Realizar a gestão por tarefas é fundamental para conseguir ter uma boa visualização do que se deve fazer durante a jornada de trabalho. Ela traz inúmeras vantagens para os colaboradores, que conseguem ser mais produtivos quando organizam suas atividades. 

Esse tipo de gerenciamento funciona tanto para empresas que adotam modelos que permitem uma maior liberdade e autonomia quanto para as que utilizam a CLT.

Aproveite a leitura do artigo, entenda um pouco sobre a gestão por tarefas e veja como aplicá-lo em um escritório de advocacia!

O que é gestão por tarefas?

Antes de definir a gestão por tarefas, é primordial entender o que é uma tarefa. Ela pode ser conceituada como qualquer atividade que possua um responsável. Em uma gestão de processos e projetos, a tarefa precisa ter um prazo definido e um objetivo específico. 

Desse modo, a gestão por tarefas é um método utilizado para organizar esses três aspectos delas: responsável, prazo e objetivo. Para isso, é essencial considerar fatores humanos, organizacionais e ferramentais.

A gestão por tarefas deve ser responsabilidade tanto dos líderes quanto dos subordinados. Os trabalhadores precisam saber quais são as funções que precisam executar e organizá-las para que elas sejam realizadas no prazo estipulado.

Sendo assim, é papel do gestor delegar tarefas e oferecer as instruções necessárias para o seu cumprimento, bem como estabelecer prazos realistas, de modo a não prejudicar a organização e, por fim, acompanhar a execução das atividades repassadas. 

Quais são os tipos de tarefas?

As tarefas podem ser classificadas em quatro grupos, conforme o seu nível de importância. São eles: emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas. Entenda sobre cada um abaixo.

Emergenciais 

Uma tarefa emergencial é aquela que não pode esperar. Sendo assim, esse é o grau de prioridade mais alto. Ela pode ser emergencial por estar vinculada a alguma falha no planejamento ou algum incidente, por exemplo. 

Não pode ser deixada de lado ou postergada porque pode causar prejuízos. No escritório de advocacia, poderia ser, por exemplo, o vazamento de dados de clientes. 

Urgente

A tarefa urgente é aquela que deve ser feita o quanto antes para evitar emergências. Normalmente, ela demanda pressa dos responsáveis e pode ser originada de algum desvio do cronograma inicial. Ela precisa ser realizada com prioridade.

Na prática, uma tarefa urgente em um escritório de advocacia pode ser corrigir o modo de armazenamento de dados dos clientes. 

No prazo

As atividades realizadas no prazo são aquelas que estão em conformidade com o cronograma. Por esse motivo, elas são realizadas com menos urgência que as anteriores. Geralmente, elas recebem máxima atenção, o que colabora para um melhor resultado. Elas podem existir, por exemplo, em organizações que seguem um cronograma à risca.

No escritório de advocacia, uma tarefa feita no prazo pode ser o protocolo de alguma peça processual. 

Planejadas

As tarefas planejadas são as mais desejadas em uma equipe. Elas podem envolver um cronograma detalhado, com informações completas que podem auxiliar a prever o que pode dar errado na execução da tarefa. 

Geralmente, essas tarefas são feitas com muito cuidado e atenção, o que contribui para bons resultados. 

Quais são as vantagens da gestão por tarefas?

A gestão por tarefas traz diversos benefícios para uma organização. Ademais, a produtividade melhora e o controle das atividades pelos próprios colaboradores se torna muito mais efetiva.

Ela pode ser vantajosa tanto para grandes bancas quanto para escritórios pequenos. Algumas vantagens da gestão por tarefas são:

• Melhora na organização de processos internos;
• Auxilia na comunicação na empresa;
• Contribui para manter tudo em ordem e no prazo;
• Facilita o ajuste nos processos e nas atividades;
• Elimina processos e atividades desnecessárias;
• Contribui para uma maior assiduidade nos prazos a serem cumpridos;
• Maior organização do dia a dia empresarial;
• Facilidade em prever erros;
• Melhora o acompanhamento dos prazos das tarefas em todos os setores.

Ou seja, implementar a gestão por tarefas pode ser muito vantajoso para o escritório inteiro, além de contribuir para uma maior organização e produtividade de cada um dos trabalhadores. 

Ademais, um ambiente organizado e que possui um gerenciamento eficiente contribui para uma maior satisfação e sensação de bem-estar na empresa. Isso porque as pessoas se sentem bem quando possuem a segurança de saber o que devem fazer e conseguem ter controle de suas atividades.

Como fazer a gestão por tarefas?

A gestão por tarefas pode ser implementada em qualquer negócio, inclusive nos jurídicos. Veja abaixo alguns passos simples do que você deve realizar para implementá-la no seu escritório!

Entenda todas as tarefas do setor 

O primeiro passo da gestão por tarefas é entender tudo o que deve ser feito. Inicie listando todas as atividades pendentes dos processos de algum setor. Ao conseguir visualizar todas as pendências, categorize-as em emergenciais, urgentes, no prazo e planejadas. Depois, delegue-as para os responsáveis.

Organize as tarefas e estabeleça prazos  

Tarefas sem prazo não contribuem para a organização da empresa. Por isso, organize-as conforme os prazos delas. Atividades muito complexas e grandes podem ser divididas em pequenas partes, o que pode facilitar o andamento das etapas e a execução delas.  

Comunique a equipe

A gestão por tarefas tem sentido somente quando todos os envolvidos entendem como ela funciona. Sendo assim, após elencar e categorizar as tarefas e organizá-las conforme os prazos, comunique sua equipe sobre como ela será realizada. Uma equipe eficiente é aquela que compreende bem a gestão por tarefas definida. 

Escolha um bom sistema 

Atualmente, realizar qualquer gerenciamento de forma manual pode não ser eficiente. Por isso, é fundamental utilizar boas ferramentas tecnológicas para obter um controle efetivo. 

Escritórios de advocacia podem contar com softwares jurídicos robustos e completos, que oferecem ferramentas importantes para o gerenciamento total do negócio. 

Por isso, é importante adotar um programa para advogados que ofereça um bom suporte e auxilie no controle das atividades da banca. 

Quais ferramentas podem ser utilizadas na gestão?

Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para realizar um controle efetivo das atividades de uma equipe, como a ADVBOX.

ADVBOX

Por outro lado, se você deseja contar com um software jurídico completo que possibilita uma administração eficiente do escritório de advocacia, você deveria testar o ADVBOX. 

Ele é o mais completo do mercado e possibilita não apenas realizar a gestão por tarefas, mas dar uma pontuação por cada atividade feita, avaliar a carteira de clientes, verificar o perfil da persona para implementar estratégias de marketing e muito mais!

Quais são os benefícios de contar com um software para realizar a gestão por tarefas?

Contar com um software para realizar a gestão por tarefas e de todo o negócio permite o escritório ser mais produtivo e competitivo no mercado. Veja abaixo algumas vantagens de contar com um software para realizar o gerenciamento de tarefas!

Permite centralizar informações

Poder centralizar as informações do escritório em um único sistema facilita o controle e a análise delas pelo gestor. 

Facilita a comunicação

Um software que possua ferramentas para realizar a gestão por tarefas pode facilitar a comunicação entre os profissionais, de modo a garantir que tudo saia conforme o planejado. 

Convite: confira a nossa live sobre legalidade da gestão por tarefas na CLT!

Toda quarta-feira, a ADVBOX realiza lives com especialistas para conversar sobre diversos temas fundamentais para advogados.

A live dessa semana no #FomedeSaber foi sobre a legalidade da gestão por tarefas na CLT. Confira o que conversamos sobre o assunto e tenha informações ricas para poder aplicar no seu escritório de advocacia!

A gestão por tarefas pode ser aplicada nos escritórios de advocacia, tanto nos que trabalham com colaboradores quanto com funcionários celetistas. Ela é fundamental para manter a produtividade e a organização de todo o escritório. Portanto, não deixe de aplicá-la!

Já leu sobre a live da semana anterior? Confira boas práticas de autogestão para melhores resultados no escritório de advocacia!