A automação no atendimento ao cliente pode melhorar muito o trabalho em um escritório de advocacia. Existem diversos processos que se pode automatizar, e o contato com os clientes é um deles.
Inclusive, esse deve ser um dos maiores objetivos de escritórios que precisam se tornar produtivos e aderir ao digital. Além de auxiliar na produtividade e no fluxo de tarefas, a tecnologia pode ser uma grande aliada para o crescimento do negócio.
Continue a leitura do artigo, confira como fazer a automação do atendimento ao cliente e quais as vantagens disso para o seu escritório!
O que é automação no atendimento?
Automação no atendimento ao cliente, também conhecido como atendimento automatizado, é aquele que não depende de interação humana entre os envolvidos.
Ou seja, trata-se de um atendimento que não se realiza por seres humanos, mas sim por tecnologias avançadas com capacidade de entender o que o usuário precisa e resolver essas demandas conforme o seu nível de aprendizado.
Ele pode se realizar com assistentes virtuais, SMS, mensagens instantâneas em aplicativos, chatbots, dentre outras alternativas.
A automação de processos nos atendimentos ao cliente já é uma realidade em escritórios de advocacia. Muitos já configuram mensagens de respostas automáticas em chatbots, redes sociais e aplicativos de mensagens, como o WhatsApp.
A sociedade evoluiu e procura por atendimentos mais ágeis, bem como deseja resolver suas dúvidas da maneira mais rápida possível. Desse modo, essas ferramentas costumam atrair o público, que não quer mais ligar e esperar ser atendido.
Além disso, essa pode ser uma forma de atrair a atenção do usuário para que ele interaja com o escritório, visto que, com a configuração de algumas respostas, já pode ser possível responder o que ele precisa.
Dessa maneira, o atendimento real, com algum colaborador, ocorre somente em casos realmente necessários, o que auxilia na produtividade e na otimização do tempo da sua equipe.
Como funciona o serviço de automação?
Existem inúmeras vantagens de adotar métodos e ferramentas para automatizar o atendimento ao cliente. Veja abaixo algumas delas.
1. Aumenta a produtividade
A automatização de processos de atendimento diminui a incidência de tempo mal utilizado. Isso porque nem todos os usuários querem ser atendidos. Desse modo, entrar em contato com todos eles torna-se desnecessário.
Ao automatizar o atendimento, somente os que demonstrarem interesse no contato serão atendidos pelos colaboradores.
Outro ponto a ser comentado é que isso também impacta positivamente no gerenciamento do tempo da equipe. Isso porque, desse modo, não é preciso se preocupar com as operações repetitivas.
2. Reduz os custos
A redução de custos é outro grande sinal dos escritórios que aderem à automação no atendimento ao cliente.
O motivo é simples: a utilização de um bom sistema permite uma visão eficiente dos processos, possibilitando a otimização constante do trabalho. Isso também elimina procedimentos e recursos antiquados.
3. Agiliza processos
Não há nada mais prejudicial que um escritório com um atendimento demorado e ineficiente. Nesse sentido, a automação agiliza processos e auxilia os responsáveis pelo atendimento a cumprir com suas obrigações.
Conseguir realizar um atendimento ágil e todas as tarefas no prazo aumentam a produtividade, a lucratividade, a organização e auxilia na credibilidade do escritório.
4. Moderniza a advocacia
Imagina ter que ficar respondendo todas as dúvidas que surgirem de forma manual. Muitas delas podem ser semelhantes, e repetir a resposta inúmeras vezes para várias pessoas torna o trabalho muito improdutivo, demorado e massante.
Automatizar esse processo também contribui para que a sua advocacia saia da artesanal e vá em direção à digital, a mais conectada com as necessidades atuais da sociedade e mais propensa a ter um futuro promissor.
5. Diminui os erros
O atendimento automatizado também contribui para a geração de dados mais confiáveis. Por serem analisados por um software, podem diminuir os erros, principalmente no momento de analisar se uma pessoa realmente pode se tornar cliente ou não.
6. Alternativa de baixo custo
Não precisa investir muito para automatizar o atendimento ao cliente. Existem alternativas que podem caber no orçamento do escritório.
Ademais, o atendimento automatizado contribui para que a empresa cresça de forma orgânica. No entanto, o escritório precisa crescer conforme a sua capacidade de prover serviços, de modo a não frustrar os clientes.
Veja também: 7 níveis de crescimento na advocacia!
Como automatizar o atendimento ao cliente?
Esse processo pode ser feito com simplicidade, mas exige um planejamento e possivelmente o treinamento da equipe. Veja algumas dicas simples para iniciar na automação do atendimento ao cliente!
1. Escolha boas ferramentas
O primeiro passo é escolher boas ferramentas para realizar um atendimento automatizado. Muitos escritórios disponibilizam um chatbot no site. Por outro lado, Outros oferecem um número de WhatsApp para os clientes entrarem em contato.
Sendo assim, o WhatsApp Business se tornou um aplicativo indispensável para muitas empresas. Ele permite programar mensagens e contribui para um atendimento mais agilizado, sem perder a humanidade.
2. Adote mensagens personalizadas
Humanizar os contatos é fundamental, pois nenhum cliente gosta de saber que está conversando com um robô. Sendo assim, uma maneira de fazer essa humanização é personalizando as mensagens direcionadas a eles.
Aliás, lembre-se que a maneira como você fala com os usuários pode tanto afastá-los quanto aproximá-los.
Ademais, outra dica é incluir o nome da pessoa no momento de enviar as mensagens. Elas gostam de ser tratadas pelo nome e isso evita transparecer que estão conversando com uma tecnologia.
Busque também entender a necessidade de cada um, passando para o atendimento com um colaborador no momento necessário.
3. Priorize atendimentos
Alguns sistemas possibilitam classificar mensagens como importantes ou urgentes. Se um cliente tem uma dúvida que exige agilidade, mas espera para tê-la respondida, pode ficar insatisfeito. Isso pode até fazer seu escritório perder uma oportunidade.
4. Crie um FAQ
Ter uma página de Perguntas mais Frequentes no seu site contribui para sanar as principais dúvidas do seu público. Verifique quais são as mais comuns e explique-as detalhadamente uma a uma.
5. Tenha vários canais de comunicação
Ter vários canais de comunicação demonstra o quanto o seu escritório é acessível. Contudo, não tenha conta em todas as redes sociais só porque elas estão em alta. Foque naquelas que o seu público está mais presente.
Além disso, ter muitos canais de contato pode ser inviável. Isso porque, dependendo do tamanho da equipe de atendimento, torna-se difícil conseguir dar atenção a todas elas.
Como a ADVBOX automatiza o atendimento ao cliente no seu escritório de advocacia?
O software jurídico da ADVBOX é o mais completo do mercado. Além de contribuir para uma gestão qualificada do escritório de advocacia, ele oferece alternativas para automatizar o atendimento ao cliente.
Por exemplo, já pensou ter que ficar olhando processo por processo manualmente e entrar em contato com cada cliente para avisar sobre as movimentações ocorridas? Isso tomaria muito tempo, não acha?
Felizmente, o ADVBOX permite automatizar esse contato, enviando automaticamente uma mensagem no telefone do cliente sobre as alterações processuais. Interessante, não é mesmo? E o melhor é que o software pode fazer muito mais.
Por isso, não perca tempo e comece a utilizar a ferramenta que mais vai ajudar o seu escritório a crescer!
A automação no atendimento ao cliente pode aumentar a produtividade da sua equipe e melhorar o contato com o público, deixando-o mais ágil e eficiente.
Por isso, comece agora mesmo a implementar essas melhorias no seu escritório! Continue no blog aprendendo! Veja agora dicas incríveis para gerenciar os prazos do seu escritório de advocacia!
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