Home Office na Advocacia

Nos últimos anos, muito tem se falado sobre o trabalho remoto e o Home Office no mercado de trabalho. O Home office na advocacia está cada vez mais presente. Não se trata apenas de uma prática “diferente” e “divertida”, algo como a “nova moda do momento” em empresas de hoje em dia.

Na verdade, as soluções do Home Office e trabalho remoto trazem resultados e ganhos muito objetivos para as empresas que aderem. O Impacto na produtividade de equipes e na redução de custos das empresas é impressionante e tem chamado atenção de gestores no mundo inteiro, inclusive advogados.

Na Advocacia brasileira, ocorre o mesmo. Diversos Escritórios e advogados já trabalham remotamente e/ou no conforto e segurança de suas casas.

Inclusive, na situação atual do Coronavírus (COVID-19), a busca pela adesão ao Home Office na advocacia cresceu consideravelmente em pouco tempo.

Assim, fizemos este artigo trazendo informações práticas para Advogados e escritórios se beneficiarem dos ganhos do trabalho remoto, mas principalmente do Home Office.

O que é Home Office e Trabalho Remoto

Mas afinal, o que são exatamente o Home Office e o Trabalho remoto?

Em primeiro lugar, é importante destacar a diferença entre o Trabalho remoto e o Home Office, conceitos “primos”, por assim dizer, mas que assumem diferentes funções na prática.

No caso do Trabalho remoto, é possível trabalhar em qualquer lugar. Desde Cafés, livrarias, Hubs criativos, coworkings e até hotéis e aeroportos, em casos de compromissos com viagens.

Já o Home office – como o nome já diz – se trata do trabalho realizado em casa, em locais domiciliares exclusivamente.

A principal consequência da diferença entre Trabalho remoto e Home office é que no Home office será necessário a criação de um ambiente de trabalho adequado no contexto domiciliar. Basicamente, um “escritório em casa”, como o nome já diz.

Entretanto, em ambos os casos é preciso dispor de ferramentas digitais e online para a realização do trabalho remoto e domiciliar. A necessidade de acesso e comunicação à distancia com os documentos e informações do escritório, bem como dos colegas de trabalho e/ou gestor, é imprescindível.

Vale ressaltar também que, na situação atual de prevenção ao Coronavírus (COVID19), o Trabalho remoto não é recomendado (pois ocorre em ambientes abertos da cidade) mas sim o Home office (Onde o trabalho é apenas domiciliar).

Home Office e Trabalho remoto na atualidade

Desde o início da Internet, já haviam profissionais trabalhando exclusivamente online (seja em Home office ou trabalho remoto), mas na última década o debate sobre o assunto se tornou mais intenso no mundo empresarial em seus diversos ramos (inclusive jurídico).

Um reflexo disso é o livro Best-seller do New York times Remote (2013), de Jason Fried e David Heinemeier Hansson da empresa Basecamp.

É uma ótima leitura para quem quer se aprofundar no assunto, pois desmistifica várias pressuposições a respeito do trabalho remoto e home office.

A ideia equivocada de alguns gestores que vêem o Home office como improdutivo e acham que o trabalho remoto não reduz custos de maneira impactante em empresas se mostra bastante insuficiente e irreal. Na Advocacia, também não é raro encontrar tais pressuposições a respeito.

Entretanto, o sucesso em pequenas e grandes empresas prova o contrário:

No Brasil, grandes empresas como Ifood, Sympla e Gympass já operam em trabalho remoto e Home Office no dia a dia. Inclusive o próprio STF também já realiza várias operações nesse modelo de trabalho!

E no mercado da Advocacia, a situação não é diferente! 

Nossos dois grandes exemplos aqui na ADVBOX são os escritórios Ingrácio Advocacia e a Koetz Advocacia, ambos com forte presença na internet em estratégias de Marketing jurídico digital e clientes em todo Brasil.

Escritório Digital: O caminho para o Home Office na Advocacia

Para viabilizar um dia de trabalho em Home Office na advocacia, é preciso digitalizar o seu escritório. Toda a rotina e fluxo de trabalho dos advogados e outros membros do escritório acontecerão nele, assim como acontece em um escritório presencial.

Mas como se dá esse processo de digitalização do escritório?

Basicamente, é preciso juntar algumas ferramentas e recursos digitais que viabilizam a produção jurídica, a gestão e a comunicação de equipes totalmente Online.

Abaixo, segue um detalhamento de alguns desses recursos necessários para o trabalho a distância na Advocacia:

#1 Documentos e dados do escritório na Nuvem

Com já dito, é preciso disponibilizar Online (na nuvem) os processos, documentos, dados de clientes e dados gerais do escritório.

É um dos passos primordiais para dar início ao Escritório digital e ao Home office. Isso porque a matéria prima jurídica é imprescindível para o desenvolvimento do trabalho jurídico e precisa estar disponível online nesses casos.

#2 Escolher uma boa ferramenta para Gestão de tarefas

Outro elemento determinante para a eficácia na produtividade em Home Office é a ferramenta de Gestão por tarefas que o escritório decide usar.

Tanto o gestor quanto os colaboradores em Home Office precisam acompanhar a realização e entrega de tarefas. O trabalho jurídico em back office é interligado e exige a comunicação e organização da equipe em relação as tarefas para manter a qualidade

Existem ferramentas mais simples de Gestão de tarefas, mas não foram desenhadas para as especificidades do trabalho jurídico, tais como Trello, Asana, Basecamp, entre outras..

Vale ressaltar que, nessa área, a plataforma ADVBOX é pioneira no mercado jurídico digital. Assista ao vídeo demonstração e entenda como funciona:

Além da organização e registro das tarefas pendentes, realizadas e em andamento, na ADVBOX é possível fazer a Pontuação das tarefas realizadas para definição de metas e padrões de produtividade necessários para o escritório.

Com nossa Taskscore: Alta produtividade na advocaciaTaskscore, a gestão de equipes em escritórios é controlada e otimizada através de pontos.

Tudo isso pode ser visualizado em gráficos simples de usar e entender, possibilitando a gestão e otimização Data driven (baseado em dados) da produtividade em escritórios.

#3 Escolher uma boa ferramenta para Videoconferências

Escolher uma boa ferramenta para Vídeo conferências é mais uma das necessidades de um Escritório de advocacia em Home office.

Afinal, as reuniões e a comunicação “cara a cara” não podem parar. Isso prejudicaria a velocidade e planejamento de projetos da equipe em função das limitações da comunicação textual em redes sociais e chats, por exemplo.

Talvez a mais famosa dessas ferramentas seja o Skype, amplamente usado. Entretanto, existem outras como o Zoom e o Hangouts.

Nós aqui na ADVBOX, por exemplo, usamos o Whereby para realizar nossas reuniões em Home Office no dia a dia de trabalho.

Dicas para o Dia a dia do trabalho em Home office

Além de tais recursos mais objetivos para viabilização do Home Office na Advocacia, é bom estar consciente de alguns aspectos da rotina em Home office, principalmente se você está começando.

Autodisciplina

A primeira delas, talvez óbvia mas não menos importante, é a Auto Disciplina.

Mesmo sem aquela correria matinal para chegar no escritório na hora certa, ainda precisamos manter a rotina de trabalho pela manhã funcionando normalmente. Logo, talvez seja difícil em um primeiro momento mudar alguns hábitos nas condições do Home Office.

Foco em produtividade, não apenas em cumprimento de horários

Manter um bom número de horas de trabalho sempre será importante. Entretanto, uma produtividade com foco em horários ao invés de entrega de tarefas pode ser bem prejudicial.

Procure priorizar metas de entregas ou de pontuação (no caso da pontuação de tarefas) ao invés de horas cumpridas.

Manter entrosamento humano com a equipe mesmo na comunicação digital.

Mesmo no contexto de interação totalmente digital entre as pessoas em uma equipe de Home Office, a comunicação “Cara a cara” não pode ser deixada de lado.

Vídeo conferências, reuniões, ligações e até mesmo mensagens em áudio podem ajudar nessa questão.

Dessa forma, a velocidade do trabalho jurídico em equipe é acelerada, considerando a maior rapidez que tais tipos de comunicação online possuem em relação a conversas por mensagens de texto em Redes sociais e chats.

Se quiser, sinta-se a vontade para fazer sua conta na plataforma ADVBOX e testar:

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