O seu escritório de advocacia precisa investir em produtividade para fazer os colaboradores ficarem motivados e assim, trazer mais resultados. O que muitos não sabem é que existem maneiras efetivas para melhorar o desempenho das pessoas sem prejudicar a saúde e o trabalho delas.
Em um mercado competitivo e cheio de obstáculos, ganha quem sabe priorizar e utilizar bem o tempo e os recursos que possui da melhor maneira possível.
Nesse artigo, aprenda a investir em produtividade para que o seu escritório de advocacia consiga alcançar os objetivos que planeja e obter os resultados que almeja!
Qual é o conceito de produtividade?
Antes de explicar como você pode investir em produtividade no escritório, é importante entender o que realmente é produtividade.
De modo simples e direto, produtividade é a capacidade de produzir, gerar, criar, construir ou fazer algo em menos tempo. Ela se relaciona com a quantidade e a qualidade das tarefas que são realizadas em um determinado período de tempo, bem como aos recursos utilizados durante o processo de produção.
É fundamental não confundir produção, que é o ato de produzir alguma coisa, com produtividade, que se relaciona com o aumento ou um bom desempenho dessa produção.
Então, ser produtivo não tem a ver apenas com produzir mais em menos tempo, mas principalmente, produzir mais sem perder a qualidade do que se faz.
Além disso, uma pessoa produtiva é aquela que consegue realizar uma gestão do tempo eficiente, capaz de otimizar a realização das suas tarefas e de sua rotina de trabalho, entregando mais com menos esforço.
Em outros termos, o indivíduo produtivo sabe priorizar o que realmente importa, estabelecendo um grau de relevância e urgência, e não por ordem de complexidade, para o que precisa ser feito. Logo, o conceito se relaciona diretamente com a alta performance no trabalho.
Isso significa que, ao investir em produtividade, o escritório precisa antes criar um bom planejamento que permita realizar o maior número de atividades em um menor tempo e com menos recursos, respeitando prazos e de preferência, antecipando-os.
Contudo, produtividade não é produção em massa, muito menos trabalhar à exaustão, extrapolando o tempo e os recursos que possui. Pelo contrário, é saber utilizar o tempo com eficiência da melhor maneira para conseguir fazer tudo o que precisa ou mais do que o planejado.
O que é a produtividade no trabalho?
A produtividade é essencial para qualquer negócio conseguir obter bons resultados. Sem uma equipe produtiva, como o seu escritório crescerá? Por isso, é essencial prestar atenção a esse fator, visto que ele é que determina se uma organização é eficiente ou precisa de melhorias.
A produtividade contribui para que os colaboradores otimizem o uso do tempo deles. Desse modo, consegue executar de forma eficiente as suas tarefas sem ter a sensação de que precisam de mais tempo para isso.
Outrossim, ela deixa os trabalhadores mais focados. Logo, sabem exatamente o que precisam fazer e o que devem priorizar no dia a dia. O resultado é uma melhora no desempenho, tanto pessoal quanto no do escritório.
Tenha em mente também que pessoas produtivas tendem a se sentirem mais úteis, o que contribui para manter o grau de satisfação deles elevado com o ambiente de trabalho.
Por outro lado, pessoas improdutivas, por utilizar mal o tempo que possuem, além de não trazerem bons resultados, tendem a se sentirem desanimados com o trabalho.
Sendo assim, a produtividade é essencial para garantir o bom desempenho do escritório como um todo, bem como ajuda a manter os colaboradores felizes.
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Por que investir em produtividade?
Existem diversos motivos para você investir em produtividade no escritório. Inclusive, no tópico anterior foi possível compreender algumas razões. Para fortalecer o seu entendimento sobre a importância de se investir em produtividade, veja abaixo algumas considerações.
Evita perdas financeiras
Funcionários produtivos, por trazerem resultados positivos, acabam contribuindo para o aumento dos recursos financeiros do escritório. Por outro lado, os improdutivos podem até fazer com que os recursos sejam desperdiçados.
Por exemplo, um advogado que otimiza bem o seu tempo e sabe exatamente o que precisa fazer pode atender mais clientes e realizar mais processos.
Em suma, quando um trabalhador é produtivo, o escritório alcança os seus objetivos e se mantém financeiramente saudável.
Melhora a satisfação dos clientes
Ao investir em produtividade, os clientes acabam se beneficiando muito. Eles percebem que o seu escritório é produtivo quando a experiência deles e a jornada de compra é tranquila e sem obstáculos.
Em um mercado onde a experiência do cliente tem cada vez mais importância, ter processos internos organizados e colaboradores focados pode ser a solução para atrair ainda mais prospectos e fidelizar os clientes que já conquistou.
Tenha em mente que clientes satisfeitos costumam voltar. Ainda, eles certamente compartilham a experiência positiva que tiveram, indicando o escritório para amigos, familiares e conhecidos.
Contribui para manter os colaboradores felizes
Colaboradores produtivos se sentem desafiados, o que ajuda a mantê-los na equipe, evitando, assim, a evasão de talentos. Eles terminam o expediente com a sensação de que fizeram tudo o que precisavam.
Quando se alinha isso com uma política de reconhecimento e premiação, o escritório pode estimular uma competição saudável, fazendo com que os funcionários realizem os seus deveres com motivação.
Contribui para aprimorar a cultura organizacional
Um escritório de advocacia financeiramente estável e com colaboradores e clientes satisfeitos consegue construir uma cultura organizacional melhor. Desse modo, o clima fica melhor, fazendo com que o escritório seja conhecido como um bom lugar para trabalhar.
Está gostando da leitura até aqui? Confira abaixo outros artigos para melhorar o seu aprendizado sobre o tema:
- Post-book: como aumentar a produtividade de equipes jurídicas?
- Gestão de escritório de advocacia: dicas para ter uma equipe de alta produtividade
- Metas na advocacia: como solucionar problemas e ter mais produtividade
- Controle de produtividade: 43% dos advogados não possuem!
Como investir em produtividade na prática?
O seu escritório pode investir em produtividade de diversas maneiras. Felizmente, é possível fazer mudanças simples que já podem melhorar o desempenho das pessoas, aumentando os resultados do escritório.
Lembre-se: investir em produtividade não é exigir mais horas de trabalho ou mais quantidade de tarefas feitas. Pelo contrário, é fazer com que a equipe tenha sabedoria para priorizar o que importa e realize as suas tarefas no tempo que possuem, garantindo a qualidade do serviço e a entrega das tarefas no prazo estabelecido ou até antes disso.
Feito o aviso, veja abaixo como investir em produtividade na prática!
Invista em tecnologia
A tecnologia é essencial para qualquer escritório de advocacia sobreviver no mercado atual. É impossível ter bons resultados se a sua advocacia ainda é artesanal!
Existem diversas ferramentas, como o software jurídico, que permitem que os colaboradores automatizem tarefas, encontrem documentos sem perder tempo e realizem as suas tarefas rapidamente.
Ademais, é possível utilizar diversos aplicativos que podem melhorar ainda mais o gerenciamento de tempo, contribuindo para que nada importante seja esquecido.
Invista em capacitação
Investir em produtividade exige o investimento na capacitação dos colaboradores. Quando as pessoas sabem realizar as suas atividades com eficiência e entendem bem o que precisam executar, a tendência é que elas produzam mais em menos tempo.
Por outro lado, quando não sabem o que fazer ou não entendem os procedimentos que precisam realizar, acabam executando menos do que poderiam.
Sendo assim, é essencial investir sempre na capacitação dos trabalhadores para que eles melhorem o trabalho que realizam.
Evite o retrabalho
Tenha em mente que, em muitos casos, feito é melhor do que perfeito e menos é mais. Em muitas companhias, independente do mercado em que atuam, funcionários acabam tendo que realizar diversas vezes a mesma tarefa, seja por mania de perfeição dos líderes ou por falta de organização e diálogo.
O retrabalho é inimigo da produtividade e apenas deixa os trabalhadores descontentes. Por isso, elimine isso do seu escritório.
Elimine a multitarefa
Outra prática que é comum de ser encontrada em diversas organizações é a multitarefa. Muitos acreditam que ser multitarefa, ou seja, realizar diversas tarefas ao mesmo tempo, é ser produtivo. Pelo contrário, agir assim apenas prejudica.
Evite fazer com que os membros da sua equipe realizem mais de uma tarefa por vez. O foco em uma atividade de cada vez é a chave para um trabalho bem feito.
Cuidado com práticas que apenas prejudicam o desempenho da equipe
Em muitas empresas, gestores e líderes de equipe acabam adotando práticas que podem apenas prejudicar o desempenho dos trabalhadores. Alguns exemplos são: longas reuniões, não dizer claramente metas e objetivos, criar competições tóxicas entre colegas, triangulação, dar ouvidos para fofocas, não eliminar intrigas, dentre outros.
Tais práticas, além de prejudicar o clima no ambiente de trabalho, deixa os trabalhadores descontentes. Ademais, prejudica o desempenho dos membros da equipe. Por isso, elimine-as.
Otimize processos
O seu escritório de advocacia precisa se atentar aos processos internos em todos os setores e buscar melhorias neles. Quando existem procedimentos inúteis ou que não são bem executados, a produtividade dos colaboradores é prejudicada.
Por isso, é fundamental sempre analisar esses processos para mantê-los simples e eficazes, contribuindo para uma excelente entrega de resultados.
Melhore o diálogo
A falta de diálogo é um dos problemas mais graves em organizações. Os prejuízos podem ser diversos, como: retrabalho, intrigas, injustiças, descontentamento e perda de talentos.
Como um gestor, é fundamental se comunicar com clareza e fazer com que todos entendam o que você diz. Ademais, é fundamental ouvir o que os membros da sua equipe tem a dizer. Logo, é preciso dar espaço para que eles se expressem também.
Invista na cultura do feedback
Os feedbacks são essenciais para os trabalhadores terem noção de como estão executando as suas tarefas. Sem os feedbacks, eles não saberão o que estão fazendo de bom e de ruim e principalmente, não melhoram os seus trabalhos.
Eles devem ser utilizados tanto para ressaltar aspectos positivos do desempenho e do trabalho do colaborador quanto para avisar dos pontos negativos, para que ele busque melhorar os atos que precisam de mudanças.
Para melhorar o seu entendimento sobre isso, assista o vídeo em que o CEO da ADVBOX, Eduardo Koetz, dá dicas para melhorar a produtividade do escritório e como os feedbacks podem auxiliar nisso, clicando aqui.
Saúde mental e produtividade: qual é a relação?
Quando uma organização busca investir em produtividade, ela precisa se atentar a um tema que tem estreita relação com isso: a saúde mental.
O seu escritório não pode ter uma visão equivocada sobre a produtividade. Quando se adota medidas ruins, os trabalhadores podem ter problemas sérios, como: ansiedade, irritação ou pior: ficarem com a síndrome de burnout.
Essa síndrome ocorre, dentre diversos motivos, quando o indivíduo trabalha demais até a ponto de se esgotar.
Conforme levantamento do Instituto Ipsos, 53% dos brasileiros declararam que a saúde mental deles piorou nos últimos anos. Isso resulta em trabalhadores desmotivados e improdutivos, o que reflete diretamente no clima organizacional de uma empresa e nos resultados dela.
Um dos motivos para esse resultado é o aumento do volume de trabalho, que se intensificou, principalmente com o home office.
Além disso, o Departamento Intersindical de Estatística e Estudos Socioeconômicos (DIEESE) realizou levantamento que demonstra que 70% dos profissionais brasileiros estão com cargas de trabalho mais altas.
Tal aumento ocorreu por motivos como: redução de times e metas mais rigorosas, dentre outros. Isso pode levar as pessoas à exaustão, fazendo com que as companhias percam competitividade.
Diante desses estudos, é fundamental que os gestores tenham responsabilidade e bom senso no momento de buscar meios de aumentar os resultados do escritório.
Conforme visto, más escolhas podem apenas prejudicar a saúde mental dos funcionários, o que pioraria o desempenho do escritório como um todo.
Logo, evite adotar medidas que aumentariam a carga de trabalho e o estresse dos membros da equipe. Antes de implementar algo novo, pense se a medida realmente ajudaria a melhorar a produtividade dos colaboradores e principalmente, se não prejudicaria a saúde deles.
Conclusão
Após a leitura desse artigo, você entendeu que investir em produtividade é fundamental para melhorar os resultados do escritório. Isso traz diversos impactos positivos para os trabalhadores e para o negócio, que podem ver o seu lucro e competitividade aumentarem.
Entretanto, é preciso ter cuidado e evitar medidas equivocadas, que mesmo que possam parecer interessantes em um primeiro momento, trazem prejuízos imensuráveis. Portanto, tenha sabedoria e melhore a produtividade da sua equipe adotando as atitudes certas!
E se você gostou desse artigo, aproveite e aprenda mais dicas para melhorar o desempenho do seu escritório! Veja agora como reduzir custos e aumentar a produtividade com o home office!
