Mudar hábitos não é uma tarefa fácil, em especial quando são práticas que “garantem” os rendimentos de um negócio.
Por outro lado, o que acontece quando esses hábitos não são otimizados e acabam prejudicando o processo? Nesses casos um sistema para advogados pode ser a solução.
No exercício da profissão essa necessidade é ainda maior, pois o setor passa, atualmente, por uma fase de transição tecnológica, vide o lançamento do aplicativo do Eproc no Dia do Advogado, que segue a tendência natural do setor de se digitalizar.
A digitalização dos processo é, inclusive, um dos principais agentes nas mudanças de hábitos. Incluir um sistema para advogados que visa ajudar na gestão digital do escritório de advocacia é cada vez mais indispensável.
Afinal, se os tribunais estão se virtualizando, não haverá mais sentido em manter arquivos inteiros com documentos impressos.
Em resumo: O que sempre funcionou ao longo da história da profissão do advogado, está com os dias contados.
Para auxiliar na transformação dos hábitos e melhoria de workflow, listamos alguns passos fundamentais divididos entre práticas com um sistema para advogados e atividades ligadas a técnicas de lideranças.
1. Com um sistema para advogados
Analise
A primeira etapa do processo de mudança de hábitos corporativos é realizar uma análise aprofundada do fluxo de trabalho.
Onde o processo realmente começa e onde ele termina? Quem são as pessoas responsáveis por cada etapa? Essas etapas são bem definidas? Existem responsáveis?
É necessário enxergar com muita clareza como o trabalho é realizado. Por mais que você tenha uma noção e acredite que conhece o seu escritório de advocacia como ninguém, somente a visualização das etapas e responsáveis irá proporcionar uma análise completa.
Responda as perguntas sugeridas, adicione o que você achar pertinente, anote e crie um mapa. Pode ser manual, com post its, com auxílio de plataformas de mindmaps online ou outra maneira que você tenha preferência.
De qualquer forma, é fundamental visualizar o fluxo de trabalho e os insights obtidos com a análise.
Liste e Priorize
Com a análise do trabalho documentada será possível listar quais hábitos estão prejudicando a sua produtividade e o que precisa ser melhorado no fluxo de trabalho.
Essa etapa deve ser, então, bastante simples. Basta identificar todos os problemas, listá-los e, finalmente, priorizá-los. O que pode ser difícil é a definição dos critérios que definirão a ordem dos problemas.
Sugerimos que você liste os mais urgentes e os mais viáveis. Começar a mudar hábitos pequenos é mais fácil e possibilita a visualização de um retorno mais rápida.
Uma sugestão é o uso de uma GED, gestão eletrônica de documentos. Ela possibilita liberar espaço físico no seu escritório de advocacia e ter maior controle sobre a documentação necessária de seus clientes.
Se faltar algo, será muito simples identificar tal falta. A AdvBox, por exemplo, ainda oferece a disponibilização dos documentos na nuvem, o que evita perdas caso você tenha problema com as suas máquinas, como queima de HD, vírus ou roubo.
A recompensa pela mudança de hábito é imediata, afinal você se livrará de uma boa quantidade de gavetas, poderá devolver os documentos aos clientes de maneira imediata, sem o medo de extraviá-los e ainda contará com a segurança de um back up de arquivos digitais na nuvem.
2. Com técnicas de liderança
Foco e Prática
Elencada a hierarquia de problemas e etapas do workflow que precisam de melhorias, é importante escolher uma de cada vez e se empenhar na aplicação de tal mudança, pois o esforço de aplicar diversas mudanças de uma vez só pode gerar frustração.
Afinal, é necessário manter a produtividade e manter as mudanças dentro de um limite controlável, para evitar prejuízos.
Além disso, focar em uma mudança de cada vez permite melhorar o seu processo de transformação. Você poderá verificar o ritmo de implementação da mudança ideal para a sua equipe, formas de treinamento, quando necessário, e outros aspectos inerentes aos processos de transformações dentro de empresas.
Próxima Mudança
É fundamental ter em mente que mudar hábitos e melhorar o fluxo de trabalho é uma tarefa contínua, que raramente encontra seu final.
Isso porque as leis, as tecnologias e as necessidades de clientes e funcionários continua mudando também. Para tirar o melhor de todo o contexto no qual o seu negócio está inserido, é preciso continuar se adaptando.
Portanto, ao mudar um hábito, inicie outra mudança. Não deixe que as transformações do cenário advocatício engulam o seu negócio e a sua rotina.
Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX.
