Relógio e gráfico em ascenção indicando aumentar a produtividade
Pontuação por Tarefas - Taskscore

Como aumentar a produtividade no escritório? Veja essas dicas!

Todo negócio deseja saber o segredo para aumentar a produtividade e garantir bons resultados. Isso porque, em um mundo cada vez mais competitivo, se destaca quem consegue fazer mais com o tempo e os recursos que possui.

Do mesmo modo que os escritórios de advocacia se preocupam com as finanças, o desempenho dos colaboradores e dos processos também devem sempre estar em pauta, visto que é isso que faz com que todos atinjam as metas.

Por isso, nesse artigo você verá algumas maneiras de aumentar a produtividade no escritório para conseguir se manter forte, competitivo e financeiramente estável. Acompanhe a leitura e tenha bons aprendizados!

Por que aumentar a produtividade é importante?

A princípio, muitos devem pensar que aumentar a produtividade é fundamental para fazer com que os colaboradores consigam produzir mais. No caso dos escritórios de advocacia, advogados mais produtivos podem atender mais clientes e lidar com mais processos e serviços jurídicos, por exemplo.

Contudo, não se restringe somente a isso. De fato, é fundamental buscar meios de melhorar o desempenho dos colaboradores, visto que são eles que fazem um escritório crescer e funcionar.

Desse modo, criar meios para aumentar a produtividade deles contribui para que o escritório atinja as metas estabelecidas com mais eficiência. Assim, é possível alcançar resultados muito superiores ao esperado.

Além disso, os colaboradores podem ficar mais focados e utilizar melhor o tempo deles. Ou seja, podem aprender a trabalhar somente no que importa e que traz resultados, não perdendo tempo com tarefas desnecessárias. 

Em relação ao escritório, este passa a utilizar melhor os recursos financeiros, pois conseguirá visualizar os setores ou estratégias que precisam de investimento e quais não é preciso gastar o dinheiro.

Em suma, aumentar a produtividade é essencial para garantir que os colaboradores estejam focados e trabalhem em prol de um mesmo objetivo. Além disso, garante que o escritório consiga atingir as metas estabelecidas para um determinado período. 

Quais são os benefícios de aumentar a produtividade?

Ao conseguir aumentar a produtividade, o escritório de advocacia obtém diversos benefícios. Veja abaixo alguns deles.

Melhora o desempenho individual

O primeiro benefício é ter trabalhadores com bom desempenho. Assim, eles conseguem realizar todas as tarefas que precisam no prazo correto ou até com certa antecedência. No final do dia, terminam o trabalho satisfeitos, pois sabem que conseguiram cumprir as metas diárias.

Melhora o trabalho em equipe

Equipes produtivas trabalham melhor e conseguem manter a mesma sintonia. Desse modo, os membros podem se ajudar e garantir que todas as metas coletivas sejam atingidas.

Além disso, isso impede que percam tempo com atividades desnecessárias ou com práticas que apenas atrapalham. 

Está gostando do artigo até aqui? Veja outros posts que complementam a sua leitura:

Lista de dicas para aumentar a produtividade
Como aumentar a produtividade?

11 dicas para aumentar a produtividade no escritório de advocacia!

Agora que você entendeu um pouco da importância de aumentar a produtividade, confira 11 dicas para melhorar o desempenho dos colaboradores e do escritório de advocacia na sua totalidade!

1.Invista em uma boa comunicação

A falta de comunicação é um erro grave, mas que ocorre em diversas empresas dos mais variados setores. Para aumentar a produtividade, é fundamental eliminar gargalos e garantir que a comunicação entre membros e gestores seja eficiente e clara.

Isso é um ponto essencial, visto que a má comunicação causa conflitos, desentendimentos, retrabalho e tarefas mal executadas. Trata-se de um dos maiores obstáculos para o escritório atingir os resultados que deseja.

Sendo assim, a comunicação é um dos principais pilares e um dos primeiros aspectos a se atentar para conseguir melhorar a performance do escritório. 

2.Cuidado com o retrabalho

O retrabalho faz os trabalhadores perderem tempo, deixando-os descontentes por ter que realizar uma mesma tarefa mais de uma vez. Por isso, se você quer aumentar a produtividade do escritório, é preciso eliminar o retrabalho o quanto antes.

Esse problema pode ocorrer por diversos motivos, sendo os principais: comunicação deficiente e falta de clareza do gestor. 

3.Evite perder tempo com práticas desnecessárias

Para aumentar a produtividade da equipe, é fundamental eliminar todas as práticas desnecessárias ou que apenas tomam o tempo dos colaboradores. 

Sendo assim, evite, por exemplo, reuniões longas que poderiam ser resumidas em um e-mail, obrigar funcionários a fazer parte de “confraternizações” ou palestras motivacionais contra a vontade deles, dentre outras.

Além de perder o tempo dos membros da equipe, tais práticas podem cansá-los e fazê-los perder o foco nas atividades em que estavam fazendo.

4.Delegue e terceirize o que puder

A produtividade não está ligada apenas a produzir mais em menos tempo, mas sim em saber priorizar o que realmente importa. Sendo assim, se existem atividades que podem ser delegadas ou terceirizadas, não perca tempo e repasse-as para outras pessoas. 

Dessa forma, a sua equipe conseguirá focar no que importa e nas tarefas que somente eles podem fazer. 

Veja também:

5.Invista em boas tecnologias 

A tecnologia foi feita exatamente para o mundo corporativo aumentar a produtividade e fazer os trabalhadores produzirem mais. Por exemplo, se antes um advogado conseguia escrever 5 petições por dia na máquina de escrever, hoje ele consegue triplicar esse trabalho graças ao computador, internet e ferramentas voltadas para isso. 

Atualmente, é impossível ter um escritório artesanal que sobreviva ao mercado. É fundamental adotar softwares e tecnologia eficiente para aumentar a produtividade, se manter competitivo e garantir bons resultados.

Por isso, adote aplicativos e ferramentas que facilitem o trabalho de todos no dia a dia e principalmente, invista em um software jurídico, como o ADVBOX, para realizar uma gestão eficiente do escritório, do financeiro, das equipes, dentre outros aspectos importantes que precisam ser gerenciados. 

6.Evite tarefas manuais

Da mesma forma que é preciso investir em tecnologia para aumentar a produtividade das equipes, é fundamental também mapear todas as tarefas manuais e eliminar o máximo que puder.

Isso porque esses serviços podem demorar e fazer o colaborador perder tempo, impactando negativamente no desempenho dele. 

Sendo assim, busque automatizar, se possível, todas as tarefas manuais. Dessa forma, é possível aumentar as entregas e ganhar tempo. 

7.Invista em treinamento

Quando as pessoas sabem o que estão fazendo e possuem conhecimento de suas funções, o trabalho delas se torna mais produtivo. Além disso, isso aumenta a autoconfiança e a independência delas, visto que não ficam inseguras pedindo auxílio ou opinião do gestor sobre alguma tarefa que realizou.

Investir em treinamento não só ajuda a aumentar a produtividade dos trabalhadores como também contribui para que o escritório tenha uma equipe cada vez mais qualificada. 

Ao contrário do que muitos pensam, o treinamento constante não é um gasto, mas sim um investimento, pois os conhecimentos adquiridos são revertidos em favor do escritório.

Portanto, essa é uma maneira que os gestores podem utilizar para manter os membros da equipe realizando trabalhos com a máxima qualidade possível. 

Aproveite e veja também o vídeo abaixo que dá dicas sobre aumentar a produtividade de equipes jurídicas:

8.Cuidado com a multitarefa

Primeiramente, é preciso ter clareza de que ser multitarefa não é benéfico e não faz os trabalhadores serem mais produtivos. Pelo contrário, isso apenas atrapalha. 

Em muitos escritórios de advocacia, não é raro encontrar funcionários que são multitarefa. Se você quer aumentar a produtividade da sua equipe, elimine o multitasking

Focar em apenas uma tarefa por vez é mais promissor do que realizar diversas funções ao mesmo tempo. 

9.Cuide da saúde mental dos colaboradores

Conforme o levantamento do Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), mais de 200 mil pessoas foram afastadas do trabalho por doenças mentais. Os problemas enfrentados pelos trabalhadores são diversos, como: depressão, ansiedade, distúrbios emocionais, síndrome de burnout, dentre outros.

Ou seja, as empresas brasileiras, de modo geral, demonstram que não são bons lugares para se trabalhar. Inclusive, vale mencionar que o 2021 Global Rights Index colocou o Brasil como um dos 10 piores países para os trabalhadores, ao lado de Honduras, Colômbia e Belarus, dentre outros. 

Isso demonstra que o trabalhador brasileiro não é respeitado e valorizado. Muitas dessas doenças e transtornos mentais e psicológicos aparecem por causa do trabalho tóxico.

Empresas com um clima organizacional ruim e atitudes tóxicas deixam os trabalhadores descontentes e esgotados, o que impacta diretamente na produtividade deles.

Assim, para aumentar a produtividade, é fundamental investir em um bom clima organizacional, manter a empresa um bom local para se trabalhar e dar importância para a saúde mental dos colaboradores. 

Logo, busque incentivá-los, dar liberdade e valorizá-los, seja remunerando-os bem ou adotando meios para que eles se sintam confortáveis no local, evitando a evasão desses talentos. 

10. Otimize processos internos

Os processos internos precisam de aprimoramento constante. Tenha em mente que quanto mais otimizados são, melhor será o desempenho dos trabalhadores. 

Por isso, verifique todos os processos do escritório para entender etapas que precisam de aprimoramento, práticas que podem ser eliminadas e o que pode ser feito para deixá-los ainda melhor. 

11. Esclareça as funções de cada um

Por fim, a última dica para aumentar a produtividade dos colaboradores é deixá-los cientes de suas funções. Cada membro da equipe precisa entender as suas atribuições para evitar intervir no trabalho dos colegas. 

Quando não temos total consciência do que nos cabe e quais tarefas não são de nossa responsabilidade, podemos prejudicar e até causar discórdias. É papel do gestor deixar claro para todos os membros o que cada um deve fazer. 

Saiba como impedir a improdutividade no seu escritório! Baixe o ebook e veja como:

produtividade na advocacia

6 dicas para aumentar a produtividade pessoal

Além das 11 dicas para aumentar a produtividade dos colaboradores e das equipes, existem práticas que cada pessoa pode adotar para melhorar o desempenho não apenas no trabalho, mas em outras atividades, como os estudos. 

Embora a autogestão seja fundamental para que todos consigam trabalhar de forma eficiente, você, como gestor, pode sugerir algumas soluções que podem contribuir ainda mais para o desempenho do grupo. Veja abaixo quais são! 

1.Desative as notificações do celular

O celular é atualmente o aparelho que mais tira a atenção das pessoas, principalmente no trabalho. Imagine quanto tempo por dia uma pessoa perde olhando as notificações que recebe. Ao utilizar o celular, a pessoa perde o foco e depois demora para recuperá-lo quando retorna para a atividade que estava realizando.

Uma dica é desativar as notificações ou então deixá-lo no silencioso guardado fora do alcance da vista (de preferência, na mochila ou fora da mesa de trabalho).

2.Evite trabalhar com as redes sociais abertas

Outro ponto que tira o foco das pessoas são as redes sociais. O correto seria utilizá-las somente nos horários de descanso, e não no trabalho. 

A menos que o trabalhador precise das redes abertas para trabalhar, elas não são necessárias e apenas prejudicam a atenção. Logo, sugira a eles que trabalhem sem ter as suas redes abertas em outras abas do navegador. 

3.Faça o planejamento no dia anterior

Uma forma de garantir a organização e a produtividade no trabalho e no dia a dia é fazer o planejamento do dia seguinte no dia anterior (ou na noite anterior). 

Dessa forma, é possível iniciar o dia sabendo das tarefas que precisa fazer e quais são as mais importantes que necessitam de prioridade. Isso também evita esquecimentos e desordem. 

4. Anote para não esquecer

Um grande erro de algumas pessoas é confiar na memória. Sempre que lembrar de algo, anote para não esquecer. Dessa forma, você evita o esquecimento e principalmente, não precisa ficar lembrando toda hora do compromisso.

Você pode utilizar um caderno físico ou blocos de notas no computador, como o Google Keep, para anotar o que vem à sua mente.

5. Evite interrupções

As interrupções acontecem em diversos momentos, como: mensagens de colegas, ligações, dentre outros. 

Se estiver focado em algo importante, evite responder essas mensagens ou parar o que está fazendo para conversar. Avise com antecedência que está ocupado e que não pode responder no momento. Se for algo urgente, peça para ligar. 

6. Primeiro faça o mais importante

Inicie o dia sempre fazendo o mais importante. Dessa forma, você garante a entrega dessas tarefas com antecedência e impede que algum imprevisto lhe prejudique. 

Conforme você viu no artigo, é possível aumentar a produtividade no escritório, bastando apenas realizar algumas mudanças. Busque analisar os pontos que prejudicam o desempenho dos colaboradores e utilize as dicas do artigo para fazer com que eles melhorem a performance deles! 

Esse artigo lhe ajudou de alguma forma? Compartilhe-o com quem precisa saber dessas dicas! 

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Autor
Foto - Eduardo Koetz
Eduardo Koetz

Eduardo Koetz é advogado, escritor, sócio e fundador da Koetz Advocacia e CEO da empresa de software jurídico Advbox.

Possui bacharel em Direito pela Universidade do Vale do Rio dos Sinos (Unisinos). Possui tanto registros na Ordem dos Advogados do Brasil - OAB (OAB/SC 42.934, OAB/RS 73.409, OAB/PR 72.951, OAB/SP 435.266, OAB/MG 204.531, OAB/MG 204.531), como na Ordem dos Advogados de Portugal - OA ( OA/Portugal 69.512L).
É pós-graduado em Direito do Trabalho pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul (2011- 2012) e em Direito Tributário pela Escola Superior da Magistratura Federal ESMAFE (2013 - 2014).

Atua como um dos principais gestores da Koetz Advocacia realizando a supervisão e liderança em todos os setores do escritório. Em 2021, Eduardo publicou o livro intitulado: Otimizado - O escritório como empresa escalável pela editora Viseu.

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