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Um dos pilares do empreendedorismo é a inovação. Mas como administrar seu escritório de forma inovadora no cenário jurídico brasileiro, o qual possui uma lógica de negócio engessada – que chega a condenar ações básicas da sociedade atual como o relacionamento com clientes através das redes sociais?

Certamente esta não é uma tarefa fácil. Por isso desenvolvemos este artigo, para ser um breve guia às suas ações de empreendedorismo e gestão. Esperamos que você se sinta inspirado a inovar e transformar o mundo jurídico no qual atua.

1. Setorização do escritório de advocacia

O primeiro passo é possibilitar uma visão clínica do que acontece no seu escritório. Para isso, você precisa setorizar as atividades, aplicando a fragmentação do serviço jurídico. Se antes os escritórios eram levados por um advogado artesanal – que realizava todas as tarefas, desde o atendimento até a cobrança, passando por cada etapa processual -, hoje essa lógica de trabalho perdeu o sentido.

Vivemos no mundo do pensamento complexo, colaborativo e dinâmico. É impossível se tornar um especialista em todas as partes que compõem o trabalho jurídico e garantir qualidade. E sem garantir qualidade, é impraticável um crescimento significativo do negócio sem se tornar refém do trabalho.

Assim, nossa dica inicial é separar as funções no escritório. Os setores que sugerimos são os seguintes:

  • Marketing e Relações Públicas
  • Atendimento de Fechamentos
  • Atendimento aos Clientes
  • Preparação + Provas
  • Administrativo/mediação
  • Judicial
  • Recursal
  • Execução
  • Cobrança/Financeiro
  • Administrativo/RH

A seguir, você e sua equipe, estruturada, confiável e competente, devem elaborar o desenho dos fluxos de trabalho. Isso significa elencar passo a passo o que deve ser feito em cada um dos setores e em cada uma das atividades dos setores. Nós sugerimos que você entregue para o responsável pelo setor as entregas e responsabilidades de maneira “bruta” e deixe que o coordenador do setor organize o planejamento estratégico, discriminando especificamente quais atividades devem ser exercidas.

Se isso for muito complicado para você fazer no momento, tente definir pelo menos quais são as responsabilidades e entregas que devem ser feitas pelos setores e definir prazos para essas entregas. Esse desenho do fluxo de trabalho permitirá que você aplique o passo seguinte.

 

2. Especialização e Hiper especialização

O próximo passo é aplicar o olhar clínico que comentamos. Isso significa analisar de maneira pormenorizada os processos em cada um dos setores. Como você já tem os fluxos de trabalho desenhados, poderá verificar em que ponto eles estão falhando e otimizar o funcionamento dos setores. Dessa maneira o trabalho fluirá melhor, você poderá trabalhar treinamentos com a equipe e aumentar a produtividade sem aumentar a equipe.

A consequência dessa análise é a especialização e a hiper especialização. Com o desenvolvimento específico do conhecimento dos membros da sua equipe sobre a área pela qual eles são responsáveis, você garante uma maior agilidade, qualidade e dinâmica. Nesse ponto você consegue garantir a qualidade que comentamos antes e possibilitar a organização e o crescimento do seu escritório, sem se tornar refém do trabalho.

No âmbito jurídico, isso se reflete na especialização não em áreas do direito, como empresarial, de sucessão, previdenciário ou trabalhista, mas em matérias ainda mais específicas dentro dessas grandes áreas.

3. Implementação de Tecnologias Jurídicas

Como administrar toda essa estrutura complexa, detalhada e hiper especializada que descrevemos? Com certeza a resposta tem a ver com o contexto digital. Para viabilizar o empreendedorismo no mundo jurídico a digitalização é obrigatória. As principais ferramentas que devem ser utilizadas, sempre que possível, são as seguintes:

EPROC – Tribunal digital no qual você consegue realizar quase todos os passos necessários do processo sem deslocamento físico. As exceções são perícias e audiências.

GED – Gestão Eletrônica de Documentos, digitalizar os documentos e organizar de maneira que todos no escritório consigam acessar os arquivos tão rápido quanto necessário é essencial para que seu escritório consiga produzir qualquer coisa atualmente.

ERP –  Planejamento de recurso corporativo (em inglês Enterprise Resource PlanningERP) é um sistema de informação que integra todos os dados e processos de uma organização em um único sistema.

CRMCustomer Relationship Management é a gestão de relacionamento com os clientes. Existem diversas plataformas digitais disponíveis, nas quais você consegue integrar com uma base de dados e obter um perfil completo do cliente na sua tela, agilizando o atendimento e melhorando o relacionamento

AGENDA COLETIVA – Ter uma agenda digital que toda a equipe possa acessar é fundamental para organização das tarefas, sem perder prazos, audiências, reuniões, calls, atendimentos. Enfim, é necessário que todos saibam os horários disponíveis para agendamento de compromissos.

CONTATO COM CLIENTE – Viabilizar de todas maneiras possíveis o acesso do cliente ao advogado é fundamental. Redes sociais, e-mail e aplicativo de mensagens instantâneas são regra. O advogado que não disponibiliza esses meios de comunicação para o cliente está à mercê de muitas reclamações públicas na internet.

AdvBox – Uma ferramenta inovadora que integra gestão de processos, CRM, gestão de tarefas da equipe, agenda coletiva e GED. Além disso, ela mede a produtividade da equipe de maneira coletiva e dos funcionários de maneira individual, apontando falhas nos processos dos setores do escritório.


Alan Vital

Alan Vital é Advogado e Programador Front End, com Pós graduação em Direito Digital e Compliance, especialista em Marketing Jurídico e Gestão de Escritórios Digitais, além de membro de comissões da OAB e da Jovem Advocacia. Consultor da ADVBOX e proprietário e criador do Aplicativo AVALIAJUS.