Escritório Digital: 4 fases para a Transformação Digital!
Vídeo descritivo sobre escritório digital, em conteúdo da ADVBOX sobre Direito, Tecnologia e Gestão.
Clique aqui para assistir o episódio no Youtube, mas se preferir, segue o roteiro…
Como montar um Escritório Digital?
Há uma grande confusão de conceitos que faz os advogados pensarem que escritório digital é aquele que faz marketing digital. Todavia, não é isso.
Há escritórios tradicionais e offline que fazem marketing digital, bem como escritórios digitais que fazem muito pouco ou nem executam.
O que é o Escritório Digital?
O escritório digital é um produto da 4ª Revolução Industrial. Um entre milhares que estão fazendo o mundo passar por um processo que o Fórum Econômico Mundial denominou de Transformação Digital.
Esse processo se intensificou com o surgimento da Cloud, a conhecida nuvem, se popularizando com a Amazon AWS a partir de 2006, tendo em vista que foi ela que barateou o custo de armazenamento estrondosamente.
Qual o objetivo da Transformação Digital?
A transformação digital é um processo que as organizações estão vivenciando desde 2008, a qual permite trabalhar de forma compartilhada na internet sem a presença física.
Conceitualmente, esse processo afirma que se trata de uma mudança integral da organização em todos os seus setores.
Gerd Leonhard, o futurista europeu, afirma que a transformação digital é uma mudança das pessoas, processos, tecnologia e gestão.
Sendo assim, se trata de um mindset diferente de ponta a ponta para produzir os produtos e serviços com uso intenso das novas tecnologias e com uma cultura do cliente no centro do negócio.
Quais são as principais áreas de um escritório?
Um escritório de advocacia possui ou deve possuir 7 áreas principais:
- No front-office: Marketing Jurídico, Negociação, Atendimento pós venda;
- No back-office: Produção Jurídica, Controladoria Jurídica, Financeiro e RH.
Além disso, a própria área de tecnologia que engloba todos os setores, fazemos uma analogia bem didática para explicar a diferença:
Imagine que cada área é uma caixa de madeira no chão. Essa caixa representa a materialidade, a imobilidade e a presença física daquele setor.
Assim sendo, um escritório tradicional teria sete caixas no chão.
A transformação digital seria mudar essas caixas para nuvens, mudando a forma dura, pesada e quase imóvel para uma forma incorpórea, leve e acessível de qualquer lugar.
Nesse sentido, somente quando todas as sete áreas estão mudadas para essa forma digital que o escritório poderá se considerar de fato um escritório digital.
É fato que muitos escritórios começaram a fazer marketing digital e mudaram essa área do escritório para a web.
Um número muito maior passou a fazer o atendimento pós venda pelo meio online, seja por email, whatsapp ou outros canais de atendimento.
Contudo, a maior mudança é na área de produção jurídica, forçada a aderir ao processo eletrônico, que é um dos produtos da Transformação Digital do Poder Judiciário.
Como o Poder Judiciário está se atualizando?
Os tribunais forçaram os escritórios a migrarem a produção jurídica para o digital, com o objetivo de cortar custos e aumentar a produtividade, além de reduzir o impacto ambiental.
Enfim, melhorar a governança judiciária.
O que faz um advogado fechador de contratos?
Sem dúvida o advogado mais requisitado hoje é o fechador de contratos online, o qual tem capacidade de negociar honorários e fechar contratos sem encontrar os clientes.
O que é um Escritório Online?
Nesse sentido, podemos resgatar o conceito de Escritório Online, o qual é exatamente o escritório que está parcialmente conectado, onde uma ou mais áreas fizeram a transformação digital, mas há outras áreas que estão atrasadas.
O escritório online pode ter marketing digital, mas possui clientes presenciais todas as semanas visitando a sede do escritório, forçando os advogados a se deslocarem até o espaço físico.
Ainda, escritório online pode corresponder a prospecção de clientes online, mas que a equipe tenha que se reunir para trabalhar.
Além disso, pode ter os arquivos físicos no escritório sem estarem totalmente na nuvem.
Enfim, escritório online é um escritório que começou, mas não terminou sua transformação digital e está limitado a cultura e ao mindset da advocacia tradicional.
Qual procedimento para a Transformação Digital?
Mas afinal, como se faz a Transformação Digital?
Aqui na ADVBOX nós entendemos esse processo é feito em 4 etapas, sendo elas: Adoção, Engajamento, Otimização e Expansão.
Fase de Adoção
Na fase de adoção é preciso passar por três etapas:
Primeiro uma preparação da equipe para a mudança, explicando claramente as vantagens e como será o processo de transformação.
Segundo, a contratação da base tecnológica que será usada e a migração de dados e documentos do escritório.
Terceiro, o treinamento de toda equipe para aprender a nova tecnologia e alinhar os procedimentos.
Esse período leva em torno de 1 a 3 meses, sendo ele o período mais delicado, tendo em vista que gera estresse nos colaboradores. O ser humano sempre resiste à mudanças. Todavia, é nesse momento que o gestor bem assessorado consegue liderar uma boa transição.
Fase de Engajamento
A fase de engajamento, a qual já é considerada mais suave, consiste em tornar a comunicação via sistema um hábito comum à todos.
O maior problema nessa fase é quando um ou alguns membros da equipe boicotam o processo e resistem em acompanhar o grupo, causando diversos problemas operacionais e justificando sua não cooperação em dificuldades com a tecnologia.
É fato que alguns softwares são péssimos e contraprodutivos. O mercado de advocacia no Brasil tem traumas com sistemas de gestão de péssima qualidade que, inclusive, até hoje estão a venda no mercado.
Mas a grande parte da resistência vem da vontade de aderir à mudança.
É preciso dedicar algumas horas para aprender a usar o sistema. Além disso, deve ser considerado que também fazemos isso quando compramos um telefone celular novo ou um novo computador, por exemplo.
Sendo assim, o procedimento demorado é o mesmo, mas ao final o ganho de produtividade é muito maior.
Como incentivo, assistir vídeos e tutoriais pode ensinar muito, assim como ler a central de ajuda do sistema ou fazer o tour guiado.
Torne-se um expert no software que seu escritório usa, é sua ferramenta de trabalho!
Fase de Otimização
A terceira fase é a otimização.
Nessa fase, os colaboradores começam a dominar recursos avançados dos softwares que usam, criando rotinas mais ágeis no dia a dia, integrando um sistema com outro.
Ademais, aceleram o seu trabalho usando cada funcionalidade com mais assertividade, bem como descobrem formas próprias de trabalhar com uma agilidade muito maior.
O vocabulário da equipe muda e até as piadas internas da equipe surgem: É a mudança de cultura que a tecnologia proporciona, mais eficiente e produtiva.
Fase de Expansão
Por fim, a fase de expansão.
Esta fase corresponde ao momento que a equipe já domina as novas tecnologias e normaliza seu uso, sentindo naturalmente que pode aumentar a sua capacidade de trabalho.
O mesmo volume de casos se torna muito menos trabalhoso e a rapidez, bem como a interação da equipe, permitem buscar o crescimento do negócio.
Nessa fase sobra mais tempo para investir em marketing e fechamento de contratos devido ao crescimento da produtividade de todos.
O que é ser Digital?
O significado de digital é aquilo que está em contato ou sempre acessível aos dedos.
Daí surgiu as palavras digitar, digitador, digitação e a própria marca digital que temos na ponta dos dedos.
O escritório digital é, portanto, aquele que está acessível aos dedos do gestor, dos advogados, colaboradores jurídicos e dos clientes do escritório a qualquer hora, em qualquer lugar.
Sendo assim, podemos concluir que ainda não existe um escritório 100% digital, tendo em vista que os correios, o Judiciário e inúmeras empresas ainda exigem endereço físico para entregar papéis e documentos.
À vista disso, ainda é necessário manter uma sala e algum colaborador visitando-a ela uma vez por semana ao menos para receber tal documentação e anexá-la ao software.
Todavia, não há dúvidas que em 5 anos mais de 80% dos escritórios de advocacia serão digitais, especialmente a medida que advogados mais tradicionais forem se aposentando e uma parcela maior de escritórios irá ser liderada por advogados com maior maturidade digital, já que os próprios clientes da advocacia crescentemente estão exigindo um atendimento mais qualificado através dos canais digitais.
Escritório Digital
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Para assistir o episódio 12, basta clicar aqui.
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