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É comum que os escritórios adquiram assinatura de softwares jurídicos e façam o uso de apenas um usuário. Mas isso traz vários transtornos para a gestão das tarefas e ainda pode prejudicar a produtividade individual dos colaboradores.

Uma advogada trabalhando sozinha em uma sala através de um notebook sobre uma mesa de vidro. Imagem demonstra a possibilidade de trabalhar em parceria com outros profissionais por meio de softwares jurídicos

Esses transtornos refletem, principalmente, na falta de controle sobre a qualidade do trabalho realizado. Alguns deles são:

Não se saber quem cumpriu ou errou a tarefa;

Não poder medir a produtividade individual;

Não ter clareza sobre quem não fez a tarefa ou perdeu um compromisso;

Agenda direcionada por mais de uma pessoa sem responsabilização.

Ou seja, só prejuízo.

Na intenção de economizar, os escritórios acabam por perder dinheiro. Isso devido aos problemas de organização causados para diversas pessoas devido a utilização de apenas um usuário em softwares jurídicos.

Se cada pessoa, ou, minimamente, cada setor (para escritórios menores) possuir um usuário, todos poderão ver as tarefas a serem cumpridas de forma mais clara e detectar problemas de organização com rapidez e efetividade.

Se cada membro tiver um usuário, também poderá analisar sua produção para alinhá-la com o ritmo da equipe. Isso porque, conforme o seu rendimento, perceberá que não está dando o seu melhor, o que pode prejudicar o crescimento da equipe.

Para o gestor, é fácil identificar quem precisa melhorar o rendimento quando se tem um parâmetro dentre os colaboradores. Ele poderá verificar onde podem melhorar e, se precisar, adequar algum colaborador em uma função em que tenha melhor desenvoltura. As suas escolhas do presente podem – e muito – influenciar o futuro do seu escritório.

Assim, a opção por algo que você tenha como benefício hoje pode não ser nada vantajoso amanhã. Cria-se uma bola de neve de problemas e prejuízos. Utilizar apenas um usuário para diversos colaboradores, com certeza, é uma delas.

Softwares jurídicos são idealizados para serem criarem fluxos de trabalho dinâmicos. Não utilizar da maneira correta fará com que você tenha a sensação de que fez uma má escolha, o que certamente não será culpa do sistema escolhido.

Desta forma, não caia na “cilada” de tentar “baratear” algo que pode lhe trazer muito prejuízo. Cadastre todos os seus colaboradores e tenha um sistema de distribuição de tarefas muito mais organizado, acelerado e que facilita a garantia da qualidade do serviço prestado pelo seu escritório.

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Katiussa Bitencourt

É  jornalista formada pela UNISINOS,Pós graduada em Marketing Digital e especialista em marketing jurídico e político. Sendo head das consultorias de marketing digital da ADVBOX e premiada com a Equipe ADVBOX Consultorias como Agência de Resultados  2018 pela Resultados Digitais.

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