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Com o passar dos anos, seu escritório de advocacia pode acumular uma quantidade enorme de papéis e documentos. Desde processos e documentos pessoais dos clientes até boletos e comprovantes do setor financeiro do escritório. Isso acaba exigindo uma sala inteira só para o armazenamento físico desses papéis, como já ressaltado em um post anterior.

Além de obter maior proveito do espaço físico do escritório, uma série de outros benefícios surgem quando se adere ao armazenamento digital de documentos, como diminuição no gasto em impressões, redução da ida de clientes ao escritório, sem falar da importância ecológica que se tem em diminuir as impressões e os descartes de folhas de ofício. No Advbox, por exemplo, aproximadamente 800 mil páginas por mês são anexadas no sistema. Se todas elas fossem impressas apenas uma vez, já trariam um grande prejuízo ambiental.

Existem vários sistemas com planos pagos no mercado hoje (como o Google Drive, iCloud, Onedrive e o Dropbox). Estão sendo cada vez mais usados por diferentes setores empresariais que também esbarram em problemas relacionados ao crescimento de arquivos em espaço físico. No caso dos escritórios de advocacia, esses serviços também tem sido usados pelos motivos já mencionado. Porém, com menos eficiência comparados aos softwares de gestão para advogados.

Isso acontece devido ao direcionamento dos softwares de gestão para escritórios. Estes foram feitos exclusivamente para o trabalho do advogado, com funções específicas que contemplam diretamente suas necessidades. Além do sistema de armazenamento já incluído, oferecem a integração de diferentes features. Dentre eles  estão a geração de documentos, análise de dados e painel de gestão eletrônica de documentos.  Tais recursos dinamizam de maneira exponencial o workflow da equipe. Isso já não ocorre quando se tem  apenas um sistema de armazenamento de arquivos.

Outra vantagem em aderir a um sistema de gestão para escritórios é o custo benefício. Oferece uma grande quantidade de espaço para guardar os arquivos integrada com vários outros features por quase o mesmo preço que se paga pelos serviços de armazenamento online. No DropBox, os planos são de US$15,00 e US$25,00 dólares (aproximadamente R$45,00 e R$75,00 reais) mensais. Além disso, há cobranças adicionais para inserção de mais usuários, o que aumenta consideravelmente o custo para um escritório.

Dropbox Plano 1 R$45,00
Dropbox Plano 2 R$75,00
AdvBox Plano 1 Free
Advbox Plano 2 R$99,00

No Advbox, é possível cadastrar-se gratuitamente na versão free, que oferece espaço para armazenamento de até 200 processos, com o sistema disponível para até 2 usuários.

Na versão Pro, por apenas R$99,00, é possível armazenar até 1000 processos. Porém, com uma vantagem que só o Advbox tem: Usuários Ilimitados

Com usuários ilimitados o custo benefício cresce consideravelmente. Cadastrar mais usuários em um software de gestão como o Advbox ou em um sistema de armazenamento online pode custar caro e gerar um gasto indesejável.

É possível também, através dos pacotes de expansão de documentos do Advbox, aumentar o espaço de armazenamento. Por apenas R$25,00, é possível acrescentar mais 1000 documentos e por R$200, mais 50.000 documentos. Assim, mais uma vez, o Advbox coloca a disposição recursos extremamente úteis com alto custo benefício, facilitando e contribuindo para o desenvolvimento do seu escritório.


Alan Vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.