o dia a dia de gestores muito mais fácil e tornando o gerenciamento remoto na advocacia produtivo. 

Gerenciamento remoto na advocacia: o desafio das equipes

Como destacamos no início deste texto, os desafios relacionados à gestão de equipes remotas é alto e exige que lideranças acompanhem de forma próxima para evitar situações como perda de prazos ou insatisfação dos clientes. 

E talvez você esteja imaginando que isso só pode acontecer se a pessoa responsável pela gestão realizar esse trabalho dentro do escritório. Mas nós podemos te provar o contrário. 

Com o uso de um recurso de tecnologia fica muito mais simples e efetivo realizar o gerenciamento remoto na advocacia. 

Clientes ADVBOX, por exemplo, têm à disposição a metodologia Taskscore. A partir dela é possível que as lideranças conheçam exatamente o que suas equipes estão fazendo, mesmo a distância. 

O método é o ideal para todas as configurações de escritórios:

  • Escritórios híbridos: ou seja, com equipes trabalhando na sede e também com pessoas em home office;
  • 100% home office;
  • 100% com trabalho presencial.

Com a metodologia Taskscore as tarefas são divididas entre os membros da equipe de forma que as lideranças conseguem acompanhar exatamente o que está sendo feito.

Cada atividade recebe uma pontuação diferente, dependendo da complexidade ou da estratégia definida pela gestão do escritório. Além da pontuação, é possível determinar os prazos de entrega. 

Com essa visão completa do que precisa ser feito como atividade no escritório de advocacia, todos os dados ficam disponíveis online e o gerenciamento remoto acontece de forma muito mais simples. 

A metodologia de Taskscore, da ADVBOX, é ideal para que gestores permaneçam sempre atualizados sobre as entregas sem, necessariamente, ter que falar de forma individual com cada um dos advogados. 

Ou seja, a liderança se faz de maneira assíncrona e sem a necessidade de ser invasivo com os advogados.

Outra vantagem é que a metodologia incentiva a autogestão de toda a equipe de advogados. Com a possibilidade de home office, muitos profissionais têm buscado fazer seus próprios horários.

Quando o advogado sabe o que precisa entregar e quais as prioridades – descritas no software jurídico – ele sabe exatamente suas tarefas e fará a administração do seu tempo para realizá-las. 

Uma metodologia de pontuação por tarefas, como é o caso da Taskscore, ainda permite que as lideranças estabeleçam premiações a partir de determinadas entregas e valorizem seus profissionais. 

Benefícios como cursos, participação em seminários ou outras premiações podem constar como as ações para valorizar os profissionais que cumprem os requisitos da pontuação por tarefas. 

De forma resumida, ao utilizar a metodologia no seu escritório com o objetivo de melhorar o gerenciamento remoto na advocacia, você encontra benefícios como:

  • Aumento impressionante da produtividade;
  • Maior autonomia e autogestão de cada colaborador;
  • Aumento da motivação;
  • Flexibilidade de horários;
  • Gerenciamento adequado ao trabalho remoto em conformidade com as leis trabalhistas;
  • Aumento da receita do escritório;
  • Possibilidade de recompensar melhor quem entrega mais trabalho;
  • Ter controle e supervisão total sem o gestor ser invasivo;
  • Metrificação da Pontuação por Tarefas.

Agora você já descobriu como a tecnologia pode ser decisiva para que o seu escritório tenha sucesso na gestão de pessoas que estão trabalhando de forma remota.

Chegou então a hora de entender como o gerenciamento remoto na advocacia acontece a partir de outros cenários. 

Para isso, elaboramos alguns exemplos práticos. 

Que tal entender mais sobre o assunto a partir de alguns exemplos?

Hipótese 1:

Sua secretária liga para você e diz que um antigo cliente seu quer fazer uma conversa. Contudo, ele só confia em você e precisa mover uma ação liminar urgente e quer que você cuide disso.

Resolução: Na ADVBOX você tem acesso ao cadastro do cliente com todos os dados de qualificação necessários para uma petição.

Além disso, você poderá ter todos os documentos do seu cliente salvos na nuvem da ADVBOX. Assim, basta fazer o login no sistema para abrir todos os documentos que você precisar.

Caso ainda não tenha, você pode enviar uma tarefa para a sua secretária ou estagiário especificando quais documentos precisa. 

Assim, bastará que eles insiram estes documentos digitalizados na nuvem da ADVBOX para você tê-los em mãos.

Sendo um modelo simples de petição, em poucos segundos você poderá emiti-lo pela funcionalidade de geração automatizada de documentos. 

Ela gera modelos pré-configurados já com a qualificação completa do seu cliente preenchida.

Ou então, mesmo que o caso exija uma petição mais complexa, você poderá, com todos os dados do seu cliente, documentos na nuvem, históricos de ações anteriores, redigir uma excelente petição.

E ainda poderá protocolar a mesma diretamente no site do tribunal, caso seja processo eletrônico.

Ou assiná-la com a sua assinatura digital e salvar na nuvem da ADVBOX para que qualquer pessoa de sua equipe possa imprimi-la e protocolá-la no fórum ou tribunal da sua comarca de atuação.

Hipótese 2:

Sua secretária liga dizendo que seu sócio, o único com a mesma especialização que você, adoeceu e está no hospital. 

Ele tem um recurso que precisa ser feito logo, correndo o risco de perder-se o prazo, e foi o único que atendeu o cliente do processo em questão desde o início do atendimento.

Resolução:

Mesmo que seu sócio tenha sido o único a atender este cliente, na ADVBOX você poderá ter todas as informações referentes ao processo dele (desde a fase de atendimento até o momento do recurso).

Terá todo o histórico de atendimento e tarefas que foram feitas no escritório. 

Além disso, terá intimações publicadas na ação, andamentos processuais, e também os documentos do cliente salvos na nuvem do sistema.

Isso permite que você tenha plenas condições de fazer o recurso no lugar do seu sócio, com o mesmo procedimento da hipótese anterior.

Hipótese 3:

Sua secretária ligou dizendo que tem uma tarefa urgente que precisa ser feita e não sabe para quem deve delegar esta função.

Resolução:

Basta que você faça o seu login na ADVBOX para visualizar quem da sua equipe está menos atarefado e que poderá assumir a responsabilidade. Você mesmo pode delegar para quem quiser.

E mais! Poderá até mesmo dar uma “espiada” em como está a produtividade da sua equipe na sua ausência. 

Com os recursos da  ADVBOX é muito simples ver como está a agilidade do seu escritório e a produtividade de cada membro de sua equipe.

Hipótese 4:

Você lembra que tem contas a pagar e honorários a receber e precisa informar a algum responsável no escritório para que este faça os pagamentos e as cobranças em seu lugar.

É necessário passar as informações corretas para essa pessoa, para que as finanças do escritório não se tornem um problema. 

Resolução:

Como a ADVBOX possui um módulo financeiro é extremamente simples que você organize, veja, e emita relatórios dos lançamentos financeiros que desejar.

Basta gerar um relatório com as informações de despesas e receitas que desejar e enviar para o responsável no seu escritório para que ele proceda com os pagamentos e cobranças.

Isso, é claro, se você centralizar as informações financeiras para o seu perfil de usuário.

Caso você coloque alguém do seu escritório como “administrador” no sistema, ele mesmo poderá acessar essas informações, acabando com a necessidade de chamar você nas férias.

Esses são alguns exemplos que mostram o quanto o gerenciamento remoto na advocacia é possível quando feito com as ferramentas certas. 

Contar com um software jurídico é determinante para que as lideranças tenham tranquilidade e certeza sobre a produtividade de suas equipes. 

Clientes ADVBOX podem visualizar tudo o que acontece no escritório a partir de alguns cliques – e de qualquer lugar do mundo. Quer saber como isso acontece na prática?

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Equipe ADVBOX

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