O home office do escritório é talvez uma das maiores tendências no mercado de trabalho, inclusive para os profissionais da área jurídica. A adesão ao trabalho remoto aumentou muito nos últimos anos, principalmente após a pandemia do Coronavírus, mas há grandes chances de muitas empresas continuarem nesse modelo.

Graças aos avanços tecnológicos, o judiciário já vinha se transformando de modo a possibilitar que tudo seja feito de forma digital. Existem diversas vantagens em adotar o home office, principalmente para advogados.

Acompanhe a leitura, entenda mais sobre o home office do escritório, as vantagens de trabalhar dessa forma e confira como ter uma boa performance nesse modelo!

Por que o home office do escritório de advocacia é uma tendência?

Antigamente, os advogados, assim como muitos profissionais de outros ramos, exerciam suas funções de forma artesanal, realizando muitos trabalhos manuais. Conforme o avançar dos anos, a tecnologia ganhou espaço e foi evoluindo, impactando muito o modo de trabalho de toda a sociedade.

Os advogados também puderam sentir esses impactos. Atualmente, já é possível realizar o trabalho apenas pelo computador, visto que o peticionamento já é totalmente online. 

Ademais, surgiram tecnologias que permitem realizar audiências remotamente, bem como o atendimento ao cliente pela internet, assinatura de contratos, recebimento de honorários, dentre outras inovações.    

Nesse sentido, muitos escritórios perceberam que podiam adequar seu trabalho, passando, assim, a exercer a advocacia à distância. 

Essa tendência aumentou muito nos últimos anos, principalmente devido à pandemia do Coronavírus (Sars-Cov 2). Quem aderiu ao home office do escritório apenas por isso já percebeu diversas vantagens desse modelo. Por isso, a tendência é que essa modalidade de trabalho aumente, tendo mais profissionais e empresas aderindo a ela. 

Falando especificamente do home office do escritório de advocacia, existem diversas ferramentas que permitem que o profissional atue 100% remotamente. Inclusive, é possível contar com softwares específicos para esse tipo de segmento, tornando o trabalho dos advogados muito mais eficiente.

Home office e trabalho remoto: qual é a diferença?

Quem acabou de aderir ao home office pode confundi-lo com o trabalho remoto. Embora tenham suas intersecções e sejam utilizados como sinônimos em alguns momentos, são distintos.

O home office é o termo utilizado para se referir ao trabalho feito em casa. Ou seja, é quando o profissional realiza todo o seu trabalho em seu domicílio. Para isso, muitos acabam criando um escritório em casa, geralmente montado em um cômodo ou local silencioso, que forneça privacidade e que caiba móveis para o trabalho, como mesa, cadeira de escritório, computador/laptop, dentre outros.

Por outro lado, o trabalho remoto tem um conceito mais abrangente. Embora um trabalhador remoto possa trabalhar em sua residência, o termo se refere também ao trabalho realizado em cafeterias, hotéis, coworking e até enquanto viaja. 

O advogado que trabalha em home office pode atuar de forma remota e vice-versa. Contudo, é essencial garantir produtividade, eficiência e cumprimento de prazos, independente do modelo adotado. 

Em suma, é possível perceber que ambos se conectam, mas o home office tem um sentido mais restrito. 

Home office do escritório: aspectos que todo advogado precisa observar

O home office do escritório é totalmente diferente do trabalho presencial. Nesse último, os funcionários costumam trabalhar com horários bem definidos, tendo que registrar quando entrou e saiu da empresa. Ademais, muitos ainda trabalham com uma supervisão constante de um superior, por exemplo. 

O trabalho realizado em casa acaba sendo totalmente distinto. Por isso, veja abaixo alguns aspectos que todos precisam conhecer no momento de implementar o home office do escritório. 

Sem controle ponto

O primeiro aspecto que precisa de atenção é que o home office torna difícil o controle de horário dos colaboradores. Não há um controle ponto, muito menos maneiras de ficar vigiando a sua equipe 100% do tempo.

Geralmente, o trabalho da equipe é medido pela produtividade dela, vendo os trabalhos que foram finalizados e entregues. 

Existem diversas maneiras de medir o desempenho dos colaboradores, mesmo que cada um esteja distante do outro. Sobre isso, veja abaixo um vídeo sobre métodos de produtividade e escolha aquele que mais faz sentido para o seu escritório!

Confiança na equipe 

Quem resolveu adotar o home office do escritório precisa confiar na sua equipe. Esse modelo só funciona e dá certo quando o gestor confia nos seus colaboradores. 

Quem desconfia dos funcionários e acredita que eles ficam em casa sem produzir dificilmente conseguirá bons resultados. Além de prejudicar os trabalhadores, muitos deles podem se sentir mal e sair da companhia. 

Por isso, é fundamental ter confiança no trabalho deles. Uma boa gestão consegue manter os colaboradores produzindo, fazendo com que todos entreguem tudo o que é preciso no prazo estabelecido sem ter essa supervisão exagerada. 

Autogestão

A autogestão é primordial para o home office do escritório. A jornada de trabalho de todos, tanto do gestor quanto dos outros colaboradores, é feita à distância. Por isso, é fundamental que todos saibam se autogerenciar.

De forma resumida, a autogestão possibilita que as pessoas se autogovernem no trabalho. Assim, a hierarquia praticamente é eliminada, visto que todos podem se policiar, tornando desnecessário a supervisão de um gerente, por exemplo.

Mente aberta

Parte dos advogados costuma ser um pouco avessa à tecnologia e certas mudanças que ela trouxe para a profissão. 

O home office do escritório acaba exigindo que todos abram a mente não apenas para esse modelo de trabalho, mas principalmente à novas ideias e aprendizados, bem como tecnologias que precisam ser adotadas para tornar o trabalho muito mais efetivo.

A importância da tecnologia no home office do escritório

O home office do escritório se tornou possível graças à tecnologia. Isso porque, uma equipe que trabalha em conjunto, mas está distante fisicamente, precisa de mecanismos para se comunicar, entregar projetos, compartilhar informações e documentos, dentre outros aspectos. 

Ademais, o trabalho artesanal se tornou inviável diante da quantidade de tarefas que uma pessoa pode ter, principalmente em um escritório de advocacia.

Já parou para pensar em tudo o que é feito pelos seus colaboradores? Muito provavelmente, quase tudo o que eles fazem possui o auxílio da tecnologia. Enviar documentos, peticionar, protocolar, receber honorários, dentre outras tarefas, tudo isso já é realizado com o intermédio de inovações.

Por isso, a tecnologia é fundamental para qualquer um que trabalhe em casa. Sem ela, o trabalho não flui. Veja abaixo algumas vantagens dela para o home office do escritório.

Melhora a produtividade

A tecnologia consegue facilitar diversos trabalhos, além de torná-los mais rápidos. Isso porque muitas funções podem ser delegadas para softwares e outras ferramentas, podendo ser automatizadas. 

Isso contribui para a melhora da produtividade de todos, que conseguem manter o foco em atividades que realmente precisam de atenção.

Mantém a organização de tudo

A tecnologia também é uma aliada da organização do escritório. É muito mais fácil manter a ordem de tarefas, estabelecer prioridades, organizar documentos e marcar compromissos com uma ferramenta do que fazer isso manualmente. 

Permite controlar o trabalho de todos

O home office na advocacia pode ser monitorado. Mesmo à distância, é possível verificar o trabalho e o desempenho de todos os colaboradores de uma maneira eficiente e imparcial. Isso porque o gestor analisa dados referente ao resultado de cada um, evitando julgamentos parciais e que envolvam sentimentos, por exemplo. 

Veja também: 

• Jornada de trabalho na advocacia: por que você deve apostar na produtividade?
• Como a gestão digital é decisiva na produtividade do escritório 

Quais são as vantagens do home office?

O home office na advocacia pode trazer diversos benefícios para uma empresa. Veja abaixo algumas vantagens de adotar esse modelo de trabalho!

Aumenta o bem-estar

O escritório de advocacia em home office pode melhorar o bem-estar dos indivíduos. Muitos podem se sentir mais satisfeitos com a empresa trabalhando de casa. 

Problemas como o trânsito e as horas perdidas por causa do deslocamento podem desgastar muito os profissionais, deixando-os mais cansados durante a semana, o que impacta no desempenho deles. 

Trabalhar com conforto e ter mais tempo é um dos motivos que mais atraem as pessoas para esse modelo. 

Otimiza o tempo

Em grandes cidades, os trabalhadores podem perder horas no trânsito. Na empresa, mais tempo é perdido com interrupções e atitudes de terceiros. 

O home office do escritório pode fazer com que o indivíduo consiga otimizar melhor o seu tempo. Isso resulta em maior agilidade nas entregas e melhora na produção. 

Ademais, a economia de tempo pode ser utilizada pelo trabalhador para ficar com a família, estudar, praticar um hobby ou fazer algo que lhe faça bem.

Melhora a produtividade

O home office do escritório melhora a produtividade dos colaboradores, que podem ser avaliados de acordo com o que produziram, e não em relação às horas trabalhadas. 

Muitos deles podem ficar mais focados em suas funções, reduzindo o tempo de entrega e aumentando sua produção. 

Conforme diversas pesquisas realizadas, o home office aumenta a produtividade das pessoas. No entanto, é imprescindível pensar em formas de manter o bem-estar de todos, evitando o aumento da carga de trabalho e problemas como o burnout.  

Por isso, não acredite no mito de que as pessoas ficam preguiçosas e não trabalham quando estão em casa.

Reduz custos

Você tem noção do quão caro é um escritório físico? Ter um estabelecimento pode gerar despesas como: manutenção do local, aluguel, custo com móveis, água, luz, tributos (IPTU, por exemplo), dentre outros. 

Os custos com o home office são muito menores. Basicamente, basta apenas investir em boas tecnologias para que o trabalho seja exercido sem problemas e de forma eficiente. 

Dar uma ajuda de custo para os colaboradores montarem um escritório em casa pode fazer com que eles consigam trazer mais lucro. Lembre-se que pessoas felizes e confortáveis produzem mais e, consequentemente, trazem mais retorno financeiro.

Como tornar o home office na advocacia mais produtivo e eficiente?

O home office do escritório precisa ser bem planejado para ser eficiente e positivo para ambos os lados: gestor e trabalhador. 

Deve-se pensar em tudo: local onde o trabalho será realizado, ferramentas, funções de cada indivíduo, dentre outros. Confira abaixo o que é preciso para tornar o home office do escritório realmente vantajoso.

Boas ferramentas

Conforme mencionado no decorrer do artigo, sem a tecnologia, o home office não existe. Por isso, é fundamental que o escritório adote ferramentas eficientes para realizar o trabalho necessário.

Aposte em ferramentas de mensagens para que todos se comuniquem. Aplicativos para conversar com clientes também é fundamental. 

Um software de gestão também é importante. Procure um que permita gerenciar todo o escritório e sua equipe remotamente e que contenha funcionalidades importantes como: inteligência de negócios, análise da carteira de clientes, ferramentas para medir a produtividade da equipe, dentre outras. 

Quanto mais completo o software for, melhor pode ser a gestão e os resultados do escritório. 

Local adequado

Aconselha-se que o trabalho em casa seja feito, de preferência, em um cômodo separado da casa. O ideal é que seja um local limpo, organizado, arejado e com boa iluminação. Algumas empresas acabam dando uma ajuda de custo para que seus funcionários organizem e planejem o local de trabalho em seus domicílios.

Se não dispor de um cômodo para isso, escolha um local que seja possível trabalhar sem ser interrompido. Converse com a família para que todos entendam que você está trabalhando quando está nesse local. De preferência, evite trabalhar no mesmo lugar em que está sua cama e sua televisão. 

Equipamentos adequados 

Basicamente, os colaboradores precisam dispor de um bom computador ou laptop e um celular para se comunicar com a equipe e os clientes. Utensílios como fone de ouvido também podem ser bons para reuniões online, por exemplo.

O que é preciso para trabalhar em home office?

Para atuar no home office do escritório, o profissional precisa de certas habilidades, as quais podem ser aprendidas caso ele nunca tenha trabalhado sozinho.

Para trabalhar em casa, o colaborador precisa ser independente e ter autonomia. Ele deve ter a capacidade de encontrar as soluções para os seus problemas. 

Ademais, saber se autogerenciar é fundamental. O trabalhador precisa saber quando é hora de trabalhar e quando é hora de descansar. No home office, não é possível contar com um supervisor de forma presencial, por exemplo. Logo, essa capacidade é imprescindível. 

A organização também é fundamental. Manter o local de trabalho organizado contribui para a produtividade do advogado que atua em home office, bem como para a organização de ideias e atividades que precisam ser feitas. 

Por fim, ele deve saber priorizar, delegar e principalmente, ter clareza de suas funções. Desse modo, ele utiliza suas energias para o que realmente precisa fazer. 

Escritório digital: a solução para o home office do escritório!

Para viabilizar um dia de trabalho em home office na advocacia, é fundamental digitalizar o seu escritório. Toda a rotina e fluxo de trabalho dos advogados e outros membros do escritório acontecerão nele, assim como ocorre em um escritório presencial. 

Mas, como se dá esse processo de digitalização do escritório? Basicamente, é preciso juntar algumas ferramentas e recursos digitais que viabilizam a produção jurídica, a gestão e a comunicação de equipes totalmente online.

Abaixo, segue um detalhamento de alguns desses recursos necessários para o trabalho a distância na advocacia!

Documentos e dados do escritório na nuvem

Como já dito, é preciso disponibilizar de forma online (na nuvem) os processos, documentos, dados de clientes e gerais do escritório.

É um dos passos primordiais para dar início ao escritório digital e ao home office. Isso porque a matéria prima jurídica é imprescindível para o desenvolvimento do trabalho jurídico e precisa estar disponível de forma online nesses casos.

Ter uma boa ferramenta para gestão de tarefas 

Outro elemento determinante para a eficácia na produtividade no home office é a ferramenta de gestão por tarefas que o escritório implementar.

Tanto o gestor quanto os colaboradores em home office precisam acompanhar a realização e entrega dessas tarefas. O trabalho jurídico em back office é interligado e exige a comunicação e organização da equipe em relação a elas para manter a qualidade. 

Existem ferramentas mais simples de gestão de tarefas, mas não foram desenhadas para as especificidades do mercado jurídico. Alguns exemplos são: Trello, Asana, Basecamp, dentre outras.

Vale ressaltar que, nessa área, a plataforma ADVBOX é pioneira no mercado jurídico digital.

Além da organização e registro das tarefas pendentes, realizadas e em andamento, na ADVBOX é possível fazer a pontuação das tarefas realizadas para definição de metas e padrões de produtividade necessários para o escritório.

Com a nossa ferramenta chamada Taskscore: Alta produtividade na advocacia, a gestão de equipes em escritórios é controlada e otimizada através de pontos.

Tudo isso pode ser visualizado em gráficos simples de usar e entender, possibilitando a gestão e otimização Data driven (baseada em dados) nos escritórios.

Escolher uma ferramenta de qualidade para videoconferências 

Escolher uma boa ferramenta para videoconferências é mais uma das necessidades de um escritório de advocacia em home office.

Afinal, as reuniões e a comunicação “cara a cara” não podem parar. Isso prejudicaria a velocidade e planejamento de projetos da equipe em função das limitações da comunicação textual em redes sociais e chats, por exemplo.

Talvez a mais famosa dessas ferramentas seja o Skype, amplamente usado. Entretanto, existem outras, como o Zoom e o Google Meet. Aqui na ADVBOX, por exemplo, usamos o Whereby para realizar nossas reuniões em home office no dia a dia de trabalho.

Dicas para o dia a dia no home office do escritório

Além de recursos objetivos para a viabilização do home office na advocacia, é fundamental ter consciência de alguns aspectos da rotina do teletrabalho, principalmente se você está começando. Veja abaixo algumas delas.

Autodisciplina 

Embora já tenha sido comentada, vale a pena reforçar. A autodisciplina é essencial. Mesmo sem a correria matinal para chegar ao escritório físico no horário certo, é preciso manter a rotina de trabalho pela manhã funcionando normalmente. 

Talvez seja difícil em um primeiro momento mudar alguns hábitos. Contudo, esses novos costumes são aprendidos e implementados na rotina do profissional conforme o tempo. 

Foco em produtividade, não apenas em cumprimento de horários

Manter um bom número de horas de trabalho é sempre importante. Entretanto, uma produtividade com foco em horários ao invés de entrega de tarefas pode ser prejudicial.

Procure priorizar metas de entregas ou de pontuação (no caso da pontuação de tarefas) ao invés de horas cumpridas.

Manter o contato humano mesmo com a equipe trabalhando presencialmente  

Mesmo distantes presencialmente, a comunicação entre todos deve continuar. Vídeo conferências, reuniões, ligações e até mesmo mensagens em áudio podem ajudar nessa questão.

Dessa forma, a velocidade do trabalho jurídico em equipe é acelerada, considerando a maior rapidez que tais tipos de comunicação online possuem em relação a conversas por mensagens de texto em redes sociais e chats.

Para tornar tudo isso possível, experimente grátis o software jurídico ADVBOX, teste todos os recursos que a ferramenta disponibiliza e mantenha seu banco de petições organizado e atualizado!

Agora você já sabe como trabalhar no home office do escritório. Continue aprendendo mais sobre esse tema e saiba como decorar um escritório de advocacia pequeno!