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Com o contexto que vivemos hoje, em que somos bombardeados com imagens de outros lugares nos quais desejamos viver ou com a necessidade de mudar de cidade em busca de melhores oportunidades de negócio, diversos advogados têm investido em migrações para seus escritórios de advocacia.

Advogada operando o sistema ADVBOX em um notebook sobre uma mesa, representando um sistema de gestão de escritórios de advocacia

Tal necessidade advém tanto da vontade de ampliar as atuações e as oportunidades de negócio dos escritórios de advocacia quanto da vontade de trocar de cidade por questões da vida pessoal.

Mas mudanças sempre são complexas e, por vezes, até mesmo traumáticas. Entre 2014 e 2016, a Koetz Advocacia enfrentou essa mudança e conseguimos documentar algumas dicas para aliviar o processo. Confira.

Como organizar a mudança de escritórios de advocacia com simplicidade?

Nessas situações, o advogado geralmente está buscando experiências de qualidade de vida, profissionais ou de qualificação. Assim, acaba levando consigo seu escritório.

Como todo processo de mudança, são várias tarefas para realizar além da própria administração contínua do escritório. Consequentemente, é preciso procurar estratégias e ferramentas capazes de dar conta de tais tarefas. Afinal, levar escritórios de advocacia de uma cidade para a outra, fisicamente, não é nada simples.

Tenha um planejamento prévio

Raros são os casos, na vida de um advogado, em que ele não pensará nas implicações futuras de suas decisões. Conhecendo de perto como ocorrem os conflitos, ele é quase um vidente nesse sentido (talento conquistado com muito empenho, estudo e dedicação, é claro).

Para contribuirmos com essa previsão de planejamento de mudança, podemos dizer que você precisa considerar: a reação e aceitação da mudança pela sua família, amigos e, claro, equipe do escritório; o cuidado e aceitação dos clientes que atende atualmente e o gerenciamento de expectativas dos mesmos; a mudança e devolução da documentação arquivada de forma física no escritório atual; a garantia que o novo local escolhido atenderá as necessidades do seu negócio.

Busque apoio em pessoas de confiança

Tanto no âmbito pessoal quanto no profissional, quando a necessidade de mudança surge, é impossível ignorá-la. Porém, por ser um processo muito complicado e difícil, é importante buscar apoio no seu círculo social pessoal e, além disso, encontrar, dentro da equipe e área em que atua, pessoas que auxiliem no encorajamento e orientação para fazer essa transição de forma saudável e bem sucedida.

Notifique todos os seus clientes sobre a mudança

Com o planejamento em mãos e datas marcadas, é possível começar a notificar seus clientes. Recomendamos que você tenha algumas certezas antes de “espalhar a notícia”. Informe aos clientes:

⦁ como será mantido o contato com eles, através de quais números, e-mails e redes sociais;
⦁ como eles conseguirão acompanhar seus processos ativos;
⦁ como eles podem obter de volta os documentos que deixaram com você;
⦁ qual é o novo endereço do seu escritório (online ou físico);
⦁ quais as datas-chave de mudança (data final para buscar documentos, data final para reuniões presenciais no atual escritório, data definitiva de mudança, data de reabertura do escritório físico na nova cidade, etc)

É importante também informá-los através de diversos canais. WhatsApp, Facebook, Instagram, seu site, aviso em placas dentro do escritório (sala de espera), e-mail direto e até mesmo carta, dependendo do público que você tem.

Garanta um bom gerenciamento remoto preservando o seu escritório na mudança

O gerenciamento remoto de escritórios de advocacia é excelente para esse período de transição. Afinal, idas e vindas serão necessárias, bem como a continuidade do relacionamento com os clientes no local atual e a conquista de clientela na nova cidade.

Nesse contexto, o advogado raramente estará no escritório disponível de forma integral e física.

Assim, o gerenciamento remoto em escritórios de advocacia, por ser à distância, se mostra a melhor saída, necessitando apenas de um notebook ou tablet para realizá-lo. Inclusive, para colocá-lo em prática, precisa-se de apenas um pouco de tempo para entender como ele funciona.

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Katiussa Bitencourt

É  jornalista formada pela UNISINOS,Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político. Sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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