Como administrar um escritório de advocacia com qualidade, projeções de crescimento positivas, equipe satisfeita, ótimos resultados e, ao mesmo tempo, advogar?
Acreditamos que a resposta para essa pergunta reside no bom uso de estatísticas dos resultados do escritório e a possibilidade de analisá-las com inteligência e facilidade. Por isso desenvolvemos um software de gestão que entrega mais do que a organização das fases processuais – ela utiliza os dados de tudo o que é feito no escritório para fornecer ao gestor suporte administrativo.
Hoje queremos destacar as três métricas mais significativas que o software de gestão AdvBox traz.
1. Produtividade individual
A produtividade individual é medida através de um sistemas de pontos. Cada tarefa terá uma pontuação relacionada, a qual irá somar-se aos pontos acumulados pela realização de outras tarefas. Então se uma pessoa faz 1000 tarefas no mês e cada uma vale 1 ponto, no final ela terá 1000 pontos acumulados.
Assim, você terá um controle de produção média de cada pessoa. Se todos os meses determinada pessoa soma por volta dos 1000 pontos e, de repente, ela faz apenas 500, você consegue verificar que algum problema está acontecendo e trabalhar na resolução desse problema de imediato.
Essa pontuação também poderá auxiliar na constituição de bonificações e metas da equipe.
2. Resultado de desempenho por fase processual e grupo de processos
A página inicial da AdvBox, a dashboard, apresenta alguns gráficos interessantes, relativos às metas estabelecidas. Essas metas podem ser configuradas a partir de grupos de processos. Ou seja, se você tem um grupo de processos trabalhistas e outro grupo de processos cíveis, é possível configurar uma meta diferente para cada um e acompanhar o desenvolvimento de forma gradual ao longo do mês. Isso permite que, caso ocorra algo fora do planejado, uma ação imediata seja realizada para reverter o quadro.
Além das estatísticas por grupos de processos há também o resultado de desempenho por fase processual. As fases padrão do software são: Atendimento, administrativo, judicial, recursal, execução e cobrança, arquivamento, serviços/consultoria e rh/financeiro.
Assim se torna muito mais simples de visualizar sucessos e problemas em cada uma das fases. Ao verificar dificuldades na fase administrativa, por exemplo, você poderá analisá-la em profundidade e solucioná-la. Posteriormente isso tratá resultados melhorados para as etapas seguintes.
3. Expectativa de honorários por média e índice de deferimentos
Conforme o escritório alimenta o software com novos dados, valores de causas ganhas e resultados (indeferimentos e deferimentos) o business intelligence entra em ação. Ele irá calcular automaticamente a média de honorários, o índice de deferimentos e o tempo médio de duração dos processos. O cálculo é então cruzado com os tipos de ações que estão em andamento e a expectativa de quando elas serão encerradas.
Esse cruzamento de informações resultará na expectativa de honorários a receber. Essa informação é extremamente valiosa porque é com base nesses dados que você poderá realizar um planejamento realista, o qual poderá ser executado por inteiro e com enorme segurança.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.
