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Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção

Publicado por Conteudos Jurídicos em 25 de março de 202225 de março de 2022

transição para o escritório digital

Vídeo descritivo do episódio sobre Transição para o Escritório Digital – Fase de Adoção, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.

Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…

Como a tecnologia impacta na advocacia?

Existe um livro chamado Tomorrow Lawyres – Advogados do amanhã. Essa leitura é cheia de inovação e ideias absurdas para os velhos tempos. No entanto, hoje em dia são o nosso cotidiano.

O nome do livro poderia se chamar Advogados de Hoje, e mais uns dias, Advogados de Ontem.

A advocacia tradicional está caindo em desuso, tendo em vista que a grande maioria dos escritórios está mais eficiente com a inclusão de novas tecnologias.

Com a pandemia do Covid-19, estima-se que 80 mil advogados acima de 55 anos pararam de advogar por não se adaptarem as inovações tecnológicas.

Escritórios tradicionais, sem adesão a nenhuma tecnologia, são cada vez mais raros no mercado, em pleno processo de extinção.

No escritório presencial, a base do trabalho da equipe é o imóvel onde todos se encontram e se comunicam.

Como montar um escritório digital?

Por outro lado, no escritório digital, a plataforma que serve de base é o software jurídico, o qual toma o lugar do imóvel como elemento principal do negócio.

Sendo assim, o primeiro passo para a transição ao escritório digital é a migração de dados e documentos para essa plataforma escolhida. Isto é, centralizar os dados de clientes, processos, agendas, tarefas e financeiro, sem deixar nenhum dado de fora.

Quais as vantagens da digitalização de documentos?

A digitalização de todos os documentos do arquivo morto é igualmente importante.

À vista disso, comece determinando que todos os novos documentos de clientes sejam anexados à Cloud do escritório, sem exceção.

Depois disso, avalie a possibilidade de digitalizar o arquivo físico inteiro. Um arquivo morto com 5 armários ocupa ao menos 12 metros quadrados, além da demanda manutenção e limpeza todos os meses.

Apenas com estes fatores o custo não baixa de 1/3 do salário mínimo na ponta do lápis, podendo chegar a 1 salário mínimo, dependendo do bairro onde se encontra o escritório.

Todavia, o custo mensal para colocar os documentos na nuvem é 5 vezes menor, o que traz uma redução de custos significativa para o negócio, sem falar no tempo perdido por todos colaboradores diariamente atrás de documentos.

O que diz a Lei da Liberdade Econômica?

Vale salientar que a Lei da Liberdade Econômica trouxe a garantia da validade idêntica do documento físico e digital.

É claro que há um custo de digitalização e todo o trabalho para fazer isso, mas tire da cabeça a ideia de contratar uma pessoa. Existem empresas que fazem muito bem feito com um preço muito barato, levando até mesmo as máquinas de digitalização ao seu escritório, caso necessário, e ainda salvando as pastas reais com espelhamento na Cloud na ADVBOX.

Não bastando isso, ainda permitem o pagamento do serviço em muitas parcelas.

Posto isto, 90% das vezes o retorno do investimento leva menos de 6 meses.

É recomendado que não coloque os documentos em uma Cloud comum, como Google Drive, Dropbox ou One Drive. Opte por uma Cloud integrada ao software jurídico do seu escritório.

Como fazer a cobrança de honorários?

Além disso, a cobrança de honorários advocatícios no boleto ou cartão é outro ponto que requer atenção.

Se o seu escritório parcela honorários em 10 vezes para, por exemplo, 30 clientes por mês, em 10 meses serão 300 cobranças por mês, o que é impossível fazer a mão, sem automatizar a emissão, o envio e a baixa no sistema.

Como vincular o software com os Tribunais?

A integração do software com os Tribunais é fundamental também. Não é recomendado pagar um colaborador para copiar e colar as intimações judiciais no sistema.

A tecnologia precisa substituir o trabalho do responsável por intimação e trazer automaticamente todos os despachos do PJE, Eproc, Esaj ou Projudi.

Desse modo, automatizar o controle de intimações é o passo 1 da organização.

Quais as vantagens do Sistema de Prazo Fatal?

O passo 2 é implementar o sistema de prazo fatal automatizado com aviso na véspera do prazo fatal, por email e mensagem no celular. Dessa forma, o gestor do escritório pode ficar tranquilo com os prazos judiciais, mesmo com a equipe inteira trabalhando em casa.

Como fica o controle de horário no Home Office?

No digital, há necessidade de sair do controle de horário, tendo em vista que é impossível fazer isso remotamente e migrar para um controle de tarefas entregues.

A melhor forma de fazer isso é o que o consultor inglês, Richard Susskind, chama de fragmentação do serviço jurídico. Deve ser criada uma lista completa de tarefas antecipadamente, as quais são usadas no decorrer da operação, gerando dados.

O que é Comunicação Multilateral?

A atribuição e cumprimento de tarefas se transforma no principal meio de comunicação da equipe do escritório, criando um sistema de Comunicação Multilateral.

Por exemplo, se o Controller Jurídico envia uma tarefa de Apelação ao advogado via sistema e essa tarefa é vista como pendente, e nesse meio tempo o cliente entra em contato com a secretária para saber se o escritório vai recorrer, ela irá ter a informação à mão e não precisa interromper ninguém para dar a resposta na hora.

Isso é a Comunicação Multilateral, o modelo mais avançado de comunicação empresarial hoje.

Por fim, a implementação de canais de comunicação dos clientes e também dos prospectos com o escritório.

É preciso definir dois canais apenas de comunicação direta e fixar uma pessoa para atender permanentemente os clientes.

A secretária muda a sua rotina e prioriza a comunicação proativa, enviando as informações mais importantes antes do cliente perguntar através desses canais digitais, reduzindo ao máximo a ida do cliente ao escritório.

Sendo assim, chega a um ponto que nenhum cliente mais vai pessoalmente ao escritório físico.

O mesmo acontece com os novos clientes, os quais obtém a indicação do escritório apenas com o contato da secretária ou percebem que no site do escritório e nas redes sociais há comunicação direta com atendimento imediato.

Em suma, após implementar essas medidas, o escritório conseguiu completar o que chamamos de 1ª Fase da Transformação Digital ou também a Fase de Adoção do Escritório Digital.

Transição para o Escritório Digital

A ADVBOX trará novos conhecimentos sobre Direito, Tecnologia e Gestão, apresentando temas inovadores para advogados e advogadas pensarem na sua profissão com uma visão aprimorada de negócios.

O programa será composto por episódios que vão ao ar todas as segundas-feiras, às 17h.

Para assistir o episódio 32 basta clicar aqui.

Não perca essa oportunidade de aprimorar seus conhecimentos, inscreva-se no Canal do Youtube da ADVBOX e ative o sino para ser notificado de todos os episódios!

transição para o escritório digital

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Categorias: ADVBOX
Tags: Advocacia Digitalcomo ter um escritório digitalEscritório de Advocacia Digitalescritório digitalescritório físico e digitaltransição escritório digital

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